Accounting Software: Funktionen, Vorteile und Anbieter 2025

Die Buchhaltung ist längst keine rein manuelle Aufgabe mehr. Moderne Tools automatisieren viele Prozesse und sparen Zeit, Nerven und Kosten. Doch der Markt ist groß, die Funktionen vielfältig und die Unterschiede teils erheblich. Welche Accounting Software passt zu Ihrem Unternehmen? Und worauf kommt es wirklich an?

In diesem Artikel vergleichen wir beliebte Accounting-Tools von Qonto über Lexware Office bis Xero. Welche Funktionen die Tools mitbringen sollten, welche Vor- und Nachteile sie bieten und welche Kosten auf Sie zukommen können, erfahren Sie im Folgenden.

Ob einfache Lösung für Selbstständige oder skalierbares System für KMU: Die richtige Accounting Software richtet sich nach Ihren geschäftlichen Bedürfnissen sowie der Komplexität Ihres Unternehmens.

Im Folgenden stellen wir zwölf Programme vor und vergleichen sie, damit Sie genau die passende Wahl treffen können.

• Accountable
• Qonto
• Fastbill
• QuickBooks
• Sage
• Zoho Books
• Xero
• sevdesk
• WISO MeinBüro
• Lexware Office
• Papierkram
• orgaMAX

Eine Accounting-App speziell für Freiberufler:innen und Selbstständige mit Fokus auf Steuervereinfachung. Belegerkennung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und KI-gestützte Unterstützung inklusive.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 15,50 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Eignung: Freiberufler:innen, Selbstständige

Die All-in-One-Lösung aus Online-Firmenkonto, Rechnungsverwaltung und vorbereitender Buchhaltung. Dabei automatisiert sie Prozesse wie Belegzuordnung, GoBD-konforme Archivierung und Kategorisierung.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja
• Eignung: Freiberufler:innen, Einzelunternehmen, GbR, eGbR, KG, KGaA, OHG, UG, gUG, UG & Co. KG, GmbH, gGmbH, GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG, AG & Co. KG, AG & Co. OHG, e.K., PartG

Fastbill ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen. Belegmanagement, Zeiterfassung, Online-Rechnungen und DATEV-Export inklusive.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Eignung: Selbstständige, kleine Unternehmen

QuickBooks bietet ebenfalls eine Cloud-Lösung für Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung und Reporting. Mit einer starken Marktpräsenz in den USA stellt die Software aber auch eine deutsche Nutzeroberfläche zur Verfügung.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 1,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: nein
• Eignung: KMU

Eine professionelle Buchhaltungs- und ERP-Lösung mit Modulen für Rechnungsstellung, Mahnwesen, Lager und Personal. Sie ist cloudbasiert, flexibel erweiterbar und auf größere Teams ausgelegt.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: ab 20 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein
• Eignung: KMU mit Anforderungen an Warenwirtschaft und Kundenmanagement

Zoho Books ist eine internationale Online-Buchhaltungssoftware mit Fokus auf Rechnungswesen, Bankabgleich, Zeiterfassung und mehr. Sie lässt sich ganz einfach mit anderen Zoho Modulen verknüpfen und kombinieren.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 30 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Eignung: Unternehmen jeder Größe

Xero ist eine weltweit genutzte Cloud-Buchhaltungssoftware mit breitem Funktionsumfang und zahlreichen Integrationen. Der Fokus liegt auf Automatisierung und Zusammenarbeit.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: ab $ 2,90 / Monat
• Testversion: nein
• Demo: nein
• Eignung: KMU

Eine modulare Buchhaltungssoftware mit mobilen Apps. Automatische Belegerkennung, EÜR, Rechnungs- und Angebotswesen, Mahnwesen sowie Steuerberater-Zugänge erleichtern das Leben von Selbstständigen und Kleinunternehmen.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: ab 8,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja
• Eignung: Kleinunternehmer:innen, Freiberufler:innen, Steuerberater:innen

Ein im deutschen Raum sehr bekanntes Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm für kleinere Unternehmen. Es enthält Module für Dokumentenerstellung, Steuerübermittlung und Kundenverwaltung.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Eignung: Selbstständige, Freiberufler:innen, kleine und mittelständische Unternehmen

Lexware bietet eine Desktop-basierte Lösung mit Modulen für Buchhaltung, Lohn, EÜR, Bilanz und Steuer. Umfangreiche Funktionen bei vergleichsweise niedrigen Einstiegskosten machen diese Accounting Software zu eine der beliebtesten Optionen.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein
• Eignung: Gründer:innen, Solo-Selbstständige, KMU

Papierkram ist ein einfaches Online-Tool zur Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Projektverwaltung. Belege lassen sich digital archivieren und Steuerdaten unkompliziert und schnell exportieren.

• Bewertung: 3,4 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: nein
• Eignung: Gründer:innen, Kleinunternehmer:innen, Selbstständige

Eine All-in-One-Lösung für Büroorganisation und Buchhaltung. Sie enthält CRM, Warenwirtschaft, Dokumentenverwaltung und klassische Buchhaltungsfunktionen.

• Bewertung: 3,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja
• Eignung: Unternehmen jeder Größe

Eine Accounting-Software ist eine digitale Lösung zur Verwaltung und Automatisierung buchhalterischer Prozesse. Sie wird häufig auch als Buchhaltungssoftware bezeichnet. Beide Begriffe stehen für Tools, die Finanzdaten strukturiert, effizient und rechtssicher erfassen.

Anstelle von Belegen in Ordnern oder Tabellen, ermöglicht eine solche Lösung Unternehmen, sämtliche Buchhaltungsvorgänge digital abzubilden von der Rechnungsstellung bis zur Vorbereitung des Jahresabschlusses.

Die Anforderungen an Buchhaltungslösungen steigen, insbesondere im Hinblick auf Skalierbarkeit, GoBD-Konformität und Cloud-Fähigkeit. Wer heute zukunftssicher arbeiten will, braucht mehr als Excel: eine Accounting Software, die mitdenkt.

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie prüfen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wirklich relevant sind. Denn der Funktionsumfang einer Accounting Software hängt stark von der Unternehmensgröße ab.

• Rechnungsstellung: Erstellen, versenden und verfolgen Sie Rechnungen direkt in der Software – inklusive Zahlungserinnerungen und Statusübersicht.

• Ausgabenmanagement: Erfassen und kategorisieren Sie Geschäftsausgaben automatisch, z.B. über Beleg-Upload oder Bankanbindung.

• Bankintegration: Synchronisieren Sie Ihr Geschäftskonto mit der Accounting Software, um alle Transaktionen in Echtzeit zu erfassen.

• Umsatzsteuervoranmeldung: Bereiten Sie steuerliche Meldungen effizient vor und exportieren Sie alle Daten für die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.

• Berichte & Dashboards: Erhalten Sie Einblicke in Einnahmen, Ausgaben, offene Posten oder Cashflow – oft visuell aufbereitet und ohne Fachkenntnisse verständlich.

• Mobile Nutzung: Nutzen Sie Ihre Accounting-App auch unterwegs zum Scannen von Belegen oder Prüfen offener Rechnungen.

• Multi-Mandantenfähigkeit: Verwalten Sie mehrere Gesellschaften oder Geschäftsbereiche innerhalb eines zentralen Systems – ideal für Holdingstrukturen oder internationale Setups.

• Integration mit ERP & Drittsoftware: Verknüpfen Sie Ihre Accounting-Tools mit CRM, Warenwirtschaft, HR oder Zahlungsdienstleistern für durchgängige Prozesse.

• Automatisierte Workflows: Definieren Sie Genehmigungsprozesse, Buchungsregeln oder Mahnläufe, die automatisch und revisionssicher ablaufen.

• Compliance & Reporting: Erstellen Sie detaillierte Bilanzen, GuV, IFRS-Berichte oder branchenspezifische Auswertungen, ideal für Audits oder Investor:innen.

• Nutzerrollen & Rechteverwaltung: Steuern Sie granular, wer auf welche Daten zugreifen darf, z.B. für CFOs, Controller:innen oder externe Dienstleister:innen.

• Skalierbarkeit & Performance: Verarbeiten Sie große Datenmengen stabil und schnell mit hoher Verfügbarkeit und internationaler Ausrichtung.

Digitale Buchhaltungslösungen entlasten Unternehmen im Alltag und schaffen mehr Überblick bei weniger Aufwand. Diese Vorteile machen den Einsatz besonders für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv:

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Eingaben von der Belegerfassung bis zum Monatsabschluss.

• Weniger Fehler: Transaktionen, Beträge und Steuersätze werden automatisch erkannt und korrekt zugeordnet.

• Echtzeit-Überblick: Dashboard und Reports zeigen jederzeit den aktuellen Finanzstatus inklusive Cashflow.

• GoBD-Konformität: Digitale Buchhaltung erfüllt gesetzliche Anforderungen und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.

• Skalierbarkeit: Ob Freelancer:innen oder wachsendes Team; ein Accounting-System passt sich Ihrem Unternehmensniveau an.

Die Kosten für eine Accounting Software hängen vom Anbieter, dem Funktionsumfang und der Unternehmensgröße ab. Viele Tools bieten eine kostenlose Basisversion oder zumindest eine Testphase an.

Einstiegslösungen wie Lexware Office oder sevdesk beginnen bereits ab rund 6 bis 9 € pro Monat. Anbieter wie Fastbill oder WISO MeinBüro liegen im mittleren Preissegment zwischen 9 und 15 € monatlich.

Umfangreichere Lösungen wie Sage oder Zoho Books starten ab etwa 20 bis 30 € pro Monat, teilweise mit Staffelpreisen je nach Nutzerzahl. Für internationale oder besonders anpassbare Tools wie Xero, QuickBooks oder Zoho Books in der Vollversion können auch höhere Kosten anfallen.

Wer ausschließlich grundlegende Funktionen benötigt, kann bereits mit einem einstelligen Monatsbeitrag arbeiten, während skalierbare Systeme für größere Teams oder komplexe Anforderungen entsprechend mehr kosten.