Reisekostenabrechnung: Vorlage für das Finanzamt

Die meisten Arbeitnehmer, die mehr oder weniger oft auf Dienstreise sind, erstellen nicht gern eine Reisekostenabrechnung. Sie ist ihnen lästig und kostet eventuell ein paar Stunden Zeit. Allerdings ist sie unerlässlich, wenn Arbeitgeber oder Finanzamt Ihre Kosten erstatten oder anrechnen sollen. Außerdem ist sie mit den richtigen Werkzeugen einfach zu erstellen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitende aufzulisten. Dafür existieren keine klaren Bestimmungen. Allerdings verlangen Arbeitgeber vom Mitarbeiter teils Excel-Listen und das Amt setzt auf Systeme, die nicht manipulierbar sind. So werden Streichungen und Änderungen deutlich erkennbar. Wird alles lückenlos aufgelistet und dokumentiert, lassen sich die Reisekosten als Werbungskosten problemlos von der Steuer absetzen oder man kann sie vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Zum einen können die Eintragungen zu den Ausgaben im Rahmen einer beruflich veranlassten Reise händisch erfolgen. Dazu gibt es manche Vorlage im Internet, die ausgedruckt, bei Bedarf personalisiert und dann ausgefüllt wird. Einige Unterlagen können sofort im Netz bearbeitet werden. Das geht noch schneller. In jedem Fall wird die Abrechnung mit allen Belegen eingereicht.

Ein Eigenbeleg wird für kleinere Reisekosten erstellt, die nicht quittiert werden und für die kein Beleg existiert. Ein typisches Beispiel sind Trinkgelder. Es ist daher immens wichtig, dass alle Quittungen und Belege aufgehoben werden. Zusätzlich notieren Sie sich die Kleinausgaben. Außerdem muss ein späterer Eigenbeleg mit Datum versehen und unterschrieben sein, damit er anerkannt wird.

Für die Reisekostenabrechnung gelten vier Bausteine, die darin aufgelistet werden:

- Fahrtkosten

- Übernachtungskosten

- Verpflegungskosten

- Reisenebenkosten

Außerdem muss dem steuerlichen Reisekostenrecht jede Rechnung und jeder Beleg mit abgegeben werden, um sie steuerlich geltend zu machen oder in voller Höhe vom Arbeitgeber erstatten zu lassen.

Die Übernachtungskosten werden oft direkt vom Unternehmen aus gebucht. Ist ein Frühstück Bestandteil der Hotelbuchung, wird ein Betrag von 20 Prozent von der gesetzlichen Pauschale der Verpflegungskosten abgezogen.

Ebenso wird bei Mittag- und Abendessen mit Pauschalen abgerechnet, sofern diese Mahlzeiten von einem Dritten kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. In diesen Fällen werden jeweils 40 Prozent abgezogen. Die Buchhaltung kennt sich mit den Themen Verpflegungsmehraufwand und Reisekostenabrechnung aus.

Für die sonstige Verpflegung im Rahmen einer Dienstreise gelten folgende pauschalen Sätze, die von der Dauer der Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte abhängen:

- Für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden werden 30 Euro angesetzt. Dabei handelt es sich um die große Steuerpauschale.

- Für eine Abwesenheit ab 8 Stunden sowie den An- und Abreisetag werden jeweils 15 Euro berechnet. Dies ist die kleine Steuerpauschale.

Die Reisenebenkosten setzen sich zusammen aus Beträgen wie

- Parkgebühr

- Internetanschluss im Hotel

- Gepäckkosten (auch bei Beschädigung oder Diebstahl)

Die Kosten für die Fahrt bestehen unter anderem aus:

- Flug

- Mietwagen

- Bahn

- Bus

Zu beachten gilt: Jede Tankquittung ab dem ersten Tag der Reise sollte sorgfältig aufgehoben werden. Auch ist es ein Unterschied, ob Sie mit dem Privatwagen oder dem Geschäftsauto fahren.

Nutzen Sie den privaten Pkw für dienstliche Zwecke, können Sie für jeden gefahrenen Kilometer amtliches Kilometergeld beantragen. Aktuell werden 30 Cent pro gefahrenem Kilometer angesetzt, beispielsweise für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte.

Alternativ können Sie die tatsächlich entstandenen Kosten ermitteln, was etwas aufwendiger ist. Um sie steuerfrei erstattet zu bekommen, sollten Sie ein Fahrtenbuch führen.

Wenn alle Beträge der Reisekostenabrechnung von der Firma erstattet werden, erhalten Sie als Arbeitnehmer Ihr Geld meist recht schnell. Allerdings ist das Unternehmen nicht verpflichtet, zu zahlen.

Dann bleibt nur noch der Weg über das Formular des Finanzamtes, das Sie zur jährlichen Einkommenssteuererklärung abgeben. Hier können Sie Ihre Ausgaben als Werbungskosten geltend machen. Zwar bekommen Sie den Betrag der Vorlage nicht zurück, aber er verringert Ihre Steuerlast.

Eine Abrechnung der Reisekosten ist eher lästig als schwierig, aber notwendig, um sie als Werbungskosten absetzen zu können oder vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Wer nur selten verreist, findet eine Vorlage im Internet. Wer häufiger auf Dienstreisen ist, überlegt sich den Kauf einer entsprechenden Software.

Ein Geschäftskonto mit digitalen Tools zur Spesenverwaltung kann die Reisekostenabrechnung ebenfalls erheblich vereinfachen. So können Sie bei Qonto Spesen mit wenigen Klicks direkt im Geschäftskonto abrechnen. Die Belege können nach der Zahlung per App an die Transaktion angehängt werden, Ihre Mitarbeitenden können Sie mit individuell einstellbaren Qonto Mastercards ausstatten und alle Transaktionen per App in Echtzeit verfolgen. Berge von Papier oder verlorene Belege sind bei dieser modernen Art der Buchhaltung passé.

Vergessen Sie außerdem nicht die wichtigen Einzelpunkte, die zu den genannten vier Blöcken der Reisekostenabrechnung nötig sind. Neben den persönlichen Angaben wie Name und Abteilung werden verlangt:

- Datum der Fahrt (von/bis und eventuell Uhrzeit)

- Ziel (Stadt, gegebenenfalls das Land)

- Angaben zum Geschäftspartner oder anderer Grund der Reise

- genutzte Verkehrsmittel

- Belegdatum und Unterschrift

Je ordentlicher und übersichtlicher die Abrechnung ist, umso eher bekommen Sie Ihr Geld zurück oder angerechnet. Übrigens: Alle ausgefüllten Unterlagen samt Quittungen und Belegen müssen zehn Jahre aufgehoben werden. Das gilt natürlich auch für elektronische Listen.