Automatisierte Rechnungsstellung: Vorteile, Ablauf und Software-Lösungen

Das Thema automatisierte Rechnungsstellung gewinnt 2026 deutlich an Bedeutung, weil mit der E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich strukturierte, maschinenlesbare Formate zum Standard werden. Unternehmen, die ihre Rechnungen digital und automatisiert als E‑Rechnungen erzeugen und verarbeiten, erfüllen damit nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern vereinfachen auch Abläufe in Buchhaltung und Zahlungsmanagement.

Bei der automatischen Rechnungsstellung handelt es sich um einen digitalen Prozess, bei dem eine Software Ausgangsrechnungen auf Basis vorhandener Daten erstellt, prüft und an Kund:innen versendet, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind und dadurch weniger menschliche Fehler entstehen.

Im Unterschied zur manuellen Rechnungserstellung bündelt ein automatisierter Workflow alle Schritte von der Datenerfassung über die formale Prüfung bis zum Versand per E-Mail oder über ein Portal. Dies ist besonders effizient bei wiederkehrenden Rechnungen, wie etwa Abonnements, Servicepaketen oder Retainern.

Es lohnt sich, Rechnungen zu automatisieren, sobald Sie mit manuellen Prozessen merklich Zeit verlieren oder häufig Fehler korrigieren müssen. Das gilt insbesondere, wenn Ihr Rechnungsvolumen wächst, viele wiederkehrende Vorgänge wie Abonnements oder Retainer anfallen und mehrere Personen in Freigaben eingebunden sind.

Wenn Sie merken, dass Korrekturen und Stornos zunehmen, Monatsabschlüsse nur noch mit vielen Tabellenkalkulationen gelingen und der Überblick über offene Posten und den Cashflow fehlt, ist der Zeitpunkt für Automatisierung erreicht.

Wenn Sie Rechnungen online erstellen und automatisiert erfassen möchten, verbinden Sie Ihre Buchhaltungs‑, ERP‑ oder CRM‑Systeme direkt mit Bestellungen, Aufträgen oder Zeiterfassungen.

Auf dieser Basis kann die Software Rechnungen automatisch erstellen, Pflichtangaben ergänzen, die Dokumente etwa per E‑Mail versenden und zentral im System ablegen.

Künstliche Intelligenz unterstützt die Rechnungserstellung, indem sie Belegdaten erkennt, Positionen vorschlägt und Unstimmigkeiten markiert. Die rechtlich verbindliche Rechnung entsteht jedoch weiterhin auf Grundlage klar definierter Regeln in der Buchhaltungssoftware, etwa zu Rechnungsnummern, Steuersätzen und Pflichtangaben.

Eine PDF‑Rechnung lässt sich in eine E‑Rechnung umwandeln, wenn Software den Inhalt per OCR ausliest und aus den erfassten Daten eine strukturierte E‑Rechnung erzeugt. Beträge, Steuern und Stammdaten werden dabei übernommen und können anschließend wie andere E‑Rechnungen in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden.

Automatisches Einlesen ist ein zentraler Baustein der automatisierten Rechnungsstellung und bedeutet, dass eine Software Belege aus verschiedenen Kanälen sammelt, Rechnungen automatisch erfasst und die Daten ohne manuelle Eingaben in die Buchhaltung überführt. Eingehende Dokumente werden zum Beispiel aus E‑Mail‑Postfächern, Upload‑Ordnern, Scans oder als E‑Rechnungen im XML‑Format übernommen und zentral im System gespeichert.

Anschließend wandeln OCR‑Technologie und KI die Belege in strukturierte Daten um, etwa Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Fälligkeit und Lieferant. Diese Informationen werden automatisch geprüft, mit Stammdaten sowie Bestellungen oder Wareneingängen abgeglichen, vorkontiert in das Buchhaltungssystem übernommen und schließlich GoBD‑konform und revisionssicher archiviert.

Zahlungen lassen sich automatisieren, indem Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit dem Geschäftskonto verbinden und klare Freigabe‑ und Zahlungsregeln hinterlegen. Eingangsrechnungen werden dabei automatisch erfasst, geprüft und nach der Freigabe als Überweisung, Terminüberweisung oder Lastschrift vorbereitet, sodass der Betrag zum Fälligkeitsdatum ausgelöst und direkt in der Buchhaltung verbucht wird.

Damit das zuverlässig funktioniert, benötigt das System:

• eine stabile Bankanbindung,
• vollständige Lieferantendaten,
• Regeln, welche Rechnungen automatisch gezahlt werden dürfen und welche eine manuelle Freigabe erfordern.

Zusätzlich gleichen viele Lösungen Zahlungsein- und ausgänge automatisch mit offenen Posten ab und können bei überfälligen Forderungen Erinnerungen oder Mahnungen verschicken, was den Aufwand für das Forderungsmanagement deutlich reduziert.

Wenn Sie Rechnungen automatisch erfassen und weiterverarbeiten möchten, kommen Banking‑Plattformen, Buchhaltungsprogramme und spezialisierte Faktura‑Lösungen infrage. Im Folgenden stellen wir einige Lösungen vor, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern.

• Qonto
• Lexware
• easybill
• sevdesk
• Billbee
• Flowers
• Pleo
• orgaMAX

Qonto bietet ein digitales Geschäftskonto mit integrierter Finanzmanagement-App, in der Banking, Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung und Buchhaltungsanbindung zusammenlaufen.

• Bewertung: {{interpolation key not found: trustpilotrating}} bei {{interpolation key not found: trustpilotnb_reviews}} Bewertungen (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € für Einzelunternehmen und Freiberufler:innen; ab 9 € / Monat für alle anderen Rechtsformen
• Testversion: 30 Tage kostenlos
• Demo: Ja
• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: Freiberufler:innen, Einzelunternehmen, GbR, KG, KGaA, OHG, UG, gUG, UG & Co. KG, GmbH, gGmbH, GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG, AG & Co. KG, AG & Co. OHG, e.K., PartG

Als etablierter Anbieter für kaufmännische Software bündelt Lexware Lösungen wie Angebote, Rechnungen, Belegerfassung und einfache Buchhaltung für kleinere Unternehmen.

• Bewertung: 4,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 3,95 € / Monat
• Testversion: 30 Tage
• Demo: Nein
• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: Freiberufler:innen, Einzelunternehmen, Gründer:innen und KMU

easybill konzentriert sich auf die Online-Rechnungserstellung und automatisiert insbesondere für Online-Händler:innen Rechnungen, E-Rechnungen, Mahnungen und Shop-Anbindungen.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € / Monat
• Testversion: Ja
• Demo: Nein
• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: alle gängigen Rechtsformen

sevdesk stellt eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware bereit, die das Erstellen von Rechnungen, das Erfassen von Belegen und den Bankabgleich weitgehend automatisiert.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: ab 3,87 € / Monat
• Testversion: Ja
• Demo: Ja
• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: Freiberufler:innen, Einzelunternehmen, Gründer:innen und KMU

Für Online-Händler:innen bietet Billbee eine Zentrale, um Bestellungen aus verschiedenen Kanälen zu bündeln, automatisch Rechnungen und Versanddokumente zu erzeugen und Daten an die Buchhaltung zu übergeben.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: Nutzungsbasiert ab 9 € / Monat
• Testversion: Ja
• Demo: Nein
• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: kleine bis mittlere Online-Händler:innen, Start-ups, D2C-Brands und Omnichannel-Seller

Als No-Code-Plattform für den Mittelstand spezialisiert sich Flowers darauf, wiederkehrende Geschäftsprozesse in automatisierte Workflows zu überführen.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: Nein
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• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: KMU

Im Fokus von Pleo stehen Firmenkarten und Ausgabenmanagement, wobei Belege automatisch erfasst, Ausgaben kategorisiert und für die Weitergabe an die Buchhaltung aufbereitet werden.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 4 € / Monat
• Testversion: Ja
• Demo: Ja
• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: alle gängigen Rechtsformen

Mit orgaMAX erhalten kleinere Unternehmen eine Büro- und Buchhaltungslösung, die Angebotswesen, Rechnungen, Belege und einfache Buchführung in einer Oberfläche vereint.

• Bewertung: 3,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat
• Testversion: Ja
• Demo: /
• E-Rechnungen: Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Zielgruppe: Freiberufler:innen, Einzelunternehmen, Gründer:innen und KMU

Basisangebote liegen im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Bereich und skalieren mit Zusatzfunktionen wie E‑Rechnungen, Workflows oder erweiterten Auswertungen.

Einige Lösungen rechnen volumenbasiert ab, beispielsweise nach der Anzahl der Rechnungen oder Nutzer:innen. Das kann für größere Unternehmen mit hohem Belegaufkommen sinnvoll sein.