Rechnungsprogramm als kostenlose Version: Lohnt sich das?

Wenn Sie Rechnungen schreiben, stehen Ihnen zahlreiche Programme zur Auswahl, viele davon sind sogar kostenlos. Doch lohnt sich die Nutzung einer kostenlosen Rechnungssoftware wirklich?

Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Vorteile und Grenzen kostenlose Tools bieten, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und welche Funktionen unverzichtbar sind. So finden Sie heraus, ob eine kostenfreie Lösung zu Ihren Anforderungen passt oder wann ein kostenpflichtiges Programm die bessere Wahl ist.

Ein Rechnungsprogramm ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie sind lediglich verpflichtet, bei der Erstellung von Rechnungen alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG zu erfüllen und die Vorgaben der GoBD zu beachten.

Ein Rechnungsprogramm kann Sie dabei unterstützen, ist jedoch keine Pflicht. Die Wahl des Tools bleibt Ihnen überlassen, solange Sie die gesetzlichen Anforderungen einhalten.

Es ist in Deutschland erlaubt, Rechnungen mit Word zu erstellen, da kein bestimmtes Programm vorgeschrieben ist. Beachten Sie jedoch, dass Word-Dokumente sich nachträglich verändern lassen und meist nicht revisionssicher archiviert werden. Das entspricht nicht den Anforderungen der Finanzbehörden und kann zu Problemen führen. Zudem fehlt eine automatische Rechnungsnummerierung, wodurch Fehler entstehen können.

Bei zunehmender Rechnungsanzahl bietet ein Rechnungsprogramm mehr Sicherheit und Effizienz.

Für manche Unternehmer:innen besteht zudem die Pflicht zur E-Rechnung, bei der Word nicht geeignet ist.

Auch mit Excel dürfen Sie Rechnungen schreiben, wenn alle Pflichtangaben auf Rechnungen enthalten sind. Excel erleichtert das Formatieren von Vorlagen und das Berechnen von Beträgen.

Sobald Sie jedoch viele Rechnungen regelmäßig erstellen oder E-Rechnungen erforderlich sind, stößt Excel schnell an seine Grenzen. Ein Rechnungsprogramm ist in diesen Fällen meist die bessere und gesetzeskonforme Lösung.

Eine Software für Rechnungen, die kostenlos genutzt werden kann, kann definitiv sinnvoll sein. Sie ermöglicht es, Rechnungen schnell und professionell zu erstellen, Pflichtangaben automatisch abzufragen und Dokumente fortlaufend zu nummerieren. Individuelle Vorlagen und Erinnerungen an gesetzliche Vorgaben sparen zusätzlich Zeit.

Wichtig ist jedoch, die Anbieter genau zu vergleichen. Manche schränken die Anzahl der erstellbaren Rechnungen ein, andere bieten nur begrenzte Funktionen oder keinen Support.

Für den Einstieg eignet sich eine kostenlose Version oft sehr gut und wenn der Bedarf wächst, lässt sich meist problemlos auf eine kostenpflichtige Variante mit erweitertem Funktionsumfang wechseln.

Auch wenn kostenlose Rechnungsprogramme oft weniger Optionen haben als kostenpflichtige Tools, sollten bestimmte Grundfunktionen unbedingt vorhanden sein.

Hierzu gehören unter anderem:

• Anpassbare Rechnungsvorlagen: Sie können das Layout individuell gestalten und an Ihre Corporate Identity anpassen.

• Automatische Rechnungsnummerierung: Jede Rechnung erhält eine fortlaufende, eindeutige Nummer, sodass keine Nummer ausgelassen oder doppelt vergeben wird.

• Hinweis auf Pflichtangaben: Das System erinnert Sie daran, alle gesetzlich erforderlichen Angaben zu ergänzen.

• Einfache Kontaktdatenverwaltung: Kundendaten lassen sich zentral speichern und verwalten.

• Übersichtliche Berichte: Sie erhalten transparente Auswertungen zu Umsatz und Kundenhistorie.

• Intuitive Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist einfach und schnell verständlich.

• Praktische Exportfunktionen: Rechnungen können als PDF gespeichert und direkt versendet werden.

• Mobile Nutzungsmöglichkeiten: Sie greifen auch unterwegs bequem auf alle Funktionen zu.

Die Auswahl an kostenlosen Rechnungsprogrammen ist groß, von einfachen Lösungen für Freiberufler:innen bis zu umfangreicheren Tools für wachsende Unternehmen. Welche Software am besten passt, hängt stark vom individuellen Bedarf ab.

In den folgenden Abschnitten finden Sie einen Vergleich der bekanntesten Anbieter sowie Hinweise, welche Programme Sie kostenlos testen können.

• Accountable
• Zervant
• Easybill
• sevdesk
• WISO MeinBüro
• Papierkram
• Invoiz
• Goodlance

Mithilfe von Accountable ist es möglich, viele Prozesse rund um den Bereich der Rechnungsstellung zu automatisieren. Zudem beinhaltet das Programm transparente Übersichten, auf deren Basis sich Nutzer:innen über ihre Finanzen und die bereits bezahlten und die noch offenen Rechnungen informieren können.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Kostenpflichtige Version: ab 15,50 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Eignung: besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler:innen

Mit Zervant können Rechnungen und Kundendaten verwaltet werden. Das Programm richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen und Selbstständige bzw. Freelancer:innen.

• Bewertung: 4,4 (Trustpilot)
• Kostenpflichtige Version: ab 9,99 € / Monat
• Testversion: ja
• Demo: nein
• Eignung: besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler:innen

Easybill ist ein flexibles Rechnungsprogramm, das unter anderem wachsende Unternehmen und Online-Händler:innen anspricht. Dank der automatisierten Prozesse können Nutzer:innen viel Zeit sparen. Zudem enthält Easybill umfangreiche Möglichkeiten im Zusammenhang mit dem Bereich Mahnwesen.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Kostenpflichtige Version: ab 12 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein
• Eignung: besonders für KMU

Bei sevdesk handelt es sich um ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, das sich vor allem an kleinere Unternehmen, an Freiberufler:innen und an Selbstständige richtet. Es zeichnet sich unter anderem durch einen großen Funktionsumfang aus.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Kostenpflichtige Version: ab 8,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: Live-Demo auf Anfrage
• Eignung: besonders für Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen und kleine Unternehmen

Auch das Büro- und Rechnungsprogramm WISO MeinBüro basiert auf einer Cloud-Speicherung. Neben den klassischen Rechnungsfunktionen bietet es unter anderem Funktionen rund um die Bereiche Buchhaltung und Auftragsverwaltung.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Kostenpflichtige Version: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: Online-Demo und Video-Tutorials
• Eignung: besonders für kleine Unternehmen, Freiberufler:innen und Selbstständige

Das Tool Papierkram hilft dabei, Büros auf der Grundlage einer All-in-One-Lösung digitaler werden zu lassen. Mit seiner Hilfe ist es möglich, die Buchhaltung smarter und automatisierter werden zu lassen. Dank einer weitestgehend intuitiven Bedienung braucht es keine besonderen Vorkenntnisse, um das Programm zu bedienen.

• Bewertung: 3,4 (Trustpilot)
• Kostenpflichtige Version: ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Eignung: besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige

Invoiz zeichnet sich durch einen Mix aus einfachen Funktionen rund um Rechnungen, Angebote und Buchhaltung aus. Es richtet sich vor allem an Freiberufler:innen und kleinere Unternehmen.

• Bewertung: n/a
• Kostenpflichtige Version: ab 19 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein
• Eignung: besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige

Goodlance bietet eine große Auswahl an verschiedenen Funktionen und speichert alles in einer Cloud ab. Dementsprechend können die verschiedenen Daten jederzeit abgerufen werden. Alles, was es braucht, ist ein mobiles Endgerät und eine stabile Internetverbindung.

• Bewertung: n/a
• Kostenpflichtige Version: ab 4,99 € / Monat
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Eignung: besonders für Selbstständige

Seit 2025 gelten für viele Unternehmen neue Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung. Wer seine Rechnungen GoBD-konform und digital versenden möchte, braucht daher eine Lösung, die E-Rechnungen unterstützt.

Folgende kostenlose Programme bieten diese Möglichkeit zum E-Invoicing:

• Accountable
• B2B Router
• Quba
• sevdesk
• WISO MeinBüro

Kostenlose Rechnungsprogramme sind oft ein guter Einstieg, haben aber klare Grenzen. Häufig ist die Zahl der erstellbaren Rechnungen limitiert, wichtige Funktionen wie automatische Steuerberechnung oder eine Buchhaltungsschnittstelle fehlen. Auch die Umstellung auf E-Rechnungen wird nicht immer unterstützt.

Zudem bieten viele Gratis-Tools keinen verlässlichen Support, und bei der Datensicherheit sollten Sie genau hinsehen. Spätestens wenn der Funktionsumfang nicht mehr ausreicht, empfiehlt es sich, auf eine professionelle Lösung umzusteigen.

Bei Qonto handelt es sich in erster Linie um ein Online-Firmenkonto. Dennoch wurden auch Funktionen rund um den Bereich der Rechnungsverwaltung integriert.

Kund:innen können ihr Geschäftskonto ab 9 € pro Monat nutzen und dann auch Rechnungen mit der integrierten Software schreiben – ohne zusätzliche Kosten. So haben Sie die Möglichkeit, direkt Rechnungen zu erstellen und diese zu versenden, ohne noch einmal ein separates Rechnungsprogramm buchen zu müssen.

Bei Qonto erhalten Sie zudem eine integrierte und komplett rechtskonforme E-Rechnungssoftware, mit der Sie E-Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren können. Unternehmern und Selbstständige, die Banking und Rechnungen miteinander verbinden möchten, haben hierin eine passende Lösung gefunden.