Im hektischen Geschäftsalltag ist es schnell passiert: Es hat sich ein Zahlendreher oder Tippfehler in Ihre Rechnung verirrt. Das ist ärgerlich, aber kein Grund zur Sorge. Sie können eine Rechnungskorrektur, auch Stornorechnung genannt, erstellen, um den Fehler zu beheben. Worauf Sie dabei formal achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wie bereits erwähnt, schreiben Sie eine Rechnungskorrektur, wenn Ihnen ein inhaltlicher oder rechnerischer Fehler unterlaufen ist. Das ist besonders wichtig, wenn es sich um Pflichtangaben wie die Rechnungsnummer, Beträge, das Datum oder den Firmennamen handelt.

Welche weiteren Informationen eine rechtskonforme Rechnung enthalten muss, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier finden Sie eine Zusammenfassung aller Informationen, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthält:

• der vollständige Name des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• die vollständige Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• eine Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Datum der Rechnung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer (zur Prüfung der Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Reihenfolge der Rechnungen durch das Finanzamt)
• Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang (beispielsweise in Stunden) der sonstigen Leistung
• Datum der Lieferung oder Leistung
• der Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach dem Nettobetrag, den anzuwendenden Steuersätzen (bspw. Umsatzsteuer) und -befreiungen (inkl. einem Hinweis, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und warum)
• mögliche Rabatte und Skonti
• die individuell festgelegte Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines konkreten Datums)

Ein häufiger Fehler ist auch die Angabe eines falschen Umsatzsteuersatzes. Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen, muss der/die Rechnungsaussteller:in den Betrag in voller Höhe an das Finanzamt abführen. Denn laut § 14c Abs. 1 UStG besteht das Risiko, dass der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin die ausgewiesene und gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend macht.

Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Leistungsempfänger:innen aufgrund der fehlerhaften Rechnung in diesem Fall keine Vorsteuer abziehen dürfen. Ihre Kund:innen sind also auf korrekte Rechnungen angewiesen. Um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten, liegt es daher auch in Ihrem Interesse, eine fehlerhafte Rechnung zeitnah zu korrigieren. Wird eine nicht ordnungsgemäße Rechnung erst im Rahmen einer Betriebsprüfung entdeckt, könnten darüber hinaus auch Bußgelder vom Finanzamt verhängt werden, die von dem/der Rechnungsaussteller:in bezahlt werden müssen.

Falls Sie Ihre Umsatzsteuer zu niedrig ausgewiesen haben, müssen Sie den korrekten höheren Betrag an das Finanzamt abführen. Auch hier gilt, dass Ihre Kund:innen nicht berechtigt sind, die Vorsteuer geltend zu machen, bis die Rechnung ordnungsgemäß korrigiert ist.

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Je nach Anwendungsfall hat der Begriff Gutschrift unterschiedliche Bedeutungen. Das geht auf das “Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz” zurück, eine Gesetzesänderung zur Rechnungsstellung, die im Jahr 2013 in Kraft trat. Seitdem wird zwischen der Gutschrift im umsatzsteuerlichen und kaufmännischen Sinn unterschieden.

Eine umsatzsteuerliche Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung. Das bedeutet, nicht Sie als Leistungserbringer:in senden eine Rechnung an Ihren Kunden oder Ihre Kundin, sondern umgekehrt.

Das Unternehmen, das die Leistung empfängt, stellt Ihnen eine umsatzsteuerliche Gutschrift aus, die den gesetzlichen Formalien einer Rechnung folgt und die gleichen Pflichtangaben aufführt. Die Vereinbarung zur umsatzsteuerlichen Gutschrift muss außerdem vertraglich geregelt sein.

Die Verantwortung der Rechnungs- bzw. Gutschriftsprüfung auf Korrektheit liegt dann nicht mehr beim leistungsempfangenden Unternehmen, sondern bei Ihnen.

Das umsatzsteuerliche Gutschriftverfahren hat also nichts mit einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung gemein. Anders verhält es sich bei der Gutschrift im kaufmännischen Sinn. Sie wird auch als Rechnungskorrektur bzw. Stornorechnung bezeichnet. Den Begriff Gutschrift für eine korrigierte Rechnung zu verwenden ist also prinzipiell nicht falsch, aber aufgrund der Doppeldeutigkeit der Bezeichnung nicht empfehlenswert.

Zunächst stellen Sie eine neue, berichtigte Rechnung mit eigener Rechnungsnummer aus. Wichtig: Anstatt des Titels “Rechnung” sollte das Berichtigungsdokument “Korrekturrechnung” genannt werden und einen Verweis auf die fehlerhafte Originalrechnung enthalten. Das verhindert, dass die Rechnungskorrektur versehentlich als neue Rechnung ausgelegt wird, was wiederum zu Falschüberweisungen und Ärger in der Buchhaltung führen kann.

Nachdem Sie die Stornorechnung erstellt haben, müssen Sie zusätzlich eine neue Rechnung ausstellen. Auch dieses Dokument enthält eine eigene Rechnungsnummer und führt im Betreff auch die Nummer der Originalrechnung auf.

Eine Korrekturrechnung hat also den gleichen Aufbau wie eine klassische Rechnung, mit dem Unterschied, dass Sie im Betreff auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum der fehlerhaften Originalrechnung hinweisen: „Rechnungskorrektur für Rechnungsnummer 135 vom 10.01.2023“.

Handelt es sich bei dem Fehler auf der Rechnung um einen falschen Betrag, der eine Rückerstattung an das leistungsempfangende Unternehmen erfordert, wird die Summe als Negativbetrag auf der Korrekturrechnung aufgeführt und Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin gutgeschrieben. Die Originalrechnung ist dadurch ausgeglichen.

Sie müssen die fehlerhafte Rechnung auch in Ihrer Buchhaltung ausgleichen. Die Rechnungskorrektur wird auf beiden Seiten gebucht. Sie benötigen die fehlerhafte Originalrechnung, die Korrekturrechnung mit neuer, fortlaufender Rechnungsnummer und die neu ausgestellte, korrekte Rechnung mit neuer, fortlaufender Rechnungsnummer. So lässt sich der Fehler in der Buchführung neutralisieren.

Oft fallen fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung auf. Laut § 31 Abs. 5 UStDV gibt es für die Rechnungskorrektur daher keine zeitliche Frist. Das leistungsempfangende Unternehmen kann also jederzeit eine rückwirkende Korrekturrechnung anfordern, vorausgesetzt, der Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin ist noch geschäftlich tätig.