Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung, die sich mit allen ausgehenden Rechnungen und mit den Schuldner:innen eines Unternehmens beschäftigt. Der Begriff leitet von dem lateinischen Wort „debere“, auf Deutsch „schulden“ ab. 

In der Debitorenbuchhaltung werden sämtliche Geschäftsvorfälle, die die Debitoren eines Unternehmens betreffen, erfasst, verbucht und verwaltet. Sie stellen die Begleichung offener Forderungen sicher und tragen damit dazu bei, die Liquidität eines Unternehmens zu erhalten.

Entsprechend ist sie auch dafür verantwortlich, das Zahlungsverhalten von Kunden im Auge zu behalten, um Zahlungsausfälle rechtzeitig erkennen zu können. 

Im Fall einer Zahlungsverzögerung ist sie zudem für das Mahnwesen zuständig. Dadurch ist die Debitorenbuchhaltung ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. 

Als Debitoren werden Kunden bezeichnet, die einem Unternehmen Geld für eine gelieferte Ware oder eine erbrachte Leistung schulden. Sie werden in diesem Zusammenhang daher auch als Schuldner:innen, das Unternehmen in diesem Fall als Gläubiger bezeichnet.

Die Debitorenbuchhaltung erfüllt eine wichtige Aufgabe in der strategischen Finanzplanung. Bestellen Kunden eine Ware oder nehmen eine Dienstleistung in Anspruch, erhalten sie vom leistenden Unternehmen eine Rechnung, die sie innerhalb einer festgelegten Zahlungsfrist zu begleichen haben. Die offenen Forderungen machen einen beträchtlichen Anteil am Umsatz aus. 

Hier kommt die Debitorenbuchhaltung ins Spiel: Sie erfasst die offenen Forderungen, überwacht den Zahlungseingang und sorgt dafür, dass die Debitoren, also die Kunden, ihre Rechnungen begleichen und trägt damit einen erheblichen Teil zur Sicherung der Liquidität eines Unternehmens bei. 

Darüber hinaus liefert sie dem Unternehmen wertvolle Informationen über das Zahlungsverhalten der Debitoren. Auf Basis dieser Informationen kann ein Unternehmen beispielsweise seine allgemeinen Zahlungsmodalitäten anpassen oder bei unzuverlässigen Kunden auf Vorkasse bestehen, um Zahlungsausfälle möglichst zu vermeiden.

Die Debitorenbuchhaltung umfasst verschiedene Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Verwaltung, Erfassung und Begleichung aller offenen Forderungen steht. Hierzu zählen unter anderem

Zu den wichtigsten Bestandteilen der Debitorenbuchhaltung zählen das Forderungsmanagement und das Mahnwesen, das Debitoren Scoring und das Informationsmanagement. 

Im Forderungsmanagement werden sämtliche ausgehenden Rechnungen erfasst und den entsprechenden Debitorenkonten zugeordnet. Die Debitorenbuchhalter:innen verwalten die Debitorenkonten und überwachen den Zahlungseingang anhand der vereinbarten Zahlungsziele.

Dabei wird zwischen noch offenen Forderungen und Überzahlungen – den Fällen, in denen Debitoren einen zu hohen Betrag überwiesen haben – unterschieden. 

Kann nach Ablauf der Zahlungsfrist kein Eingang des offenen Betrags verzeichnet werden, gehört es zu den Aufgaben im Forderungsmanagement, den Debitoren eine Zahlungserinnerung für die offene Forderung mit einer neuen Zahlungsfrist zu schicken. Reagieren Debitoren nicht auf die freundliche Erinnerung, kommt das Mahnwesen ins Spiel.

Hier besteht die Möglichkeit, die ausstehenden Gelder zunächst in einem außergerichtlichen Mahnverfahren einzufordern. Führen außergerichtliche Maßnahmen nicht zum Ziel, folgen zivilrechtliche und strafrechtliche Schritte in Form des gerichtlichen Mahn- und Klageverfahrens. 

Im Rahmen des Informationsmanagements liefert die Debitorenbuchhaltung der Geschäftsleitung Informationen über noch ausstehende Zahlungen.

Um seine Liquidität zu erhalten, die eigenen Verbindlichkeiten zu decken und Investitionen zu tätigen, benötigt die Unternehmensleitung diese Zahlen. Auf Basis der Informationen aus der Debitorenbuchhaltung trifft sie ihre operativen und strategischen Entscheidungen. 

Zudem liefert das Informationsmanagement die Daten für das Debitoren-Scoring.

Das Debitoren-Scoring spielt als weiterer Bestandteil der Debitorenbuchhaltung im Zusammenhang mit Zahlungsausfällen eine wichtige Rolle.

Im Rahmen des Scorings wird das Zahlungsverhalten der Debitoren regelmäßig analysiert und daraus ihre Kreditwürdigkeit abgeleitet. Kunden, die regelmäßig verspätet oder erst nach Erhalt der zweiten Mahnung zahlen, werden so frühzeitig identifiziert.

Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, kann ein Unternehmen auf Basis des Scores entscheiden, einen Auftrag oder eine Lieferung auf Rechnung abzulehnen und und nur gegen Vorauszahlung Geschäfte mit zahlungsunwilligen Kunden zu machen.

Ausstehende Zahlungen werden in der Debitorenbuchhaltung mithilfe von Debitorenkonten verwaltet. Dort werden alle offenen Forderungen einzelner Debitoren oder einer Debitorengruppe erfasst. Im Sinne der doppelten Buchführung werden in der Debitorenbuchhaltung alle Geschäftsvorfälle doppelt gebucht. 

Ein Online-Elektronikhandel verkauft Filme im Wert von 50 € netto an einen Kunden. Die Zahlung erfolgt auf Rechnung. Sobald die Ware zugestellt ist, kommt die Debitorenbuchhaltung ins Spiel und muss den Geschäftsvorfall erfassen. Dies erfolgt über einen Buchungssatz:

1. Buchungssatz: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 59,50 € an Umsatzerlöse 50 € / an Umsatzsteuer 9,50 €

Zum Netto-Wert von 50 € kommt die Umsatzsteuer, die derzeit in Deutschland bei 19 % liegt. 

In der Kaufmannssprache heißt die erste Buchung von Debitoren „Einbuchung“. Um den Geschäftsvorfall buchhalterisch korrekt zu notieren, ist in diesem Fall ein zweiter Buchungssatz erforderlich. Sobald der Kunde seine Filme bezahlt hat, kann folgende Buchung erfolgen:

2. Buchungssatz: Bank 59,50 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 59,50 €

Diese sogenannte „Ausbuchung“ sagt aus, dass Debitoren ihre Ware vollständig bezahlt haben und schuldenfrei sind. Die Debitorenbuchhaltung ist damit abgeschlossen. 

Falls Kunden nicht oder nur teilweise zahlen, sind die Buchungssätze komplizierter und beziehen weitere Konten beispielsweise für Wertberichtigungen oder Abschreibungen mit ein. 

Beträge, die auf dem Geschäftskonto des Unternehmens eingehen und von der Debitorenbuchhaltung nicht zugeordnet werden können, werden zunächst auf ein sogenanntes Klärungskonto gebucht. Die richtige Zuordnung findet in diesem Fall spätestens bei der Erstellung der Bilanz für den Jahresabschluss statt.

Während sich die Debitorenbuchhaltung als Gläubigerin mit den Ausgangsrechnungen bzw. den offenen Forderungen ihrer Schuldner:innen, den Debitoren oder Unternehmenskunden, beschäftigt, ist die Kreditorenbuchhaltung als Gegenstück mit allen eingehenden Rechnungen, also mit den Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten oder Geschäftspartnern befasst.

Im Zusammenspiel zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung entsteht so eine zuverlässige Finanzbuchhaltung.