Verdienstbescheinigung: Definition & Komplett-Guide

Wer einen Kredit beantragen, eine Wohnung mieten oder ein Haus auf Raten kaufen möchte, benötigt eine Verdienstbescheinigung. Sie dient Dritten gegenüber als Nachweis, dass ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin über ausreichend finanzielle Mittel verfügt, um Raten zu bezahlen oder fällige Mietzahlungen zu begleichen.

Als Unternehmer oder Unternehmerin sind Sie verpflichtet, Ihren Angestellten auf Wunsch eine Verdienstbescheinigung auszustellen.

Die Verdienstbescheinigung dient als konkreter Nachweis über die regelmäßigen Einkünfte eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin über einen bestimmten Zeitraum. Neben dem Arbeitsentgelt enthält die Bescheinigung auch Angaben über Lohnabzüge und Lohnnebenkosten. Der Abrechnungszeitraum bezieht sich in der Regel auf die letzten zwölf Kalendermonate.

Wird auf einer Verdienstbescheinigung als Nachweis bestanden, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, Ihren Angestellten die Bescheinigung auf Wunsch auszustellen.

Unter Umständen sind auch weitere Dokumente wie die letzte Gehaltsabrechnung in Kombination mit dem Arbeitsvertrag, ein Kontoauszug oder der letzte Steuerbescheid ausreichend, um die Höhe des Einkommens nachzuweisen. Bei Selbstständigen, die über keinen Arbeitgeber verfügen, ist es beispielsweise üblich, ihr Einkommen anhand der letzten Steuererklärung statt mit der Verdienstbescheinigung nachzuweisen.

Ämter, die für die Zahlung von Sozialleistungen eine Verdienstbescheinigung verlangen, bieten auf ihren Seiten meist Vorlagen zum Download an. Grundsätzlich kann die Bescheinigung aber auch formlos erfolgen.

Um zu vermeiden, dass rechtlich vorausgesetzten Angaben fehlen, und um Zeit zu sparen, ist es allerdings ratsam, auf geeignete Muster oder Vorlagen für die Verdienstbescheinigung zurückzugreifen. Achten Sie bei der Auswahl einer Vorlage auf ihre Aktualität, damit Sie sichergehen können, alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. 

Vorzugsweise nutzen Sie Vorlagen oder Muster im PDF-Format: Diese lassen sich zum einen am PC ausfüllen, zum anderen kann der Empfänger oder die Empfängerin in der Regel das gängige Dateiformat problemlos öffnen. 

Die Anforderungen, denen die monatliche Gehaltsabrechnung entsprechen muss, sind in § 108 der Gewerbeordnung (Gewo) zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung geregelt. In der Regel werden diese Nachweise maschinell erstellt und tragen keine Unterschrift des Arbeitgebers. Daher sind sie in den Augen Dritte nicht ausreichend beweiskräftig.

Ist es notwendig, Dritten einen Überblick über den Verdienst eines Antragsstellenden zu gewähren, muss die Verdienstbescheinigung mindestens die folgenden, rechtlich vorausgesetzten Informationen enthalten:

Angaben zu geplanten Lohnerhöhungen oder Kürzungen sind nicht zwingend erforderlich, können aber in der Verdienstbescheinigung enthalten sein.

Beim elternunabhängigen BAföG wird auch eine Verdienstbescheinigung des Ehepartners oder der Ehepartnerin verlangt, da dieser Verdienst Auswirkungen auf die Höhe der Zahlung haben kann.

Der Rentenkasse dient die Verdienstbescheinigung dazu, den Rentenanspruch zu berechnen und den entsprechenden Rentenbescheid zu erstellen. Krankenkassen ermitteln auf Basis der Verdienstbescheinigung die Höhe des Anspruchs auf Krankengeld. 

Die Agentur für Arbeit verlangt zur Berechnung der Höhe des Arbeitslosengeldanspruches die sogenannte Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 SGB III. Wer Minijobber:innen beschäftigt, muss für diese nicht nur monatlich die Gehaltsabrechnung erstellen, sondern ist auch verpflichtet, einen Verdienstbescheinigung für einen Minijob über ihr Nebeneinkommen zu erstellen.

Bei Sachgeschäften, beispielsweise bei größeren Anschaffungen wie Unterhaltungselektronik, einem Auto oder Möbeln, bieten Verkäufer:innen häufig die Möglichkeit zur Ratenzahlung. Bevor Händler:innen ein solches Geschäft mit Kunden und Kundinnen eingehen, überprüfen sie zunächst ihre Bonität, um sicherzustellen, dass diese über die Vertragslaufzeit in der Lage sind, die Ratenzahlungen zu leisten.

Neben einer Abfrage bei der Schufa verlangen sie meist auch eine Verdienstbescheinigung. Diese gibt Aufschluss darüber, ob ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin sich in einem befristeten oder in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis befindet. Entsprechend machen auch in- und ausländische Banken und Finanzdienstleister die Vorlage einer Verdienstbescheinigung zur Bedingung, um ein Geschäftskonto ohne Schufa zu eröffnen oder einen Kredit zu beantragen.

Liegt das bescheinigte Einkommen in der Verdienstbescheinigung unter der Höhe des Pfändungsbeitrags oder liegt ein negativer Schufa-Eintrag vor, gelten Antragsstellende als nicht kreditwürdig und erhalten kein Geld von der Bank.

Wer eine Immobilie kaufen möchte, finanziert diese in der Regel über einen Bankkredit. Hier gelten dann entsprechend die Anforderungen an einen positiven Schufa-Eintrag sowie zur Vorlage einer Verdienstbescheinigung. 

Genau wie Händler:innen, Banken- und Finanzdienstleister will auch der Vermieter oder die Vermieterin sicherstellen, dass ein Mieter oder eine Mieterin in der Lage ist, regelmäßige Mietzahlungen zu leisten. Wer also eine Immobilie mieten möchte, muss neben der Selbstauskunft ebenfalls eine Verdienstbescheinigung vorlegen.

Eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung müssen Sie als Arbeitgeber regelmäßig jeden Monat für alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellen, um sie über ihre Bezüge, Steuer- und Sozialversicherungsabgaben zu informieren.

Neben Angaben zur Person setzt sich der Hauptteil der Abrechnung aus folgenden Angaben zusammen:

Der Abrechnungszeitraum bezieht sich immer ausschließlich auf den vergangenen Monat.

Im Gegensatz dazu wird die Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers in der Regel nach dem ersten Monat der Beschäftigung einmalig oder bei Bedarf auf Wunsch des Arbeitnehmenden erstellt. Darüber hinaus sind Sie als Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Verdienstbescheinigung regelmäßig zu erstellen. Ihre Angestellten haben auch nicht das Recht, regelmäßig einen solchen Nachweis von Ihnen zu verlangen. Ausnahme: Es haben sich wesentliche Punkte geändert. In diesem Fall kommen Sie Ihrer Pflicht als Arbeitgeber am besten zeitnah nach.

Übrigens gilt für Lohnabrechnungen und die Verdienstbescheinigung eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Genau wie Geschäftsbriefe und Rechnungen müssen sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.