Was können Kleinunternehmer:innen von der Steuer absetzen?

Häufig werden die Begriffe „Kleinunternehmer:in“ und „Kleingewerbe“ wie Synonyme verwendet. Tatsächlich beziehen sich das Kleingewerbe und die sogenannte Kleinunternehmerregelung auf zwei völlig verschiedene Sachlagen.

Als Unternehmerin oder Unternehmer können Sie die Kleinunternehmerregelung beantragen, und zwar unabhängig von Ihrer Rechtsform. Ob Freiberufler:in oder Einzelunternehmer:in – Sie können die Regelung in Anspruch nehmen, sofern Ihr Umsatz unter einem gewissen Höchstbetrag bleibt.

Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie in dem Fall von der Zahlung der Umsatzsteuer. Im Gegenzug können Sie die Vorsteuer bei der Steuererklärung nicht geltend machen.

Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer gilt, wer mit einer selbstständigen Tätigkeit im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz von höchstens 22.000 € erzielt hat und im laufenden Kalenderjahr einen Umsatz 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind diese Unternehmerinnen und Unternehmer von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit.

Bei einem gewerblichen Kleinunternehmen kommt die Gewerbesteuer hinzu. Liegt der Gewerbeertrag in einem Kalenderjahr unter dem Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 €, sind Kleinunternehmer:innen auch von der Gewerbesteuer befreit.

Die Einnahmen eines Kleinunternehmenden unterliegen wie die Einnahmen aller Steuerpflichtigen grundsätzlich der Einkommensteuer. Liegt das zu versteuernde Einkommen im Veranlagungszeitraum unter einem Grundfreibetrag in Höhe von 9.984 € bei Ledigen und 19.968 € bei Verheirateten, profitieren auch Kleinunternehmer:innen von den Einkommensteuerfreibeträgen und zahlen keine Einkommensteuer.

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Einnahmen, die über den Grundfreibetrag hinaus gehen, müssen versteuert werden. Von dem zu versteuernden Einkommen können Kleinunternehmer:innen jedoch die Kosten, die im Zusammenhang mit ihrem Geschäft stehen, von ihrem Gewinn abziehen und damit ihre Steuerlast reduzieren.

Diese Ausgaben werden vom Finanzamt aber nur dann als steuermindernd anerkannt, wenn eine Anschaffung für betriebliche Zwecke zum einen plausibel erscheint und der Kleinunternehmer oder die Kleinunternehmerin seine oder ihre Ausgaben zum anderen anhand von Belegen nachweisen kann.

Zu den Kosten, die Kleinunternehmer:innen in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen können, zählen beispielsweise:

• Arbeitszimmer
• Arbeitsmittel
• Kosten für Telefon und Internet
• Firmenwagen
• Reisekosten
• Bewirtungskosten
• Ausgaben für externe Dienstleister:innen
• Personalkosten
• Abschreibungen

Darüber hinaus können auch Aufwendungen für die private und berufliche Absicherung geltend gemacht werden.

Ausgaben für den Arbeitsplatz zählen zu den Betriebsausgaben, die Kleinunternehmer:innen steuerlich geltend machen können. Wie diese Kosten in der Steuererklärung abgesetzt werden, kommt auf die Art des Arbeitsplatzes an.

Findet der Betrieb eines Kleinunternehmens in angemieteten Räumen – Büroräumen oder einer Werkstatt – statt, können sämtliche Kosten, die in diesem Zusammenhang entstehen, als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Hierzu zählen neben der Miete auch die Nebenkosten oder Reparaturkosten.

Alternativ kann der Kleinunternehmer oder die Kleinunternehmerin seine oder ihre Arbeit auch in einem häuslichen Arbeitszimmer erledigen. Welche Kosten er hier absetzen kann, kommt auf die Art der Nutzung an:

• Eine Handwerkerin, die ihren Betrieb als Kleinunternehmen führt und dazu einen Lagerraum für ihr Werkzeug und Materialien gemietet hat, in dem ihr aber kein Schreibtisch zur Verfügung steht, erledigt ihre organisatorischen Aufgaben wie Rechnungen oder Angebote schreiben zu Hause in ihrem Arbeitszimmer. Die Kosten für diese Arbeiten sind beschränkt abzugsfähig und können in Höhe von bis zu 1.250 € geltend gemacht werden.
  
  
• Ein Webdesigner oder Online-Redakteur, der seine Arbeit ausschließlich zu Hause erledigt, kann sämtliche Kosten für das Arbeitszimmer absetzen. Dieser unbeschränkte steuerliche Abzug gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass das häusliche Arbeitszimmer den Arbeitsmittelpunkt darstellt, sich der Arbeitsplatz in einem separaten Raum befindet und mindestens zu 90 % beruflich genutzt wird.

Anschlüsse, die ausschließlich betrieblich genutzt werden, sind unbeschränkt abzugsfähig. Privatanschlüsse, die auch betrieblich genutzt werden, können Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer entsprechend nur anteilig steuerlich geltend machen.

In unserem weiterführenden Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Handy von der Steuer absetzen können.

Zu den Arbeitsmitteln zählen neben der Büroausstattung wie einem Schreibtisch oder Aktenschränken auch die technische Ausstattung und Arbeitsgeräte. Kleinunternehmer:innen können ihren Computer, Drucker, Smartphone, eine Kamera oder auch Werkzeug, das sie für ihre Arbeit benötigen, als Betriebsausgabe aufführen. Das Gleiche gilt bei Büromaterial wie Stifte, Druckerpapier etc. oder Arbeitskleidung.

Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt die Kosten als Betriebsausgaben anerkennt, ist eine betriebliche Nutzung von mindestens 90 %. Die private Nutzung von Arbeitsmitteln wird als Privatentnahme bewertet. Hier wird die Hälfte der Ausgaben zur Berechnung angesetzt.

Personalkosten zählen ebenfalls zu den Betriebsausgaben, die den Gewinn eines Kleinunternehmens und damit seine Steuerlast reduzieren.

Zu den Personalkosten zählen neben Aufwendungen für das Gehalt, dem Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung und die Kosten für die gesetzliche Unfallversicherung auch freiwillige Leistungen wie Zuschüsse für die Kinderbetreuung, Sachleistungen oder vermögenswirksame Leistungen.

Kleinunternehmer:innen, die kein eigenes Personal beschäftigen, aber bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister:innen – eine Steuerberaterin, einen Webdesigner oder einen Content Creator – auslagern, können diese Ausgaben ebenfalls steuerlich geltend machen.

Bei der Versteuerung eines Firmenwagens gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Ob das Finanzamt einen Pkw als Firmenwagen anerkennt, hängt in erster Linie vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab. Sind über 50 % der Fahrten dienstlich veranlasst, wird der Wagen dem notwendigen Betriebsvermögen zugerechnet und wird entweder über die Ein-Prozent-Regelung oder mithilfe eines Fahrtenbuchs versteuert.

Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 % zählt er zum gewillkürten Betriebsvermögen und es muss als Nachweis ein Fahrtenbuch geführt werden. Bei einer dienstlichen Nutzung unter 10 % zählt der Wagen zum Privatvermögen.

Diese Unterscheidung ist relevant für die Kosten, die Kleinunternehmer:innen für ein Fahrzeug steuerlich geltend machen können. So können beispielsweise die Anschaffungskosten für einen Firmenwagen komplett abgeschrieben werden. Die Anschaffungskosten für einen Privatwagen nicht. Bei den laufenden Kosten verhält es sich ähnlich: Beim Firmenwagen sind sie unbeschränkt abzugsfähig, beim Privatwagen nur anteilig.

Fahrtkosten, die Kleinunternehmer:innen im Zusammenhang mit der Nutzung eines Firmenwagens oder öffentlichen Verkehrsmittel entstehen, können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Voraussetzung für die Anerkennung der Reisekosten durch das Finanzamt ist eine genaue Dokumentation dieser Kosten als Nachweis der beruflichen Veranlassung. Dies geschieht im Rahmen einer Reisekostenabrechnung. Zudem müssen diese Ausgaben mit Tankquittungen, Flug- und Zugtickets oder anderen Belegen nachgewiesen werden.

Ausgaben für Geschäftsessen sind zwar nicht in voller Höhe abzugsfähig. Dient die Bewirtung einem geschäftlichen Zweck, ist die Höhe der Bewirtungskosten angemessen und können sie anhand von Bewirtungsbelegen nachgewiesen werden, können Kleinunternehmer:innen diese aber zu 70 % von der Steuer absetzen.

Große Investitionen beispielsweise für einen Firmenwagen, Maschinen oder in die Büroausstattung werden in Form von Abschreibungen steuerlich geltend gemacht. Dabei handelt es sich um die Wertminderung größerer Anschaffung durch Abnutzung, die Kleinunternehmer:innen steuerlich geltend machen können.

Der Anschaffungspreis wird dabei nicht einmalig im Jahr der Anschaffung, sondern anteilig über mehrere Jahre anhand seines Wertverlustes abgeschrieben. Der Anteil der Abnutzung ist in der Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabelle AV) festgeschrieben.

Wie jeder Selbstständige sind auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer für ihre private und berufliche Absicherung selbst verantwortlich. Um eine Kranken- und Pflegeversicherung kommt in Deutschland niemand herum. In bestimmten Berufsgruppen besteht zudem die Pflicht, sich in der gesetzlichen Unfallversicherung – der Berufsgenossenschaft – zu versichern oder eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen, um seinen Beruf ausüben zu dürfen. Der Abschluss weiterer Versicherungen für Kleinunternehmer:innen, die das private und betriebliche Risiko abdecken, ist optional.

Ausschließlich betriebliche Versicherungen, wie eine Berufshaftpflicht oder eine berufliche Rechtsschutzversicherung, sind voll abzugsfähig. Bei allen weiteren Versicherungen können Kleinunternehmer:innen die Hälfte ihrer Beitragszahlungen steuerlich absetzen.