Reisekosten einfach und schnell verwalten

Reisekosten sind ein Thema in fast jedem deutschen Unternehmen. Ob kleines Team oder großer Mitarbeiterstab: Bestimmte Regelungen und Abläufe müssen eingehalten werden, damit Reisekosten korrekt und zügig abgerechnet werden können. Das ist umso wichtiger, wenn Mitarbeiter die Kosten für eine Dienstreise zunächst privat bezahlt haben.

Eine solide Reisekostenabrechnung liegt auch im Interesse der Unternehmen: Fehlen zum Beispiel Belege, kommt es bei der Steuerprüfung zu Nachfragen und Nachzahlungen – und das ist zeit- und kostspielig.

In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Reisekosten je nach Typus korrekt abwickeln und wie Sie dabei dank Qonto Zeit, Geld und Papier sparen können.

Die gesetzlichen Regelungen zu Reisekosten sind in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes nachzulesen. Laut deutschem Steuerrecht gelten als Reisekosten alle Ausgaben, die bei beruflich bzw. betrieblich veranlassten „Auswärtstätigkeiten" (Dienstreisen) zustanden kommen.

Reisekosten lassen sich dabei in vier Typen untergliedern: 

✓ Transport- bzw. Fahrtkosten

✓ Verpflegungsmehraufwand

✓ Übernachtungskosten

✓ Reisenebenkosten

Doch was genau fällt unter eine Auswärtstätigkeit? Das klärt der Gesetzgeber mit dem Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Diese bezeichnet den Ort, an dem ein Arbeitnehmer seine tägliche Arbeit verrichtet: Mindestens zwei ganze Arbeitstage pro Woche bzw. ein Drittel der Arbeitszeit muss der Mitarbeiter präsent sein, damit der Ort als „ersten Tätigkeitsstätte“ gilt. Um eine Auswärtstätigkeit handelt es sich, wenn Beschäftigte vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind.

Eine Dienstreise gilt dabei erst dann als Auswärtstätigkeit, wenn sich das Reiseziel nicht innerhalb der Stadtgrenze befindet. Reisekosten sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar, wenn sie nachweislich durch eine dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind.

Reisekosten umfassen sämtliche Kosten, die im Zuge einer beruflich veranlassten Reise anfallen. Die Reisekostenabrechnung muss also ab dann erstellt werden, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens den vertraglich festgelegten Arbeitsplatz verlässt, um seine Tätigkeit auswärts auszuführen. Beispiele für die Auswärtstätigkeit sind Treffen mit Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Seminaren, Messen oder Weiterbildungen oder jegliche Fahrt zu Besorgungen oder Erledigungen im Auftrag des Arbeitgebers.

Wie der Beschäftigte zum Zielort seiner Geschäftsreise kommt, ist für die Reisekostenabrechnung unerheblich. Egal ob die Strecke mit Zug, Flugzeug oder Auto zurückgelegt wird – die dabei entstandenen Ausgaben können als Reisekosten geltend gemacht werden. Voraussetzung: Sie müssen die Fahrten mit den entsprechenden Belegen dokumentieren können. Diese Nachweise bezeugen vor dem Finanzamt, dass Sie die Auswärtstätigkeit aus beruflichen Gründen angetreten sind.

Beispiele für geeignete Unterlagen: 

✓ Fahrtenbuch

✓ Flug- oder Bahntickets

✓ Rechnungen von Restaurants und Hotels

✓ Tankquittungen

In bestimmten Situationen können Sie statt einer Originalquittung auch einen Eigenbeleg einreichen.

Übrigens: Müssen Sie zu einer Niederlassung Ihrer Firma begeben, können Sie die anfallenden Fahrtkosten nur dann geltend machen, wenn die Strecke zur Filiale weiter ist als Ihr regulärer Arbeitsweg. 

Meist werden Reisekosten für eine Dienstreise klassisch auf Grundlage der vom Mitarbeiter eingereichten Belege und unter Beachtung der tatsächlichen Mehraufwendungen für die Verpflegung abgerechnet.

Für eine schnelle Abwicklung sollten Reisekosten gewissenhaft aufgezeichnet werden. Die Abrechnung reicht der Mitarbeiter am Monatsende beim Arbeitgeber ein. Dokumentiert sein müssen Abwesenheitszeiten sowie alle entstandenen Kosten für Verpflegung, Übernachtung sowie alle weitere im Rahmen der Auswärtstätigkeit angefallenen Kosten. Nun kann die Buchhaltungsabteilung die Abrechnung prüfen und die Kosten werden steuerfrei erstattet. 

Firmenkarten vereinfachen den Prozess: Mitarbeiter begleichen ihre Reisekosten direkt mit einer personengebundenen Karte, die mit dem Geschäftskonto verknüpft ist. So müssen Ausgaben nicht mehr privat vorgestreckt werden und können sofort zugeordnet werden. Natürlich werden auch hier alle Belege dokumentiert. Bei Qonto geschieht dies digital: Nach Zahlung wird der Beleg einfach per Smartphone gescannt und in die App geladen, wo er sofort zusammen mit der Transaktion erscheint.

Eine weitere Methode der Abrechnung besteht in der Reisekostenpauschale (auch bekannt als Spesen bzw. Pauschbeträge). Das Unternehmen legt dabei einen festen Satz für Verpflegungsmehraufwendungen auf Dienstreisen fest. Die Reisekosten werden hier also pauschal und nicht individuell abgerechnet. Dadurch wollen Unternehmen vor allem Zeit sparen und den Aufwand für die Buchhaltung gering halten.

Arbeitnehmer erhalten eine Reisekostenpauschale, wenn sie während mindestens 8 Stunden auswärts tätig sind. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden greift die ‘kleine’ Pauschale, die seit 1. Januar 2020 für das Inland 14 Euro beträgt. Ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden gilt die ‘große’ Pauschale von 28 Euro.

Für den An- und Abreisetag einer Dienstreise gilt immer die kleine Pauschale. 

Die Verpflegungspauschale kann der Arbeitnehmer frei verwenden – ob er damit sein Mittagessen im Restaurant bezahlt oder sich selbst versorgt, bleibt ihm überlassen.