Professionelle Rechnungs­vorlage für Kleinunter­nehmer

Sie nehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch? Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung folgende Informationen enthält:

1. Vollständiger Name und Adresse Ihres Unternehmens sowie des Kunden/der Kundin,
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. eindeutige Rechnungsnummer,
4. Ausstellungsdatum der Rechnung,
5. genaue Beschreibung der erbrachten Leistung oder des gelieferten Produkts,
6. Datum der Lieferung oder Leistung,
7. den Netto-Gesamtbetrag sowie
8. einen Satz zur Umsatzsteuerbefreiung (für Kleinunternehmer:innen gemäß der Kleinunternehmerregelung oft nicht ausgewiesen). Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen, müssen Sie Angaben zur Umsatzsteuer hinzufügen sowie den Brutto-Gesamtbetrag.

In der kostenlosen Vorlage von Qonto im Excel-Format sind diese Angaben bereits berücksichtigt. Fügen Sie einfach die jeweiligen Informationen ein. Falls Sie bei einzelnen Angaben unsicher sind, können Sie im Dokument unter dem Tab “Erklärung zur Rechnungsvorlage” weitere Informationen finden. Bei Bedarf können Sie die Rechnungsvorlage außerdem an Ihr Branding anpassen. So gewährleisten Sie, dass Ihre Rechnungen professionell aussehen und dennoch individuell auf Ihr Business abgestimmt sind.

Noch einfacher geht die Rechnungsstellung mithilfe der im Qonto Geschäftskonto integrierten Rechnungssoftware. Die Informationen bereits bekannter Kund:innen werden automatisch vorausgefüllt und eingehende Zahlungen automatisch der passenden Rechnung zugeordnet.

Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie über alle notwendigen Informationen verfügen, um Ihre Rechnung zu schreiben.

Dazu gehören unter anderem Ihre persönlichen Informationen und die Ihres Kunden bzw. Ihrer Kundin, einschließlich der Namen und Adressen. Auch gehören gegebenenfalls Steuernummern auf die Rechnung.

Als Nächstes ist es wichtig, eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum anzugeben, um die Nachverfolgung und Organisation zu erleichtern. Listen Sie alle erbrachten Dienstleistungen oder verkauften Produkte auf, inklusive der Einzelpreise und der Gesamtsumme.

Kleinunternehmer:innen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, weisen in der Regel keine Umsatzsteuer aus und müssen dies auf der Rechnung vermerken.

Abschließend sollten Sie Zahlungsbedingungen, wie Zahlungsfrist und akzeptierte Zahlungsmethoden, klar definieren. Eine freundliche Dankesnachricht kann die Kundenbeziehung positiv beeinflussen.

Verwenden Sie die kostenlosen Rechnungsvorlagen von Qonto, gelingt die Rechnungsstellung in wenigen Minuten. Sie lassen sich nicht nur individuell anpassen, sondern zeichnen sich außerdem durch ein professionelles Design aus.

Noch mehr Zeit können Sie mithilfe der im Qonto Geschäftskonto integrierten Rechnungssoftware gewinnen: Die Informationen bereits bekannter Kund:innen werden automatisch vorausgefüllt, Fristen können Sie stets im Blick behalten und eingehende Zahlungen werden automatisch der passenden Rechnung zugeordnet.

Gut zu wissen: Auch für die Angebotserstellung bietet Qonto dedizierte Software und kostenlose Vorlagen.

Der Kleinunternehmerregelung zufolge sind Kleinunternehmer:innen von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer zu deklarieren, solange ihr Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überstieg und sie im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro verdienen.

Diese Regelung bietet steuerliche und bürokratische Erleichterungen, bedeutet jedoch zugleich, dass der Vorsteuerabzug für getätigte Anschaffungen nicht steuerlich geltend gemacht werden kann.

Jede Rechtsform kann von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Es zählt nur das jährliche Einkommen.

Für die Erstellung von Rechnungen gelten für Kleinunternehmer:innen dieselben gesetzlichen Richtlinien, die auch für andere Unternehmer:innen bei der Rechnungsstellung Anwendung finden. Das bedeutet, dass jede Rechnung verpflichtend die im § 14 Abs. 4 UStG definierten Pflichtangaben enthalten muss. Eine detaillierte Liste dieser erforderlichen Informationen ist dort einzusehen.

Als Kleinunternehmer:in haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnung auf dem Papierweg, via Fax oder E-Mail zu übermitteln. Entscheidend dabei ist, dass Ihre Rechnung bestimmte formelle Kriterien erfüllt:

• Die Rechnung muss authentisch sein und die Identität der Person oder des Unternehmens, die die Rechnung ausstellt, zweifelsfrei darstellen.
• Sie muss in ihrem Originalzustand bleiben und darf zu keinem Zeitpunkt modifiziert werden.
• Die Rechnung muss für den/die Empfänger:in ohne Weiteres lesbar sein.

Auf Rechnungen von Kleinunternehmer:innen, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, muss ein Hinweis auf diese Umsatzsteuerbefreiung stehen. Ein gängiger Satz, der auf solchen Rechnungen angeführt werden sollte, lautet: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Dieser Vermerk macht deutlich, dass trotz der Nichtausweisung der Umsatzsteuer eine gesetzliche Regelung eingehalten wird.

Alternativ dazu können Kleinunternehmer:innen auf ihren Rechnungen auch folgende Formulierungen verwenden:

1. "Kleinunternehmer nach §1 9 Abs. 1 UStG – es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer."
2. "Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht berechnet."
3. "Umsatzsteuerbefreit gemäß der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG."
4. "Nach § 19 UStG ist keine Umsatzsteuer ausgewiesen."
5. "Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer."

Die Qonto Kostenvoranschlags- und Rechnungsvorlagen stehen Ihnen kostenlos im Excel-Format zur Verfügung. Entsprechend können Sie sie frei an Ihre Bedürfnisse und Ihr Branding anpassen.

Dazu können Sie beispielsweise folgende Schritte unternehmen:

• Logo hinzufügen: Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo in die Vorlage ein, um Ihre Rechnungen sofort erkennbar zu machen.
• Farbschema anpassen: Passen Sie die Farben der Rechnungsvorlage an Ihr Unternehmensbranding an.
• Schriftarten ändern: Bei Bedarf können Sie die Schriftarten in der Rechnungsvorlage ändern. Dies ist unter Umständen hilfreich, um ein einheitliches Erscheinungsbild über alle Ihre Geschäftsdokumente hinweg zu wahren.
• Kontaktinformationen und rechtliche Hinweise: Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmenskontaktdaten und rechtlichen Informationen (wie der Hinweis zur Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG) korrekt und deutlich sichtbar sind.
• Individuelle Elemente: Fügen Sie gegebenenfalls weitere Elemente hinzu, die Ihr Branding unterstreichen, wie zum Beispiel Slogans, Social-Media-Benutzername oder spezielle Angebote.

Auch wenn Ihre Rechnung keine Mehrwertsteuer (MwSt.) ausweist, muss sie bestimmte Informationen enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Sie muss denselben gesetzlichen Richtlinien folgen, die auch für Rechnungen mit Umsatzsteuer Anwendung finden. Das bedeutet, dass jede Rechnung verpflichtend die im § 14 Abs. 4 UStG definierten Pflichtangaben enthalten muss.

Außerdem sollte die Rechnung ohne Mehrwertsteuer einen Hinweis auf die Befreiung von der Mehrwertsteuer beinhalten: Ein klarer Vermerk, warum die Rechnung keine Umsatzsteuer enthält.

Für Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG in Deutschland könnte der Hinweis beispielsweise lauten: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Bei Lieferungen oder Leistungen ins Ausland oder bei Reverse-Charge-Verfahren sollte ebenfalls der entsprechende rechtliche Grund angegeben werden.

Folgende häufige Fehler sollten bei der Rechnungsstellung vermieden werden:

• Unvollständige oder fehlerhafte Angaben zu Absender und Empfänger,
• fehlende oder inkorrekte Rechnungsnummer,
• unklare Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Waren,
• fehlendes Ausstellungsdatum oder Leistungsdatum,
• Nichtausweisung der korrekten Mehrwertsteuer oder ein fehlender Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

Zudem ist es wichtig, das Zahlungsziel und die Zahlungsbedingungen klar zu definieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine sorgfältige Prüfung der Rechnung vor dem Versand kann helfen, diese Fehler zu vermeiden und die Professionalität sowie die Effizienz der Geschäftsabläufe zu wahren.