Muss die Steuernummer auf die Rechnung?

Muss die Steuernummer auf der Rechnung erscheinen? Diese Frage stellen sich oft Selbstständige, die Ihre Tätigkeit vor Kurzem begonnen haben und nun ihre ersten Rechnungen schreiben. Die Steuernummer (St.-Nr.) ist bei Soll- wie bei Istversteuerung eine Pflichtangabe auf Rechnungen in Deutschland. Dies ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 so verankert. Die Steuernummer kann allerdings durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ersetzt werden.

Worauf Sie bei der Rechnungsstellung als selbstständige Person außerdem achten müssen, erfahren Sie hier.

• Steuernummer (St.-Nr.), beziehungsweise, die vom Bundeszentralamt für Steuern ausgestellte USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
• Rechnungsnummer, individuelle Nummer einer jeden Rechnung, die ausgestellt wurde.
• Die erbrachten Leistungen, die in Rechnung gestellt werden.
• Das Datum, beziehungsweise der Zeitraum, an dem diese Leistungen erbracht wurden.
• Das Ausstellungsdatum darf auf keiner Rechnung fehlen.
• Der zu zahlende Rechnungsbetrag und die Auflistung der Posten.
• Minderungen wie Skonti, Rabatte, Gutschriften oder Verrechnungen müssen in der Forderung nachvollziehbar aufgeführt sein.
• Zahlungsbedingungen und Angabe einer Zahlungsfrist.

Enthält die Kundenrechnung keine Umsatzsteuer (USt), weil es sich bei dem Rechnungsaussteller oder der Rechnungsausstellerin um einen davon befreiten Kleinunternehmer oder eine Kleinunternehmerin (gemäß §19 Abs. 1 UStG) handelt, so ist dies mittels eines kurzen Satzes in der Forderung zu vermerken. Dieser Satz darf frei formuliert werden. Eine Steuernummer haben aber auch Kleinunternehmer:innen in jedem Fall.

Schriftliche Rechnungen sind besonders für die Kommunikation zwischen Kund:innen und Lieferant:innen von großer Bedeutung, da diese die Verbindlichkeiten aus Leistungen und Lieferungen darstellen, welche in der Buchhaltung und bei der Verwaltung der Eingangsrechnungen vom jeweiligen Unternehmen festgehalten werden.

Keine Regel ohne Ausnahme. Auch wenn die Steuernummer eine Pflichtangabe auf einer Rechnung darstellt, dürfen Kleinbetragsrechnungen ohne Steuernummer erstellt werden.

Als Kleinbetragsrechnungen gelten Forderungen über geringe Beträge, wenn diese 250 € nicht überschreiten. Die Umsatzsteuer ist in diesen Fällen bereits im Betrag enthalten. Die Rechnungsinhalte können dabei beispielsweise Tank- und Kassenbelege oder Bahntickets betreffen.

Rechnungen dieser Art müssen weniger Angaben als herkömmliche Rechnungen enthalten. Zu den Pflichtangaben zählen:

• Art der erbrachten Leistung
• Name sowie Anschrift des oder der Rechnungsstellenden
• Name des oder der Leistungsempfangenden
• Rechnungsdatum
• Steuerbetrag und Steuersatz, Entgelt und Hinweise auf Steuerbefreiung
• die Steuernummer ist auf Rechnungen für Kleinbeträge keine Pflichtangabe

Die USt-IdNr. kann, wie bereits erwähnt, die Steuernummer auf Rechnungen ersetzen. Ist die rechnungsempfangende Person im Inland, kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche davon auf der Rechnung erscheint.

Wer jedoch als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer:in eine Rechnung an ein Unternehmen ausstellt, das sich im Ausland befindet (siehe auch Auslandsüberweisungen), muss in diesem Fall die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der rechnungsempfangenden Person auf der jeweiligen Forderung angeben: Neben der eigenen muss entsprechend im Zuge des Reverse-Charge-Verfahrens auch die Umsatzsteuer-ID vom Rechnungsempfänger oder der Rechnungsempfängerin noch auf die Rechnung. Dafür benötigt man jedoch eine qualifizierte Bestätigung, die sich jeder bei dem Bundeszentralamt für Steuern telefonisch, per E-Mail, postalisch, per Telefax oder online einholen kann.

Der Grund, warum diese Steuernummer immer häufiger ausgetauscht wird, liegt in der Sicherheit der persönlichen Daten. Denn die Steuernummer dient auch als eine Art von PIN, um telefonische Auskünfte über Steuern zu erhalten. Diese Informationen können dabei sowohl private als auch betriebliche Steuerinformationen enthalten.

Mit der Umsatzsteuer-ID können sensible, private Daten jedoch nicht so leicht abgegriffen werden. Deshalb geben manche Unternehmer bei der Ausstellung der Rechnung lieber die USt-IdNr. an, und nicht die Steuernummer.

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Wer selbstständig ist, kann bei dem zuständigen Finanzamt eine Steuernummer beantragen. Dort haben diese einen Fragebogen auszufüllen und erhalten dann anschließend ihre Steuernummer. Gewerbetreibende haben keine Steuernummer anzufordern. Das Gewerbeamt übermittelt ihrem Finanzamt die betreffende Nummer automatisch. Dort kann diese dann erfragt werden.

Die Steuernummer mit 13 Ziffern wird auch allen steuerpflichtigen, juristischen oder natürlichen Personen zugeteilt. Wer sich von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin die Buchhaltung machen lässt, kann auch diesen damit beauftragen, diese zu besorgen.

Gründer:innen können diese beim Bundeszentralamt für Steuern stellen. Dabei ist die Erstellung kostenlos. Die Umsatzsteuer-IdNr. hat das Format DEXXXXXXXXX (mit neun Ziffern) und ist für alle umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen, Freiberufler:innen oder Unternehmer:innen relevant.

Die Nummer gilt im Inland und auch innerhalb der EU. Sie kennzeichnet das jeweilige Unternehmen und differenziert es von anderen, juristischen Personen, die ebenfalls unternehmerisch tätig sind. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss sie immer auf seine Forderungen schreiben.

Die USt-IdNr. dient auch zur eindeutigen Identifikation des eigenen Unternehmens innerhalb der Europäischen Union. So können ganz einfach Dienstleistungen und Waren grenzüberschreitend ausgetauscht werden. Deshalb muss für Dienstleistungen und Lieferungen ins europäische Ausland die USt-IdNr. auf jeder Rechnung stehen, die ausgestellt wird. Denn beim Exportieren von Waren und Leistungen ins EU-Ausland muss zwar keine USt ausgewiesen werden, es werden jedoch Steuerschuldnerschaften gegenüber der Finanzbehörde auf den Betrieb übertragen, der die Leistungen und Waren empfängt. Dieser muss dann die Umsatzsteuer für die gelieferten Waren an seine eigene Finanzbehörde, zum Steuersatz seines Landes, abführen.

Damit das jeweilige Geschäftsverhältnis auf jeder Rechnung eindeutig geklärt ist, muss die USt-IdNr. beider Betriebe auf jeder Forderung aufgeführt werden. Das erleichtert deren Überprüfung durch die einzelnen Finanzbehörden der jeweiligen Länder, dass das Geschäft auch gemäß, der jeweiligen, steuerlichen AGB abgewickelt wurde.