Sie möchten wissen, ob Excel ein geeignetes Tool ist, um Ihre Rechnungsstellung und -verwaltung zu meistern? Sind Excel-Rechnungen überhaupt GoBD-konform und beim Finanzamt zulässig? Und wie lässt sich das Dokument mit wenigen Klicks in Excel erstellen? Antworten auf diese und weitere Fragen liefert dieser Beitrag.

Die Erstellung einer Ausgangsrechnung in Excel ist grundsätzlich zulässig, sofern Sie die Vorschriften der GoBD einhalten. Das Akronym steht für die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Dabei stellt das Finanzamt folgende Anforderungen:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung,
• Grundsätze der Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.

Ein xls-Format von Excel eignet sich also nicht für den Grundsatz der Unveränderbarkeit, da sich das Dokument jederzeit bearbeiten lässt. Hierfür ist die PDF-Datei besser geeignet. Allerdings ist auch dieses allein nicht ausreichend, da Sie zusätzlich bei der digitalen Archivierung von Ausgangsrechnungen darauf achten müssen, dass Sie einen Datenträger verwenden, der das Verändern des Dokuments nicht mehr möglich macht. Das ist auch in der Abgabenordnung in § 147 Abs. 6 Satz 4 geregelt. Um auf der sicheren Seite zu sein, gibt es deshalb sogenannte Datei-Management-Systeme (DMS), eine Software, die gewährleistet, dass die Speicherung GoBD-konform erfolgt.

Eine korrekte Rechnung, die den GoBD-Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht, muss nicht nur dem Grundsatz der Unveränderbarkeit folgen, sondern auch denen der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung. Deshalb gibt es bestimmte inhaltliche Pflichtangaben auf einer Rechnung, die nicht fehlen dürfen. Dazu gehören:

• Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmens und des/der Leistungsempfänger:in
• Ihre Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsstellung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge, Umfang und Bezeichnung der Waren oder Leistungen
• Datum der Lieferung oder Leistung
• der Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen
• mögliche Rabatte & Skonti
• die Zahlungsfrist (inklusive Angabe eines Datums)

Eine Excel-Rechnung zu erstellen, funktioniert dank der zahlreichen Vorlagen, die Sie kostenlos nutzen können, besonders einfach. Öffnen Sie dafür das Programm und geben Sie oben rechts in die Suchmaske das Stichwort Rechnung ein. Wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht und achten Sie beim Ausfüllen darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.

Um die fertige Rechnung zu speichern und per E-Mail zu versenden, navigieren Sie zum Menüpunkt Datei und wählen Drucken. Es erscheint die Druckansicht. Klicken Sie auf PDF und wählen Sie im Dropdown-Menü Als PDF sichern aus.

Um die Rechnungsstellung noch einfacher, schneller und vor allem rechtssicher zu gestalten, eignet sich eine Rechnungssoftware. Das Tool bietet zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel die automatisierte Erstellung von fortlaufenden Rechnungsnummern.

Diese Funktion lässt sich in Excel nur mit grundlegenden Programmierkenntnissen nutzen. Um die Rechnungsnummer in Excel nicht manuell eingeben zu müssen, werden sogenannte “Makros” erstellt. Dafür kommt der VBA-Editor zum Einsatz. Die Abkürzung steht für “Visual Basic for Applications” und beschreibt eine von Microsoft erstellte Programmiersprache.

Mit einer Rechnungssoftware sparen Sie sich jedoch den Aufwand mit Excel und minimieren zusätzlich das Fehlerrisiko. Denn mit dem kostenlosen Tool von Qonto, das im Geschäftskonto integriert ist, werden beispielsweise auch noch die Kundeninformationen automatisch vorausgefüllt. Ein weiteres Plus ist die Übersichtlichkeit in Ihrer Buchhaltung. Qonto ordnet Rechnungen automatisiert den entsprechenden Transaktionen zu, was den digitalen Abgleich erleichtert. Und selbstverständlich lassen sich die Rechnungen mit Ihrem Logo in einem ansprechenden Design gestalten.

Egal, ob Sie also selbstständig tätig sind oder ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden leiten – eine gute Rechnungsstellungssoftware ist essenziell für eine professionelle und fehlerfreie Buchhaltung. Das Tool spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern schont auch die Nerven bei der nächsten Betriebsprüfung.