Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung dient dazu sicherzustellen, dass die Verbindlichkeiten einer Firma gegenüber ihren Kreditor:innen beglichen werden. Kreditoren sind in der Regel Lieferanten oder Dienstleister, die eine Lieferung oder Leistung bereits erbracht haben. Im Gegenzug schuldet das Unternehmen ihnen jetzt Geld.

In der Fachsprache spricht man bei der Kreditorenbuchhaltung auch von der Buchführung der Kontokorrentbeziehungen, also der Beziehung zwischen Gläubiger:in und Schuldner:in. Die Gläubiger:innen sind hierbei in der Kreditor-Rolle und die Schuldner:innen der Debitor-Rolle, in diesem Fall also das Unternehmen. 

Übergeordnetes Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist es, die Verbindlichkeiten von Kreditor:innen ordnungsgemäß und fristgerecht zu erfassen und zu bearbeiten. Einfach gesagt bedeutet das, dass kreditorische Rechnungen bei Rechnungseingang erfasst, überprüft, kontiert, beglichen und archiviert werden. 

Zudem ist die Kreditorenbuchhaltung für die Verwaltung offener Posten verantwortlich, um zu verhindern, dass ein Skonto nicht gezogen wird oder Mahngebühren für verspätet gezahlte Rechnungen fällig werden.

Eine der zentralen Aufgaben ist dabei die sogenannte Kreditorenstammsatzpflege.

Die Kreditorenbuchhaltung setzt sich aus mehreren Teilbereichen zusammen:

In der Kreditorenbuchhaltung wird eine Datenbank angelegt und gepflegt, die alle erforderlichen Daten und Informationen zu Dienstleistern und Lieferfirmen, mit denen ein Unternehmen regelmäßig zusammenarbeitet, enthält. Im sogenannten Kreditorenstammsatz finden sich 

Diese Datenbank ist in der Regel an ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) angeschlossen. Hierüber hat die Kreditorenbuchhaltung Zugriff auf weitere Informationen beispielsweise auf Bestellungen, sodass sie über alle notwendigen Informationen verfügt, die sie für die Erfassung, Überprüfung, Kontierung und Bezahlung einer Rechnung benötigt. 

Kreditorische Rechnungen, die bei einem Unternehmen eingehen, werden in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Das bedeutet, sie wird einem Lieferunternehmen oder Dienstleister anhand einer Kreditorennummer sowie dem entsprechenden Geschäftsvorgang zugeordnet. 

Die Erfassung erfolgt in der Regel in einem ERP-System und wird im entsprechenden Kreditorenkonto als Verbindlichkeit erfasst. Der Rechnungsbetrag wird dabei getrennt von der Mehrwertsteuer bearbeitet. So lassen sich alle Verbindlichkeiten der Kreditor:innen über die Kreditorennummer übersichtlich ausweisen.

Im nächsten Schritt prüft die Kreditorenbuchhaltung die eingegangenen Rechnungen. Im Rahmen einer formellen Rechnungsprüfung wird überprüft, ob die Rechnung die erforderlichen Pflichtangaben enthält. 

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird geprüft, ob die gelieferte Ware der bestellten Qualität entspricht, ob sie unbeschädigt ausgeliefert wurde und ob die Menge und der Preis mit der Bestellung übereinstimmen. Bei einer erbrachten Leistung wird überprüft, ob die Arbeitsstunden korrekt abgerechnet wurden. 

Sind alle Angaben korrekt, wird die Zahlung gemäß vereinbartem Zahlungsziel über das Geschäftskonto des Unternehmens veranlasst. 

Das Zahlungsziel spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung offener Posten. Die Kreditorenbuchhaltung sortiert die Rechnungen nach Zahlungsziel und steuert die Zahlung im besten Fall so, dass keine Liquiditätsengpässe entstehen, alle Skonti gezogen werden können und keine Mahngebühren für verspätet bezahlte Rechnungen entstehen. 

Wie für alle Rechnungen gilt auch für die Kreditorenrechnung eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Bei Nachfragen durch das Finanzamt müssen die Rechnungen schnellstmöglich zur Verfügung gestellt werden können. Entsprechend kümmert sich die Kreditorenbuchhaltung um die ordnungsgemäße Archivierung der eingegangenen Kreditorenrechnungen. 

Verschiedene Vorgänge können je nach Häufigkeit in verschiedene Kategorien verbucht werden: Bei einmaligen oder unregelmäßigen Bestellungen werden Kreditoren unter „Sammelkreditoren“ verbucht. Alle Kreditor:innen, mit denen das Unternehmen regelmäßig arbeitet, bekommen eine Kreditorennummer zugeordnet. Diese Identifikationsnummer ist auf jeder Rechnung wiederzufinden. 

In der Kreditorenbuchhaltung besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Alle Unternehmen, ausgenommen Selbstständige und Kleinunternehmer:innen mit einer gewissen Umsatz- und Gewinngrenze, unterliegen dieser Pflicht. Das bedeutet, dass sämtliche Geschäftsvorfälle doppelt auf den entsprechenden Konten (Soll oder Haben) gebucht werden. 

Es gibt die Seite des „Soll“ und „Haben“. Synonyme hierfür sind auch Aktiva und Passiva, wobei wir bei Aktiva von einem Aufwandskonto und bei Passiva von einem Ertragskonto sprechen. Die Unterscheidung dieser Begriffe ist essenziell, um Fehler zu vermeiden.

Sobald eine Rechnung beglichen wurde, gehört sie in der Kreditorenbuchhaltung zu den ausgeglichenen Kreditor:innen, wird von der Liste der offenen Posten entfernt und archiviert.

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung lassen sich an einem einfachen Beispiel verdeutlichen: Ein Unternehmen hat bei einer neuen Lieferfirma 20 Pakete Druckerpapier bestellt. Der Preis pro Paket ist gestaffelt: Bei 10 Paketen kostet ein Paket 2,50 €, bei 20 Paketen 2,00 € pro Paket. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage: Bei früherer Zahlung gewährt die Lieferfirma dem Unternehmen einen Skonto von 2 %. 

Trifft die Kreditorenrechnung ein, legt die Kreditorenbuchhaltung zunächst einen Kreditorenstammsatz für die neue Lieferfirma an. Hier wird u. a. auch die Preisstaffelung eingegeben. Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die erhaltene Ware in Qualität und Quantität mit der Bestellung übereinstimmt und ob der Preis gemäß der Staffelung korrekt berechnet wurde. Hält die Rechnung der sachlichen und formellen Überprüfung stand, veranlasst die Kreditorenbuchhaltung die Bezahlung innerhalb des festgelegten Zahlungsziels. Wenn es mit der Liquidität des Unternehmens vereinbar ist, nimmt sie dabei den angebotenen Skonto in Anspruch. 

Ist die Rechnung fehlerhaft, kümmert sich die Kreditorenbuchhaltung um eine Rechnungskorrektur. 

Nach Begleichung der Verbindlichkeit wird die Rechnung archiviert. 

Eine eigene Kreditorenbuchhaltung einzurichten ist für Unternehmen grundsätzlich nicht verpflichtend, aber sowohl für große als auch für kleine Unternehmen durchaus sinnvoll, um den Überblick über seine Verbindlichkeiten zu behalten, offene Zahlungen rechtzeitig zu begleichen, Mahngebühren sowie Unzufriedenheit aufseiten von Lieferfirmen und Dienstleistenden zu vermeiden. 

Die Kreditorenstammsatzpflege hilft dabei, eine gute Beziehung zu Lieferfirmen und Dienstleistenden zu pflegen und zu gewährleisten. Gleichzeitig liefert die Kreditorenbuchhaltung eine gute Übersicht über offene Rechnungen und kann dadurch Mahngebühren vermeiden. Eine gute Erfassung der Kreditor:innen in der Datenbank ist außerdem nicht nur von Nutzen für das Unternehmen selbst, sondern kann auch für Informationsnachfrage der Investor:innen dienen.

Zudem ist eine sorgfältige Buchführung wichtig für die Steuererklärung. In der Bilanzierung muss jederzeit eine gute Übersicht von Kreditor:innen und Debitor:innen möglich sein, um die aktuelle finanzielle Lage zu ermitteln. 

Während sich die Kreditorenbuchhaltung mit der Begleichung von Verbindlichkeiten des Unternehmens für erhaltenen Lieferungen oder Leistungen beschäftigt, befasst sich die Debitorenbuchhaltung mit den Forderungen des Unternehmens gegenüber der Kunden. Neben der Kundenstammsatzpflege, Rechnungserfassung, -kontierung, -prüfung und -archvierung ist sie auch für das Mahnwesen sowie die Überprüfung der Bonität seiner Kunden verantwortlich.