Fakturierung

Ein anderer Begriff für die Rechnungsstellung ist „Fakturierung“. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welche Angaben in einer Rechnung Pflicht sind und wie Sie professionell fakturieren können.

Geld verdienen muss jedes Unternehmen. Die Generierung von Umsätzen ist die Basis für so gut wie jedes Geschäft – auch wenn es natürlich Firmen gibt, die zumindest in der Öffentlichkeit damit werben, nicht umsatzorientiert zu sein. Mit Umsätzen ist nahezu zwangsläufig die Rechnungsstellung verbunden: Kundinnen und Kunden möchten darüber informiert werden, was sie zu welchem Preis bei wem gekauft haben.

Und natürlich haben Sie auch selbst als Unternehmer:in ein Interesse daran, denn Rechnungen tragen zur Ordnung in der Firmen-Buchhaltung bei. Auch gesetzlich gesehen sind Rechnungen in manchen Fällen nötig, denn so kann ein Unternehmen nachweisen, wie viel Umsatz es warum gemacht hat. 

Rechnung stellen ist nicht immer Pflicht. Im Gegenteil: Nur im Geschäftskundengeschäft ist die Fakturierung grundsätzlich vorgeschrieben. Wenn also zwei Unternehmen untereinander ein Geschäft über den Kauf einer Ware oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung abschließen, muss eine Rechnung erstellt werden.

Außerdem ist die Rechnung als Dokument bei allen Arbeiten rund um ein Grundstück vorgeschrieben: Reinigen, Gärtnern, Bauarbeiten und Co. sind nur mit Rechnungen einhundert Prozent legal. 

Sie fragen sich nun bestimmt: Wie soll ein Unternehmen überhaupt nachweisen, dass es eine Leistung erbracht hat, wenn es keine Rechnung ausgestellt hat? Eine logische Frage, für die etwas weiter ausgeholt werden muss. Denn: Im Volksmund sind Rechnungen oft Synonym für Quittungen, die wir beispielsweise im Supermarkt an der Kasse oder im Restaurant beim Bezahlen erhalten.

Allerdings sind die Begriffe „Rechnung“ und „Quittung“ im engen Sinne eben nicht dasselbe. Beide Dokumentarten dienen als Nachweis für den Kauf oder Verkauf einer Ware / Dienstleistung, doch die Rechnung enthält deutlich detailliertere Angaben (siehe nächster Absatz).

Im Geschäft mit Privatkundinnen und Privatkunden reicht aber – außer bei den bereits erwähnten Arbeiten an Haus und Grundstück – die Quittung aus. Natürlich können Unternehmen trotz fehlender Pflicht Rechnungen erstellen, und nutzen diese Möglichkeit in der Praxis auch häufig. 

Eine professionelle Rechnung muss relativ viele Angaben enthalten, um rechtssicher zu sein. Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes beschäftigt sich ausschließlich mit dem „Ausstellen von Rechnungen“ und gibt jeder Unternehmerin und jedem Unternehmer genau vor, was auf der Rechnung zu stehen hat. Folgende Angaben müssen mindestens enthalten sein:

Eine Rechnung muss demnach immer mit großer Sorgfalt erstellt werden und all diese Angaben korrekt wiedergeben. Ansonsten kann es sein, dass das Finanzamt Probleme macht. Eine ordnungsgemäße Fakturierung ist allerdings nicht nur aus gesetzlicher Sicht zu empfehlen, sondern auch aus rein unternehmerischer Sicht: Dank korrekter Rechnungen können Sie Ihre Buchhaltung jederzeit auf dem aktuellen, richtigen Stand halten.

Außerdem wissen Sie bei Problemen mit der Leistungsempfängerin oder dem Leistungsempfänger durch die Rechnung immer sofort, um welchen Vorfall es geht. 

Um noch einmal auf Unterschied zwischen Rechnung und Quittung klarzustellen: Bei Quittungen dürfen zum Beispiel die Steuernummer beziehungsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Rechnungsnummer fehlen.

Das heißt: Eine Rechnung ist automatisch eine Quittung, eine Quittung umkehrt jedoch nicht zwingend eine Rechnung. Als Rechnung kann die Quittung logischerweise nur dann gelten, wenn die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt sind. 

Wozu das Rechnung schreiben gut ist und welche Angaben darauf gemacht werden müssen, sollte nun deutlich geworden sein. Doch wie genau erstellt man eine Rechnung am einfachsten? Das fragen sich wohl Tausende Gründer:innen oder Unternehmer:innen in der Startphase ihrer Firma jedes Jahr.

Ein Geheimrezept gibt es leider nicht, jede Firma muss für sich selbst den richtigen Weg finden. Allerdings können Rechnungen mittlerweile zum Beispiel unkompliziert online erstellt werden.

Durch Buchhaltungssoftware gelingt das Schreiben einer professionellen Rechnung quasi mühelos. Und auch das Erstellen von eigenen Vorlagen für die Fakturierung ist problemlos möglich. Hierfür müssen Sie zwar anfangs etwas Zeit investieren und sich die gesetzlichen Vorgaben noch einmal genau durchlesen, doch das Ergebnis kann sich normalerweise sehen lassen.

Ein individueller Look der Rechnung kann sogar zu einem der Markenzeichen Ihres Unternehmens werden – man erkennt sofort, mit Ihrer Firma Geschäfte gemacht zu haben. 

Der Begriff der Fakturierung geht sogar noch ein bisschen über das pure hinaus. Unter den Begriff der Fakturierung fällt nämlich auch die Buchung des Geschäftsvorfalls, also der ausgestellten Rechnung, auf den Geschäftskonten.

Dieser Prozess ist etwas komplizierter als das Schreiben an sich, da genau darauf geachtet werden muss, dass die richtigen Konten bebucht werden. Außerdem muss sich an die doppelte Buchführung gehalten werden – ebenfalls eine gesetzliche Anforderung für Unternehmen. Wie genau das funktioniert, würde in diesem Artikel allerdings zu weit führen. 

Unterschieden wird bei der Rechnungsstellung übrigens zwischen der Vor- und Nachfakturierung. Die Begriffe sind quasi selbsterklärend:

Bei der Nachfakturierung ist zu beachten, dass die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung zugestellt werden muss. Häufig Anwendung findet diese Option bei größeren Projekten wie dem Bau eines Hauses: Hier kann im Vorhinein nicht genau abgeschätzt werden, wie viel der gesamte Prozess kosten wird und welche Materialien genau benötigt werden. Deshalb muss zur Nachfakturierung gegriffen werden. 

In jedem Fall ist die Fakturierung ein wichtiger Teil der Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Informieren Sie sich gut darüber, wie sie funktioniert, und halten Sie sich an alle gesetzlichen Vorgaben, um Probleme zu vermeiden. Für Ihr Unternehmen ist eine korrekte Fakturierung nur von Vorteil – auch wenn damit ein gewisser Aufwand verbunden ist.