Rechnungsfreigabe: Das sollten Sie bei der Prüfung beachten

Die korrekte Freigabe von Rechnungen ist ein essenzieller Prozess in jedem Unternehmen, um finanzielle Präzision und Sicherheit zu garantieren. Es geht nicht nur darum, eine Rechnung zu erhalten und zur Zahlung freizugeben, sondern vielmehr um eine sorgfältige Prüfung, die sicherstellt, dass jede Zahlung gerechtfertigt ist.

Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Schritte von der detaillierten Überprüfung der Rechnungsinhalte bis hin zur finalen Genehmigung und erklärt, warum dieser Prozess so relevant für Ihr Unternehmen ist.

Profitieren Sie von smartem Rechnungsmanagement und sparen Sie wertvolle Zeit – mit Qonto.

Rechnungsfreigabe ist der Prozess, bei dem eine eingegangene Rechnung überprüft und anschließend zur Zahlung freigegeben wird. Dieser Vorgang ist ein wesentlicher Bestandteil der Rechnungsverwaltung in Unternehmen.

Dieser Vorgang ist eng mit der Rechnungsprüfung verknüpft, durch die sichergestellt wird, dass alle Angaben korrekt sind und die Leistungen entsprechend der Vereinbarungen erbracht wurden.

Im Rahmen der Rechnungsprüfung wird detailliert kontrolliert, ob die Rechnung den vereinbarten Konditionen entspricht, was Unternehmen in die Lage versetzt, Rechnungen und Belege konform zu behandeln.

Die Rechnungsprüfung spielt eine entscheidende Rolle, um die finanzielle Genauigkeit und Sicherheit eines Unternehmens zu gewährleisten. Sie gewährleistet, dass alle Rechnungen inhaltlich korrekt sind und den tatsächlich erhaltenen Leistungen oder Waren entsprechen sowie GoBD-konform sind.

Dieser Vorgang hilft, Fehler, Unstimmigkeiten oder sogar Betrugsversuche frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Indem Sie Rechnungen sorgfältig prüfen, schützen Sie Ihr Unternehmen vor unnötigen Ausgaben und unterstützen ein effizientes Finanzmanagement.

Eine Rechnungsfreigabe bzw. Rechnungsprüfung ist ein strukturierter Vorgang, bei dem jede eingehende Rechnung sorgfältig geprüft wird, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Dieser Prozess umfasst die Überprüfung der Rechnung auf ihre Richtigkeit, den Abgleich mit dem zugrundeliegenden Auftrag und schließlich die Genehmigung durch eine autorisierte Person.

Ziel ist es, zu garantieren, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt sind und den vereinbarten Bedingungen entsprechen.

Der Prozess der Rechnungsfreigabe sieht wie folgt aus:

1. Prüfung der Rechnung auf ihre Richtigkeit
2. Überprüfung der Übereinstimmung mit dem Auftrag
3. Genehmigung durch eine autorisierte Person

Der erste Schritt im Rahmen der Rechnungsfreigabe ist die Überprüfung der Rechnung auf ihre Richtigkeit. Dies beinhaltet die Kontrolle sämtlicher Rechnungsdetails wie:

• Rechnungsnummer
• Datum
• Namen und Adresse des Lieferanten
• Genaue Auflistung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte
• Einzel- und Gesamtpreise

Es ist entscheidend, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind, um Unstimmigkeiten oder gar betrügerische Absichten frühzeitig zu erkennen. Eine akribische Prüfung zu diesem Zeitpunkt kann zukünftige finanzielle und administrative Probleme verhindern.

Nachdem die Richtigkeit der Rechnung bestätigt wurde, folgt die Überprüfung der Übereinstimmung mit dem ursprünglichen Auftrag. Hierbei wird kontrolliert, ob die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Produkte tatsächlich in der bestellten Menge und Qualität geliefert wurden.

Es ist auch wichtig zu überprüfen, ob die vereinbarten Preise mit den in der Rechnung angegebenen übereinstimmen.

Diese Phase ist entscheidend, um zu gewährleisten, dass die erbrachten Leistungen den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen und keine unberechtigten Forderungen gestellt werden.

Der letzte Schritt in der Rechnungsfreigabe ist die Genehmigung durch eine autorisierte Person. Nachdem die Rechnung auf ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit dem Auftrag überprüft wurde, muss sie von einer dazu befugten Person innerhalb des Unternehmens freigegeben werden. Diese Person trägt die Verantwortung, die finanzielle Transaktion zu autorisieren und somit die Zahlung freizugeben.

Die Genehmigung erfolgt oft durch Unterschrift oder elektronische Rechnungsfreigabe, abhängig von den internen Richtlinien des Unternehmens.

Die Freigabe von Rechnungen darf nur von Personen vorgenommen werden, die innerhalb eines Unternehmens hierfür explizit autorisiert sind. Dies sind in der Regel Mitarbeitende in leitenden Positionen oder in der Finanzabteilung, die aufgrund ihrer Verantwortung und ihres Fachwissens die Kompetenz besitzen, Rechnungen auf ihre Korrektheit zu überprüfen und zu genehmigen.

Die genauen Zuständigkeiten können je nach Unternehmensgröße und -struktur variieren, jedoch ist stets eine klare Regelung der Berechtigungen essenziell, um die finanzielle Integrität zu wahren und eine ordnungsgemäße Abwicklung der Zahlungsprozesse sicherzustellen.

In Deutschland haben Sie laut § 16 VOB/B in der Regel 30 Tage Zeit, eine Rechnung zu prüfen, bevor die Zahlung fällig wird. Diese Frist beginnt mit dem Erhalt der Rechnung und dient dazu, Ihnen ausreichend Zeit für eine sorgfältige Überprüfung zu geben.

Es ist allerdings wichtig, die spezifischen Zahlungsbedingungen zu beachten, die individuell zwischen den Geschäftspartner:innen vereinbart werden können und die Prüfungsfrist dementsprechend verkürzen oder verlängern könnten.

Eine zeitnahe Prüfung ist empfehlenswert, um eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig zu klären und Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.

Die Rechnungsfreigabe digital zu gestalten revolutioniert das Finanzmanagement von Unternehmen, indem sie den Prozess effizienter, sicherer und transparenter gestaltet und es erlaubt, schneller eine Rechnung zur Zahlung freizugeben. Hier sind die Schlüsselvorteile, die Sie erwarten können:

• Zeitersparnis: Digitale Prozesse beschleunigen die Bearbeitung von Rechnungen erheblich. Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Aufgaben und ermöglichen eine schnelle Freigabe.

• Kosteneinsparungen: Durch die Minimierung manueller Tätigkeiten und den Wegfall von Papierkosten können signifikante Einsparungen erzielt werden.

• Verbesserte Genauigkeit: Die automatische Datenübernahme reduziert menschliche Fehler, was die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung verbessert.

• Erhöhte Transparenz: Jeder Schritt im Freigabeprozess wird dokumentiert, was eine nachvollziehbare Historie schafft und Transparenz erhöht.

• Sicherheit: Digitale Systeme bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.

• Umweltfreundlichkeit: Die Reduktion von Papierverbrauch trägt zum Umweltschutz bei und unterstützt nachhaltige Unternehmensführung.