Buchungssatz

Der Buchungssatz ist eine der Grundlagen für die doppelte Buchführung: Dank ihm kann jede Buchung erfasst und registriert werden. Als „Buchung“ gelten in diesem Fall alle Einnahmen und Ausgaben, die im Unternehmen anfallen – Kosten für Rohstoffe, Gehalt für Mitarbeitende oder Umsatz durch Produktverkäufe zum Beispiel.

Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall muss ein Buchungssatz aufgestellt werden. Falls Sie noch gar keine Vorstellung davon haben, wie so etwas aussehen könnte, geben wir Ihnen dieses Beispiel. Sie haben einem Kunden eine Rechnung über 400 € gestellt, der Kunde bezahlt mit einer Banküberweisung. Der Buchungssatz lautet dann wie folgt:

Eines steht fest: Buchführung ohne Buchungssätze ist nicht vorstellbar. Denn auf den Buchungssätzen basiert das gesamte System der doppelten Buchhaltung. Und ebendieses System wird von nahezu allen deutschen Unternehmen angewendet.

Die doppelte Buchführung mit den Buchungssätzen hat sich schlicht als effektivstes und einfachstes System entpuppt, um die Verwaltungsarbeit zu organisieren. 

Deshalb ist sie auch für viele Unternehmen Pflicht: Kapitalgesellschaften wie die GmbH (Gesellschaften mit beschränkter Haftung) oder AG (Aktiengesellschaft) müssen ohnehin auf die doppelte Buchführung zurückgreifen, und auch andere Unternehmen mit Handelsregistereintrag wie Kommanditgesellschaften (KG) oder offene Handelsgesellschaften (OHG) sind dazu verpflichtet. 

Und wo die Pflicht für die doppelte Buchführung gilt, gilt auch die Pflicht zur Erstellung von Buchungssätzen. Jeden Tag – oder bei größeren Unternehmen jede Minute – gibt es neue Geschäftsvorfälle, die verbucht werden müssen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Buchhaltung des Unternehmens jederzeit auf dem neuesten Stand bleibt.

Letztlich sind Buchungssätze somit nicht nur aufgrund der gesetzlichen Vorgaben relevant, sondern auch auf Grund ihrer strategischen Bedeutung: Buchungssätze sorgen für aktuelle Zahlen, und aktuelle Zahlen sorgen dafür, dass die Strategie im Unternehmen entsprechend angepasst werden kann.

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Buchungssätze folgen immer dem gleichen Aufbau. Wie bereits am Beispiel oben gesehen, lautet ein Buchungssatz immer: KONTO 1 an KONTO 2. Konto ist dabei die Bezeichnung für den Ort, wo gebucht wird. Typische Konten, die so gut wie jedes Unternehmen verwendet, sind zum Beispiel:

Diese Liste ließe sich ziemlich weit fortsetzen. Denn jedes Unternehmen verwendet Dutzende (wenn nicht Hunderte) dieser sogenannten T-Konten. Der Name T-Konto kommt dabei vom Aussehen der Konten mit zwei Spalten und beliebig vielen Zeilen.

Die eine Seite des Kontos führt das „Soll“ auf, die andere Seite das „Haben“. Und beim Buchungssatz kommt es immer darauf an, dass bei einem Konto im Soll und bei einem anderen Konto im Haben gebucht wird. Buchungssätze haben also immer (ohne Ausnahme!) folgende Form: Soll an Haben. 

Dadurch ist sich der Aufbau eines Buchungssatzes auch relativ leicht zu merken – Soll an Haben, plus die jeweiligen Beträge in Euro. Ein Beispiel zu einem einfachen Buchungssatz haben Sie bereits oben gesehen.

Doch es gibt auch noch eine andere Art des Buchungssatzes: Den zusammengesetzten Buchungssatz. Dieser sieht zum Beispiel so aus (bei einer eingehenden Bestellung von Waren im Wert von 300 € netto auf Rechnung):

Ein zusammengesetzter Buchungssatz besteht demnach immer aus mehr als zwei Konten – beim einfachen Buchungssatz sind es immer genau zwei Konten. Wichtig zu beachten ist, dass die Summe der Soll-Seite genau der Summe der Haben-Seite entsprechen muss.

In diesem Beispiel ist das erfüllt, denn die Summe auf beiden Seiten des Buchungssatzes beträgt 357 €. Wenn die Summen nicht übereinstimmen, stimmt auch der Buchungssatz nicht. 

Da wir nun die Grundlagen von Buchungssätzen geklärt haben, möchten wir noch ein bisschen mehr ins Detail gehen. Sicherlich fragen Sie sich, ob das System zur Bildung von Buchungssätzen in jedem Unternehmen einheitlich ist. Die Antwort: Nein, nicht immer.

Denn in der Wahl der T-Konten sind Unternehmen in der Regel frei. Lediglich für Dritte klar verständlich muss die angewendete „Strategie“ sein. Allerdings sind festgelegte Richtlinien zur Bildung von Buchungssätzen in großen Teilen identisch. Ein/e Buchhalter:in wird sich also in jeder Firma zurechtfinden.

Apropos Buchhalter:in: Sie oder er ist natürlich erste/r Ansprechpartner:in, wenn es um Buchungssätze geht. Doch auch Buchhaltungssoftware kann zur Buchung von Geschäftsvorfällen eine ernst zu nehmende Alternative sein.

Je größer das Unternehmen, desto eher werden allerdings spezialisierte Buchhalter:innen oder gar eine Buchhaltungsabteilung benötigt. 

Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen sollten, ist, dass Buchungssätze absolut alternativlos sind. Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder die Leitung einer Firma übernehmen, sollten Sie Grundkenntnisse über Buchungssätze mitbringen. Denn nur dank ihnen ist eine korrekte Buchführung und Kontenabstimmung möglich. 

Letztlich besitzen Buchungssätze also einen großen Wert für jedes Unternehmen – zum einen, um gesetzlich korrekt zu arbeiten, zum anderen, um alle Geschäftsvorfälle passend einzuordnen. Dadurch entsteht ein finanzielles Gesamtbild des Unternehmens, das ohne korrekte Buchungen nicht möglich wäre.