Reisekosten einfach und schnell verwalten

Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand: Dienstreisen gehen mit einigem Verwaltungsaufwand einher. Qonto ist die moderne Lösung, um Reisekosten einfach, schnell und papierlos abzuwickeln.

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Reisekosten abrechnen

Reisekosten sind ein Thema in fast jedem deutschen Unternehmen. Ob kleines Team oder großer Mitarbeiterstab: Bestimmte Regelungen und Abläufe müssen eingehalten werden, damit Reisekosten korrekt und zügig abgerechnet werden können. Das ist umso wichtiger, wenn Mitarbeiter die Kosten für eine Dienstreise zunächst privat bezahlt haben. Eine solide Reisekostenabrechnung liegt auch im Interesse der Unternehmen: Fehlen zum Beispiel Belege, kommt es bei der Steuerprüfung zu Nachfragen und Nachzahlungen – und das ist zeit- und kostspielig. In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Reisekosten je nach Typus korrekt abwickeln und wie Sie dabei dank Qonto Zeit, Geld und Papier sparen können.

Was sind Reisekosten?

Die gesetzlichen Regelungen zu Reisekosten sind in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes nachzulesen. Laut deutschem Steuerrecht gelten als Reisekosten alle Ausgaben, die bei beruflich bzw. betrieblich veranlassten „Auswärtstätigkeiten" (Dienstreisen) zustanden kommen. Reisekosten lassen sich dabei in vier Typen untergliedern: 

  • Transport- bzw. Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Doch was genau fällt unter eine Auswärtstätigkeit? Das klärt der Gesetzgeber mit dem Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Diese bezeichnet den Ort, an dem ein Arbeitnehmer seine tägliche Arbeit verrichtet: Mindestens zwei ganze Arbeitstage pro Woche bzw. ein Drittel der Arbeitszeit muss der Mitarbeiter präsent sein, damit der Ort als „ersten Tätigkeitsstätte“ gilt. Um eine Auswärtstätigkeit handelt es sich, wenn Beschäftigte vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Eine Dienstreise gilt dabei erst dann als Auswärtstätigkeit, wenn sich das Reiseziel nicht innerhalb der Stadtgrenze befindet. Reisekosten sind als Werbungskosten steuerlich absetzbar, wenn sie nachweislich durch eine dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind.

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Reisekosten umfassen sämtliche Kosten, die im Zuge einer beruflich veranlassten Reise anfallen. Die Reisekostenabrechnung muss also ab dann erstellt werden, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens den vertraglich festgelegten Arbeitsplatz verlässt, um seine Tätigkeit auswärts auszuführen. Beispiele für die Auswärtstätigkeit sind Treffen mit Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Seminaren, Messen oder Weiterbildungen oder jegliche Fahrt zu Besorgungen oder Erledigungen im Auftrag des Arbeitgebers. Wie der Beschäftigte zum Zielort seiner Geschäftsreise kommt, ist für die Reisekostenabrechnung unerheblich. Egal ob die Strecke mit Zug, Flugzeug oder Auto zurückgelegt wird – die dabei entstandenen Ausgaben können als Reisekosten geltend gemacht werden. Voraussetzung: Sie müssen die Fahrten mit den entsprechenden Belegen dokumentieren können. Diese Nachweise bezeugen vor dem Finanzamt, dass Sie die Auswärtstätigkeit aus beruflichen Gründen angetreten sind. Beispiele für geeignete Unterlagen: 

  • Fahrtenbuch
  • Flug- oder Bahntickets
  • Rechnungen von Restaurants und Hotels
  • Tankquittungen

In bestimmten Situationen können Sie statt einer Originalquittung auch einen Eigenbeleg einreichen.

Übrigens: Müssen Sie zu einer Niederlassung Ihrer Firma begeben, können Sie die anfallenden Fahrtkosten nur dann geltend machen, wenn die Strecke zur Filiale weiter ist als Ihr regulärer Arbeitsweg. 

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Die klassische Reisekostenabrechnung 

Meist werden Reisekosten für eine Dienstreise klassisch auf Grundlage der vom Mitarbeiter eingereichten Belege und unter Beachtung der tatsächlichen Mehraufwendungen für die Verpflegung abgerechnet.

Für eine schnelle Abwicklung sollten Reisekosten gewissenhaft aufgezeichnet werden. Die Abrechnung reicht der Mitarbeiter am Monatsende beim Arbeitgeber ein. Dokumentiert sein müssen Abwesenheitszeiten sowie alle entstandenen Kosten für Verpflegung, Übernachtung sowie alle weitere im Rahmen der Auswärtstätigkeit angefallenen Kosten. Nun kann die Buchhaltungsabteilung die Abrechnung prüfen und die Kosten werden steuerfrei erstattet

Firmenkarten vereinfachen den Prozess: Mitarbeiter begleichen ihre Reisekosten direkt mit einer personengebundenen Karte, die mit dem Geschäftskonto verknüpft ist. So müssen Ausgaben nicht mehr privat vorgestreckt werden und können sofort zugeordnet werden. Natürlich werden auch hier alle Belege dokumentiert. Bei Qonto geschieht dies digital: Nach Zahlung wird der Beleg einfach per Smartphone gescannt und in die App geladen, wo er sofort zusammen mit der Transaktion erscheint. 

Die Reisekostenpauschale

Eine weitere Methode der Abrechnung besteht in der Reisekostenpauschale (auch bekannt als Spesen bzw. Pauschbeträge). Das Unternehmen legt dabei einen festen Satz für Verpflegungsmehraufwendungen auf Dienstreisen fest. Die Reisekosten werden hier also pauschal und nicht individuell abgerechnet. Dadurch wollen Unternehmen vor allem Zeit sparen und den Aufwand für die Buchhaltung gering halten.

Arbeitnehmer erhalten eine Reisekostenpauschale, wenn sie während mindestens 8 Stunden auswärts tätig sind. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden greift die ‘kleine’ Pauschale, die seit 1. Januar 2020 für das Inland 14 Euro beträgt. Ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden gilt die ‘große’ Pauschale von 28 Euro.

Für den An- und Abreisetag einer Dienstreise gilt immer die kleine Pauschale. 

Die Verpflegungspauschale kann der Arbeitnehmer frei verwenden – ob er damit sein Mittagessen im Restaurant bezahlt oder sich selbst versorgt, bleibt ihm überlassen. 

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Welche Reisekosten können abgesetzt werden? 

Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten können von der Steuer abgesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer sie selbst getragen hat. Reisekosten, die Ihnen vom Arbeitgeber erstatteten wurden, müssen Sie abziehen oder in Ihrer Steuererklärung anmerken.

Fahrtkosten

Bei Fahrten mit Ihrem privaten Fahrzeug können Sie ohne Nachweis eine Pauschale für jeden gefahrenen Kilometer gelten machen: 

Pkw: 30 Cent 

Motorrad oder Motorroller: 20 Cent

Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent

Fallen Ihre Kosten mit dem privaten Auto höher als 30 Cent pro Kilometer nachweislich aus, haben Sie die Möglichkeit, entsprechend höhere Kilometerkosten anzugeben. Hierbei errechnen Sie einfach die jährlichen Gesamtkosten für Ihren Pkw und ermitteln daraus den Beitrag, der dem Anteil der beruflich bedingten Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Über das ganze Jahr hinweg müssen Sie alle Zahlungsbelege für das Auto sammeln. Um Fahrtkosten gelten zu machen, müssen Sie außerdem ein Fahrtenbuch führen. Haben Sie bei einer Dienstreise die öffentlichen Verkehrsmittel genutzt, weisen Sie Ihre Fahrtkosten mittels Einzelbelegen zum Beispiel für Bahn-, Bus-, oder Taxifahrten aus. Diese Aufwendungen können vollständig abgesetzt werden. Für Fahrstrecken, die Sie mit Ihrem Dienst- oder Firmenwagen (siehe auch Selbstständig Auto kaufen) oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt haben, ist grundsätzlich kein Werbungskostenabzug möglich.

Verpflegungsmehraufwand

Auf Reisen entstehen Ihnen in der Regel mehr Kosten für Essen und Trinken als zu Hause. Deshalb können Sie sogenannte Mehraufwendungen für Verpflegung steuerlich absetzen. Arbeitnehmer erhalten eine Reisekostenpauschale, wenn sie wenigstens 8 Stunden von ihrer ersten Tätigkeitsstätte bzw. ihrer Wohnung abwesend sind. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhalten sie die ‘kleine’ Pauschale – seit 1. Januar 2020 beträgt diese 14 Euro für das Inland. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden greift die ‘große’ Pauschale von 28 Euro.

Für den Anreise- und Abreisetag einer Dienstreise gilt immer die kleine Pauschale. 

Arbeitgeber erstatten diese Sätze steuerfrei und sozialversicherungsfrei. 

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten je nach Land unterschiedliche Pauschalen, die sogenannten Auslandstagegelder. Die Höhe dieser Sätze passt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr an die jeweilige Preisentwicklung in den Staaten an. 

Übernachtungskosten

Steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten umfassen die tatsächlichen Aufwendungen, die Arbeitnehmer für die Unterkunft im Hotel oder der Pension zu tragen haben. Hierzu gehören jedoch nicht die Mahlzeiten wie Frühstück oder Abendessen. Die Übernachtungskosten müssen vor dem Finanzamt mit Einzelnachweisen belegt werden, damit Sie sie als Werbungskosten gelten machen können. Wenn Ihre Hotelrechnung auch den Preis für Mahlzeiten umfasst, müssen Sie diese Beträge von den Übernachtungskosten abziehen.

Reisenebenkosten

Auf dienstlichen Inlands- und Auslandsreisen können weitere Ausgaben anfallen, die ebenfalls in der Steuererklärung angegeben werden können. Beispiele dafür sind der Transport und die Aufbewahrung von Gepäck, Maut- und Parkplatzgebühren sowie Telefonate und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern. Unter Reisekosten fallen außerdem Reisegepäckversicherungen und Wertverluste, wenn Ihnen ein Gepäckstück gestohlen wurde. Bei Qonto ist eine solche Versicherung in Ihrer Zahlungskarte inklusive – Sie können gelassen auf Dienstreise gehen und sparen sich viel Verwaltungsaufwand.

Einfach Reisekosten verwalten mit Qonto

Mit Qonto verwalten Sie Ihre beruflichen Aufwendungen einfach und schnell. Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit flexiblen Qonto Firmenkarten aus: Je nach Tätigkeitsbereich können Sie per Mausklick virtuelle oder physische Zahlungskarten für einzelne Teammitglieder erstellen, sodass diese schnell und unkompliziert Reisekosten begleichen können. Limits für Zahlungen und Bargeldabhebungen stellen Sie für jede Karte individuell ein. Bei jeder Kartenzahlung erhalten Sie eine Push-Nachricht und die Transaktion wird mit digitalisierter Rechnung in Echtzeit in Ihrem Geschäftskonto angezeigt. Fehlende Belege können Sie sekundenschnell per App einfordern. Alle Ausgaben können Sie mit benutzerdefinierten Tags ordnen und filtern, sodass Sie genauen Überblick über Höhe und Zweck aller Zahlungen erhalten. Mit Qonto erledigen Sie die Verwaltung von Reisekosten einfach, schnell und übersichtlich – ein Gewinn für Sie und das ganze Team.