Die To-do-Liste für unterwegs: Die besten Apps 2024 im Überblick

Wer sein eigenes Unternehmen leitet, weiß: Zeit ist Geld. Umso wichtiger ist es, die verfügbare Zeit effektiv zu nutzen. Gute Zeitmanagement-Methoden sind erfolgskritisch. 

Daher sollten Sie sorgfältig planen, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben aufbringen. Ein elementarer Baustein ist eine sinnvolle Aufgabenverwaltung, in der alle Schritte von der Planung bis zur Priorisierung festgehalten werden.

Neben der klassischen To-do-Liste auf dem Block oder dem White Board, stehen mittlerweile zahlreiche digitale Tools zur Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Zwar sind auch klassische Techniken wie Mindmapping und handschriftliche To-do-Listen erstellen nach wie vor beliebt. Apps für die Aufgabenverwaltung bieten Ihnen jedoch den Vorteil, dass Sie sie auf Ihrem Laptop oder dem Smartphone überall hin mitnehmen und abrufen können.

Welche Apps gibt es und welche unterstützen Sie optimal bei der Aufgabenverwaltung? Das und mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ob aus alter Gewohnheiten oder persönlicher Präferenz schwören viele Menschen immer noch darauf, anstehende Aufgaben auf Papier festzuhalten. Vorlagen für die handschriftliche To-do-Liste haben gegenüber digitalen To-do-Listen allerdings offensichtliche Nachteile: Je nach Handschrift ist der Inhalt manchmal schlecht lesbar. Es wurde soviel durchgestrichen, das offenen To-dos leicht untergehen. Oder der Klassiker: Sie wissen nicht mehr, wo Sie Ihre Liste hingelegt haben.

Sie können natürlich auch Vorlagen in Excel oder Word für Ihre To-do-Liste erstellen und sie anschließend ausdrucken. Einen entscheidenden Nachteil haben diese Möglichkeiten allerdings gemeinsam: Sie verfügen über keine Erinnerungsfunktion. So riskieren Sie schnell, Termine oder Aufgaben zu verpassen.  

Gerade Unternehmer:innen, die in einem größeren Team arbeiten, profitieren von der Funktion, die To-do-Liste mit anderen Mitarbeitenden zu teilen. So ist jeder auf dem gleichen Stand und wird über anfallende Aufgaben informiert.

Ganz oben auf dieser Liste steht die Benutzerfreundlichkeit. Eine App kann noch so nützlich sein – doch wer Stunden braucht, um sich dort zurechtzufinden, wird sie direkt in den Papierkorb verschieben.

In erster Linie soll die App Ihnen das Leben leichter machen. Aber es soll auch Spaß machen, damit zu arbeiten. Glücklicherweise erfüllen die meisten Apps diese Anforderungen und überzeugen zudem mit einer To-do-Liste in übersichtlichem Design, in dem sich Nutzer:innen schnell zurechtfinden.

Sinnvoll ist es, wenn Apps über eine Erinnerungsfunktion verfügt, die Sie nicht nur in der App erinnert, sondern über zusätzliche Kommunikationskanäle wie SMS oder E-Mail. So wird verhindert, dass Sie das Programm ständig öffnen müssen, um sich über anstehende Aufgaben zu informieren.

Ebenfalls ist es von Vorteil, wenn sich Aufgaben mit anderen Smartphone-Nutzer:innen teilen lassen, sodass Kolleg:innen ohne weitere Schwierigkeiten Zugriff auf von Ihnen geteilte PDFs, Word-Dateien und andere Dokumente haben. 

Wer Privates und Berufliches nicht unbedingt trennen will, kann die App natürlich auch nutzen, um Arzttermine oder ein Treffen mit der Familie vorzumerken. 

Apps, um Ihre To-do-Liste zu gestalten, gibt es wie Sand am Meer. Bei der Auswahl der richtigen App sollten Sie darauf achten, dass sie Ihre Anforderungen erfüllt und Ihnen tatsächlich einen echten Mehrwert bietet. Andernfalls können Sie gleich bei der altbewährten Methode bleiben, Ihre To-do-Liste handschriftlich zu erstellen oder eine To-do-Liste zum auszudrucken verwenden.

Um Ihnen die Suche nach der richtigen App zu erleichtern, stellen wir Ihnen unsere sieben Empfehlungen für To-do-Listen-Apps vor. Unsere Beispiele sollen Ihnen als hilfreiche Tools im Aufgabenmanagement dienen, um Ihre To-do-Listen, Tages- oder Wochenpläne zu erstellen.

Sie gehört zu den Spitzenreitern in der mobilen Projektplanung: Bei Remember the Milk gehen Funktionsvielfalt und intuitive Bedienung Hand in Hand und sorgen so für eine überzeugende User Experience. Die webbasierte Lösung ist sowohl auf Android, iOS, Blackberry und anderen verbreiteten Systemplattformen verfügbar. 

Die To-do-Liste kann nach spezifischen Merkmalen durchsucht und Aufgaben durch Zusatzinfos wie Ort und Weblinks ergänzt werden. Damit Sie Ihre Zeit noch besser planen können, besteht sogar die Option, den geschätzten Arbeitsaufwand einzutragen. Durch die Priorisierung unterschiedlicher Aufgaben ist es noch einfacher, die Arbeit zu organisieren.

Gerade wenn Sie Teil eines Teams sind, hat die App nützliche Funktionen vorzuweisen: So können Sie Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste ganz einfach an Teammitglieder weiterleiten und Arbeitsprozesse dadurch vorantreiben.

Von der einfachen To-do-Liste bis hin zum integrierten Kalender mit Erinnerungsfunktion bietet Any.do Nutzer:innen so ziemlich alles, was man sich von einer App zur Aufgabenverwaltung wünschen kann. Notizen lassen sich sowohl nach Datum als auch nach Funktion sortieren, sodass sich private und geschäftliche Aufgaben in unterschiedliche Kategorien aufteilen lassen.

Ebenfalls praktisch: Der Tagesplaner Any.do Moments, mit dem Ihnen nacheinander einzelne To-dos angezeigt werden. So können Sie schnell entscheiden, ob Sie die jeweilige Aufgabe erledigen oder verschieben möchten.

Durch die Anbindung an Ihr E-Mail-Postfach kann eine To-do-Liste zudem direkt an den Posteingang weitergeleitet werden. Dazu müssen Sie nicht einmal Zeit mit der Benennung Ihrer Aufgaben verschwenden, da die App Ihnen bereits nützliche Vorschläge anzeigt und Ihnen so die Organisation erleichtert.

Und haben Sie mal keine Hand frei – kein Problem: Sie können Aufgaben und Erinnerungen auch per Spracheingabe erstellen. Im Vergleich zu anderen Apps gehört Any.do zwar nicht zu den ganz mächtigen, hat aber dennoch nützliche Qualitäten vorzuweisen.

So simpel ihr Name sein mag, so überzeugend ist diese App dank der Vielzahl nützlicher Funktionen für Business und Privatleben. Eine To-do-Liste anlegen, planen, mit Notizen versehen und viele weitere Optionen gehen mithilfe des übersichtlichen und frischen Designs von Things 3 fast allein von der Hand.

Mit nützlichen Zwischenüberschriften lassen sich Aufgaben in kleine Teile gliedern und einzelne Projekte können mit Checklisten inklusive weiteren To-dos ergänzt werden. Möchten Sie wissen wie produktiv Sie bereits waren, hilft Ihnen der Status, der visualisiert, zu wieviel Prozent eine Aufgabe bereits abgeschlossen ist.

Die App verfügt über eine Heute-Ansicht, die Aufgaben des aktuellen Tages sammelt und gleichzeitig die Option bietet, diese entweder für den Tag oder für den Abend einzuplanen. Nützlich ist auch die Terminübersicht Ihres Kalenders, mit dem Sie sich einen einfachen Überblick über alle Projekte verschaffen können.

Bereits das Design der App lässt vermuten, dass es sich hierbei um eine To-do-Liste aus der Microsoft-Welt handelt: Durch bunte Kacheln lassen sich Projekte maßgeschneidert unterteilen. Mit Telerik Aufgaben kommen all diejenigen auf ihre Kosten, die ihre To-dos detailliert planen möchten: Aufgaben lassen sich durch Orte, Links, E-Mail, Telefonnummern, Fotos und Sprachnachrichten ergänzen.

Soll eine Aktivität wiederholt ausgeführt werden, können Sie hierfür das exakte Start- und Enddatum festlegen. Besonders Nutzer:innen des Windows Phone 8 profitieren von der App, denn sie können ihre Einträge als Live-Tiles an den Startbildschirm heften.

Wo wir gerade bei Microsoft sind: One Note, das kostenlose elektronische Notizbuch von Microsoft, eignet sich auch sehr gut für die Aufgabenplanung und bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, eine To-do-Liste zu erstellen.

Wie Remember The Milk lässt sich Todoist ebenfalls via Webbrowser und sowohl für Mac, PC sowie durch Add-ins für Chrome, Firefox und MS Outlook nutzen. Mithilfe des ständigen Datenabgleichs hält die App Ihr Smartphone stets auf dem neusten Stand.

Wie bei den meisten Apps verfügt auch Todoist über grundlegende Funktionen für die Erstellung einer To-do-Liste: Termine mit Datum und Uhrzeiten eintragen, Prioritäten vergeben und Projekte detailliert strukturieren. Aufgaben lassen sich mit einem bloßen Fingertouch um einen Tag verschieben. 

iPhone-Nutzer:innen profitieren zudem von der Funktion zur Spracheingabe, die in der Android-Version leider fehlt. Dafür punktet sie mit mehr Benachrichtigungsoptionen, einer textbasierten Suche und Unteraufgaben.

Sowohl auf dem Smartphone als auch dem Desktop können Nutzer:innen mit Ticktick Termine erstellen und synchronisieren. Aufgaben und Ereignisse lassen sich sortieren und nach Fälligkeitsdatum eintragen, bei Bedarf kann der Nutzer oder die Nutzerin sie auch als wiederkehrend markieren.

Die App ist allerdings nicht nur eine To-do-Liste, sondern dient auch als erweitertes Notizbuch. Längere Listen lassen sich so schnell und einfach als Checklisten erstellen, wobei Sie die Punkte bei Erledigung einzeln abhaken können. Dank nützlicher Statusbar haben Sie einen Überblick darüber, welche Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste noch anstehen. 

Wer Aufgaben gerne mal ignoriert, kommt künftig mit der Alert-Funktion nicht mehr drum herum: Der Annoying Alert sendet eine Minute lang Alarmtöne, die sich nach zwei Minuten wiederholen – so lange, bis Sie die Benachrichtigung beachten und die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste abarbeiten.

Erhöhte Produktivität verspricht die App Toodledo, die mit einer Menge praktischer Funktionen überzeugt. Aufgaben auf der To-do-Liste lassen sich nach Dringlichkeit, Anfangs- oder Fälligkeitsdatum, aber auch nach Zeit, Länge oder Status sortieren. Dazu können Sie jeder Aufgabe einen Ordner, einen Kontext oder ein Ziel zuweisen. Damit Sie keine Termine verpassen, weist die App mit akustischen Alarmen auf bald fällige Aufgaben hin.

Die To-do-Liste kann sowohl mit Android- als auch mit IOS-Geräten und über den Browser bearbeitet werden. Ebenfalls nützlich: Durch eine individuelle URL teilen Nutzer:innen bei Bedarf Aufgaben mit den eigenen Kontakten. Vorteilhaft ist auch die Kompatibilität mit den Office-Standards wie xml und .csv. Hier punktet die App mit einer Import- und Export-Funktion.

Ob das nächste Businessmeeting oder der Arzttermin – Apps mit einer integrierten To-do-Liste bieten eine enorme Erleichterung in der geschäftlichen und privaten Planung. Im Gegensatz zur handschriftlichen To-do-Liste erinnern sie Sie an anstehende Termine und lassen sich durch ein paar einfachen Klicks mit den Kolleg:innen teilen. Statt auf Papier und Stift zu setzen, empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf die von uns vorgestellten Apps zu werfen.

Mindestens genauso nützlich wie eine App zum Aufgabenmanagement ist übrigens unsere Qonto App: Verwalten Sie Ihr Online-Geschäftskonto von überall auf dem Smartphone mit der Qonto App. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen und haben die volle Kostenkontrolle.