Debitor

Schon die Wortbedeutung macht deutlich, worum es bei Debitoren geht. Im Lateinischen heißt „debere“ nämlich „schulden“. Debitoren sind demnach Schuldner:innen. Verwendet wird dieser Begriff allerdings zumindest im Alltag nicht. Wenn Sie einen Kredit bei einer Bank zurückzahlen müssen, werden Sie sich selbst wahrscheinlich nicht als Debitor bezeichnen. Anwendung findet der Begriff hauptsächlich im Rechnungswesen.

Das Gegenstück zu Debitoren sind die Kreditoren, sprich: die Kreditgebenden oder Gläubiger. Bei jeder Forderung oder bei jeder Verbindlichkeit gibt es mindestens einen Debitor und mindestens einen Kreditor. Eine Partei stellt eine Forderung, eine andere muss sie erfüllen. Somit steht einem Debitor zwangsläufig ein Kreditor gegenüber und die beiden Begriffe können eigentlich nicht voneinander getrennt werden. 

In jedem Fall ist klar: Debitoren und Kreditoren sind in der Buchhaltung wichtig, um Geschäftsvorfälle präzise beschreiben zu können. Dank der Ausdrücke kann nämlich ohne großen Aufwand klar ausgedrückt werden, wer Schuldner:in und wer Gläubiger ist. Außerdem gibt es in manchen Buchhaltungsabteilungen sogar eine klare Trennung zwischen der Debitoren- und der Kreditoren-Buchhaltung. 

Übrigens kann prinzipiell jede Person zum Debitor (oder zum Kreditor) werden. In der Regel wird allerdings nur bei Unternehmen explizit davon gesprochen. Letztlich kann jedoch jede natürliche oder juristische Person Debitor sein. Die rechtliche Stellung spielt keine Rolle für die Beurteilung, ob jemand Debitor ist oder nicht – sofern eine offene Rechnung besteht, gilt man automatisch als Debitor.

Jedes Unternehmen muss mit einer Reihe von Debitoren „jonglieren“. Heißt konkret: Die Firma muss mit verschiedenen Schuldner:innen unterschiedlich umgehen, um letztlich alle zufriedenzustellen und das Geld einzutreiben. Teilweise müssen auch Mahnungen verschickt werden, um einen Debitor an seine Schulden zu erinnern.

Das Debitorenmanagement besteht eben nicht nur aus dem Versand von Rechnungen. Im Optimalfall (und im Regelfall) reicht das auch, doch oft geben die Debitoren auch Rückmeldung, beschweren sich über die erhaltene Rechnung oder zahlen zu spät. 

Deshalb kommt Debitoren und dem Debitorenmanagement im Allgemeinen eine wichtige Rolle im Unternehmen zu. Quasi jederzeit müssen Fragestellungen rund um die Debitoren geregelt werden. Außerdem ist klar: Ohne Debitoren ist oftmals kein erfolgreiches Unternehmen möglich.

Gerade im B2B-Bereich sind Leistungen auf Rechnung üblich, aber auch im B2C-Sektor sind Leistungen auf Rechnung oft notwendig. Und sobald eine Rechnung im Spiel ist, entstehen auch Debitoren. Vom Zeitpunkt der Leistung beziehungsweise der Lieferung bis zur Bezahlung sind Kunden Debitoren.  

Natürlich ist das Thema „Debitoren“ vor allem für die Buchführung relevant. Denn die Buchung von offenen Forderungen sowie von bezahlten Forderungen ist Alltag in Buchhaltungsabteilungen. Dabei wird jeder Debitor doppelt gebucht: einmal, wenn die Forderung entsteht und einmal, wenn die Forderung bezahlt wird.

Die Verbuchung von Debitoren ist also eine recht aufwendige Angelegenheit mit mindestens zwei Buchungssätzen. Sofern Kunden nicht zahlungsunfähig werden oder nur teilweise bezahlen, handelt es sich um genau zwei Buchungssätze. Diese sehen beispielsweise so aus (ausgehend von einem Verkauf eines Bürostuhls für 100 € netto auf Rechnung): 

1. Buchungssatz: Forderungen aus LL 119 € an Umsatzerlöse 100 € / an Umsatzsteuer 19 €

Dieser erste Buchungssatz heißt in der Fachsprache „Einbuchung“. Die Leistung oder Lieferung ist also erbracht und die sogenannte Preisgefahr liegt nun beim Kunden (beziehungsweise beim Debitor). Dadurch sind Verkäufer:innen nun berechtigt, in ihren Büchern die Umsatzerlöse zu erfassen. Wenn der Debitor seine Rechnung bezahlt, wird folgender zweiter Buchungssatz nötig:

2. Buchungssatz: Bank 119 € an Forderungen aus LL 119 €

Hier ist in der kaufmännischen Sprache von einer Ausbuchung die Rede. Die Forderung wird also nichtig und wurde sozusagen ausgebucht, da die Zahlung erfolgt ist. Wenn die Zahlung nicht oder nicht vollständig vorgenommen wurde, kommen anstelle des zweiten Buchungssatzes andere Konten ins Spiel, meist das Konto „Wertberichtigungen“ oder das Konto „Abschreibungen auf Forderungen“. 

In der Bilanz finden die Debitoren übrigens auch ihren Platz: Auf der Aktiv-Seite ist unter dem Oberbegriff „Umlaufvermögen“ ein Extra-Feld für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen vorgesehen.

Da Debitoren für Unternehmen eminent wichtig sind, ist eine ganze Reihe von Begriffen entstanden, die direkt damit zu tun haben und ebenfalls relevant sind. So zum Beispiel das „Debitorenrisiko“.

Dieses entsteht dadurch, dass Debitoren nicht sofort bei Erhalt der Ware beziehungsweise bei Erbringung der Leistung bezahlen, sondern erst im Nachhinein. Für das Unternehmen entsteht somit ein Zahlungsrisiko, das Debitorenrisiko genannt wird. 

Ein weiterer Begriff stammt aus der Betriebswirtschaftslehre: das „Debitorenziel“. Diese Kennzahl beschreibt, wie lange es von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung dauert.

Ein kurzes Debitorenziel ist dabei so gut wie immer die Absicht von Unternehmen. Je schneller das Geld da ist, desto schneller kann es reinvestiert werden – und desto geringer ist auch das Risiko des Zahlungsausfalls. 

Was Sie sich merken sollten: Debitoren sind in jedem Unternehmen wichtig, da diese der Firma noch Geld schulden. Das Debitorenmanagement sollte also vernünftig organisiert werden, um Zahlungsausfälle zu vermeiden und auch, um zu langen Debitorenzielen aus dem Weg zu gehen. Für die Buchung von Geschäftsvorfällen mit Debitoren sind immer zwei Buchungssätze nötig: die Einbuchung der Forderung und die Ausbuchung. 

Letztlich ist der Umgang mit Debitoren eine nicht ganz leichte Aufgabe, die sicherlich von Unternehmen zu Unternehmen variiert.