Buchhaltungsservice und Buchhaltungsdienst finden

Gründer:innen und Selbstständige können ihre Buchhaltung in professionelle Hände geben und sie an einen Buchhaltungsservice outsourcen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, worauf zu achten ist und welche Kosten entstehen.

Die Buchhaltung in Unternehmen sollte immer auf dem aktuellen Stand sein. Gleichzeitig muss sie den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung entsprechen und jederzeit einer Prüfung durch die Steuerbehörde standhalten. Viele Unternehmer:innen verfügen aber weder über die erforderliche Zeit noch über ausreichendes Know-how, um sich zuverlässig um die Buchhaltung zu kümmern.

Schnell stapeln sich die Rechnungen, Skonti werden nicht rechtzeitig gezogen, die Bücher stimmen nicht und im schlimmsten Fall müssen Mitarbeitende auf ihr Gehalt warten. Alternativ können Unternehmen ihre Buchhaltung in professionelle Hände geben und sie an einen Buchhaltungsservice outsourcen.

Ein Buchhaltungsservice behält den Überblick über sämtliche Kosten, Einnahmen, Ausgaben sowie Rechnungen, die in der Buchhaltung eines Unternehmens anfallen. Darüber hinaus liefern sie alle Geschäftsvorfälle eines Geschäftsjahres, die benötigt werden, um den Jahresabschluss vorzubereiten. Für die Finanz- und Bilanzbuchhaltung werden zudem alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge erfasst und kontrolliert.

Buchhaltungsservices bieten unterschiedliche Leistungen an, um Sie bei Ihrer Buchhaltung und der Vorbereitung für die Steuererklärung zu unterstützen.

Ordnung halten ist die halbe Miete. Das gilt insbesondere für die Ordnung von Belegen – eine Aufgabe, die Sie viel Zeit kosten würde, wenn Sie es selbst machen. Das Buchhaltungsbüro übernimmt diese Aufgabe für Sie, sortiert die Belege vor und weist sie dem entsprechenden Buchungskonto zu.

Unternehmen, die Geschäfte über Barzahlungen abwickeln, sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, in dem Einnahmen und Ausgaben tagesaktuell sauber dokumentiert und im Rahmen der Steuererklärung dem Finanzamt vorgelegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der Buchhaltungsservice ebenfalls.

Das Buchhaltungsbüro übernimmt die Buchung sämtlicher laufender Geschäftsvorfälle. Hierzu zählen 

Welche Rechnungen müssen umgehend bezahlt werden, um Mahngebühren zu vermeiden? Welche Rechnungen müssen bezahlt werden, um Preisnachlässe – beispielsweise den Skonto – zu nutzen? Hier den Überblick zu behalten, ist eine kleine Herausforderung. Zumal Sie nicht nur die Rechnungseingänge, sondern auch die Rechnungsausgänge im Blick behalten musst. Zahlen Ihre Kundinnen und Kunden nicht rechtzeitig, hat das Auswirkungen auf Ihre Liquidität.

Im Rahmen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung listen Dienstleister:innen in der Buchhaltung sämtliche Kunden- und Lieferantenrechnungen auf und sorgen dafür, dass sie fristgerecht beglichen werden. In diesem Zusammenhang übernehmen sie häufig auch das Mahnwesen.

Als Unternehmer:in ist ein guter Überblick über Ihre Finanzen erfolgskritisch. Entsprechend müssen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben immer im Auge behalten, um gegebenenfalls gegensteuern zu können. Hierzu erstellt der Buchhaltungsservice Ihnen verschiedene Arten von Auswertungen wie eine Kostenrechnung, die Summen- und Saldenliste (SuSA), die Übersicht aller offenen Rechnungen (OPUS-Liste) oder die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA).

Die Übernahme der gesamten Lohnbuchhaltung zählt ebenfalls zu den Services eines Buchhaltungsbüros. Angefangen bei der Anmeldung neuer Mitarbeitenden bei Krankenkassen, Rentenversicherung und dem Finanzamt bis hin zur Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Außerdem gehört die erforderliche Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern und Steuerbehörden zum Service, genau wie die Ausstellung von Mitarbeiterbescheinigungen.

Last but not least hilft der Buchhaltungsservice Ihnen dabei, die Unterlagen für Ihre Steuererklärung vorzubereiten.

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Wer seine Buchhaltung an Dienstleister:innen abgibt, kann davon ausgehen, dass sich ausgebildete Fachkräfte um die Buchhaltung kümmern. Sie sind Expertinnen und Experten auf ihrem Gebiet, verfügen über langjährige Erfahrung und frischen ihr Wissen regelmäßig in Fortbildungen auf. Schließlich ändern sich Regularien im Steuerrecht stetig. Neben ihrem Know-how bringen sie zudem auch professionelle Software mit, die Unternehmer:innen sonst selbst für teures Geld anschaffen müssten. 

Kommt es dennoch zu Fehlern in der Buchhaltung kommt die Versicherung des Buchhaltungsbüros für den entstandenen Schaden auf – beispielsweise für durch den Fehler verursachte Mahngebühren.

Zudem können Sie sich darauf verlassen, dass Zahlungsfristen eingehalten werden. Der Service achtet sowohl darauf, dass Sie Ihre Rechnungen fristgerecht bezahlen, Mahngebühren vermeiden und angebotene Skonti ausnutzen. Gleichzeitig kümmert sich der Buchhaltungsservice darum, dass Ihre offenen Forderungen ausgeglichen werden. 

Natürlich ist der Buchhaltungsservice nicht umsonst. Rechnen Sie die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeitenden selbst in die Buchhaltung stecken müsstet, die Zeit, die für die eigentlichen Kernaufgaben fehlt und die Kosten für die Software zusammen, kann sich ein Buchhaltungsservice durchaus rechnen. Hinzu kommt, dass eine ordentliche Buchhaltung die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen vereinfacht und somit Kosten spart.

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Bestimmte weiterführende Tätigkeiten im Bereich der Buchhaltung bzw. Bilanzierung dürfen nur von Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, vereidigten Buchprüfer:innen oder Buchprüfungsgesellschaften durchgeführt werden. Hierzu zählen beispielsweise die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder einer Bilanz inklusive der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Das Gleiche gilt für die Erstellung der Steuererklärung – sowohl für die Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung sowie für die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA).

Der Buchhaltungsservice ersetzt also nicht die Steuerberaterin oder den Steuerberater. Zudem müssen Buchungen stichprobenartig von ihnen geprüft werden.

Haben Sie den passenden Buchhaltungsservice sowie eine effektive Form der Zusammenarbeit gefunden, kann er eine echte Entlastung für Sie und Ihr Unternehmen sein. Sie selbst müssen sich nicht mit den aufwendigen und zeitraubenden Aufgaben beschäftigen, sondern können sich um Ihr Kerngeschäft kümmern. Gleichzeitig können Sie sichergehen, dass die anfallenden Aufgaben professionell erledigt werden und Sie einer Buchprüfungen sorglos entgegenblicken können.

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