Die Finanzabteilung im Unternehmen: Leitfaden und Trends

In welcher Branche Sie auch tätig sind und unabhängig davon, wie Ihr Geschäftsmodell aussieht - am Thema Finanzen kommt in der Geschäftswelt kaum jemand vorbei. Wenn Sie nicht in der glücklichen Lage sein sollten, eine:n CFO in Ihrem Team zu wissen, bleibt die Finanzverwaltung als Selbständige:r mit großer Wahrscheinlichkeit an Ihnen hängen. 

In einem größeren Unternehmen laufen allerdings alle Zahlungsströme und deren Auswertung normalerweise in der Finanzabteilung zusammen. Unabhängig davon, wie groß diese ist, bleiben die Aufgaben und Verantwortungsbereiche sehr ähnlich.

In der Welt der Finanzen ist die Finanzabteilung also weit mehr als nur ein Ort für Buchhaltung und Bilanzierung. Die Finanzabteilung steht im Zentrum des unternehmerischen Geschehens und trägt maßgeblich zum Wachstum und Erfolg einer Firma bei. Ihr Einfluss hat sich über die Jahre gewandelt, besonders im Zeitalter der Digitalisierung.

In diesem Blogartikel werden wir daher die grundlegenden Aspekte und Trends der Finanzabteilung näher betrachten. Hier können Sie erfahren, wie das Finanzwesen strukturiert ist, welche Rolle es in Unternehmen spielt und welche Trends die Finanzwelt aktuell prägen. Ebenfalls können Sie nachlesen, wie die digitale Transformation die Finanzabteilung beeinflusst und wie Sie sich an die neuen Anforderungen anpassen können.

Wenn Sie sich also mit der finanziellen Seite des Unternehmensalltags auseinandersetzen, z.B. als CFO, Gründer:in, Geschäftsführer:in, Abteilungsleiter:in oder Finanzmitarbeiter:in, bietet Ihnen dieser Artikel wertvolle Einblicke. Unabhängig davon, ob Sie eine Finanzabteilung aufbauen oder bereits etablierte Strukturen weiter optimieren und für die Zukunft vorbereiten möchten.

Die Finanzabteilung eines Unternehmens ist ein zentraler Dreh- und Angelpunkt, der die finanzielle Stabilität gewährleistet. Sie ist verantwortlich für buchhalterische und finanztechnische Aufgaben, die in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) oft von dem/der Finanzleiter:in wahrgenommen wird. 

Große Unternehmen hingegen verteilen diese Verantwortlichkeiten auf spezialisierte Unterabteilungen, zu denen Buchhaltung, Controlling, Treasury, IT und Beschaffung gehören. Die Finanzabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Budgetplanung, Finanzberichterstattung, Cash-Management und der strategischen Entscheidungsfindung, wodurch sie zur Gewährleistung des reibungslosen Betriebs und des Wachstums des Unternehmens beiträgt.

Die Finanzabteilung ist das Herzstück eines Unternehmens - sie lenkt und steuert die finanziellen Aktivitäten. Sie hilft folglich dabei, Geschäftsentscheidungen zu verbessern, indem sie die finanziellen Aspekte von Strategien und Plänen in den operativen Alltag integriert. Das stärkt die strategische Ausrichtung und die Effizienz des Unternehmens, was wiederum zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil führen kann.

In der Ära der Digitalisierung nimmt die Finanzabteilung eine immer wichtigere Rolle ein. Sie hat die Aufgabe, manuelle und sich wiederholende Transaktionen zu digitalisieren, was das Potential zur Verbesserung von Qualität und Effizienz bietet. Sie stellt sicher, dass die digitale Transformation des Unternehmens erfolgreich umgesetzt wird, indem sie vollständige Transparenz über die finanziellen Prozesse bietet.

Darüber hinaus ermöglicht die Finanzabteilung durch das Sammeln und Analysieren von Daten, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Informationen zu treffen. Sie nimmt eine strategische Schlüsselrolle im Unternehmen ein, indem sie es ermöglicht, zukünftige Trends zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren.

Die Abteilung kann diese Rolle jedoch nur effektiv erfüllen, wenn ihre Mitarbeiter:innen über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden kontinuierlich geschult werden, um mit den sich ständig ändernden Anforderungen und Trends Schritt halten zu können.

Wie eingangs bereits erwähnt, kann die Struktur der Finanzabteilung je nach Größe und Art des Unternehmens variieren. Dennoch gibt es einige Kernbereiche, die fast immer vorhanden sind.

An der Spitze der Finanzabteilung steht in der Regel der/die Finanzleiter:in oder CFO (Chief Financial Officer). In dieser Rolle ist man verantwortlich für die gesamte finanzielle Strategie des Unternehmens. Unter dem CFO gibt es verschiedene spezialisierte Bereiche:

• Buchhaltung: Diese Abteilung ist verantwortlich für die tägliche Verwaltung von Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kreditoren, Debitoren und der Finanzberichterstattung. Sie erstellt auch die Jahresabschlüsse. Entdecken Sie hier im Praxis Guide, wie Sie Ihre Buchhaltung automatisieren können.
• Controlling: Der Controlling-Bereich überwacht die finanzielle Leistung des Unternehmens und stellt sicher, dass es seine finanziellen Ziele erreicht. Dies beinhaltet die Budgetplanung und -kontrolle sowie die Durchführung von Kosten-Nutzen-Analysen.
• Treasury: Das Treasury-Team verwaltet die Liquidität des Unternehmens. Es ist verantwortlich für das Cash Management, einschließlich der Verwaltung von Bankbeziehungen, Kreditlinien und Investitionen.
• IT-Finanzsysteme: Diese Abteilung ist für die Verwaltung und Weiterentwicklung der Finanzsysteme und -technologien des Unternehmens verantwortlich. Sie spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation der Finanzprozesse.
• Beschaffung: Die Beschaffung kümmert sich um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen für das Unternehmen. Sie arbeitet eng mit den anderen Teilbereichen zusammen, um die Kosten zu kontrollieren und so wirtschaftlich wie möglich zu arbeiten. Die spezifische Struktur kann sich von Unternehmen zu Unternehmen etwas unterscheiden. In kleineren Unternehmen können einige dieser Rollen zusammengelegt oder auch von der gleichen Person ausgeführt werden.

Die nachfolgenden Trends zeigen, dass die Finanzabteilungen der Unternehmen aufgrund der digitalen Transformation und des technologischen Fortschritts vor großen Herausforderungen stehen. Durch die Anpassung an diese Trends können Sie dennoch sicherstellen, dass Sie den zukünftigen Anforderungen gerecht werden und Ihr Unternehmen erfolgreich in das digitale Zeitalter führen.

Mit dem digitalen Wandel wächst der Bedarf an spezifischen digitalen Kompetenzen in Finanzabteilungen. Fähigkeiten in Bereichen wie z.B. Dateninterpretation, Datenmanipulation, IT-Fulfillment und Anbietermanagement sind zunehmend gefragt. Führungskräfte müssen Strategien entwickeln, um diesen digitalen Anforderungen gerecht zu werden, um ihr Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten und gute Entscheidungen treffen zu können. Der Mangel an digitalen Kompetenzen kann schnell die operative Leistungsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen.

Finanzabteilungen verlagern ihren Fokus zunehmend von der reinen Genauigkeit der Daten hin zu deren Entscheidungsreife. Das bedeutet, dass nicht nur finanzielle, sondern auch nicht-finanzielle Leistungsdaten von Bedeutung sind. Dieser Ansatz erfordert ein Umdenken und eine Anpassung der Finanzführungsprinzipien. Indem analysiert wird, wie finanzielle Informationen und Betriebsdaten zusammenhängen, können Finanzabteilungen den Mehrwert ihrer Daten erhöhen und so ihren ökonomischen Nutzen verbessern.

Mit fortschreitender Technologie werden automatisierte Prozesse in der Finanzabteilung zur Norm. Das umfasst nicht nur Aufgaben wie die Buchhaltung und das Reporting, sondern auch das Ausgabenmanagement und viele weitere Bereiche. Automatisierungen ermöglichen es, menschliche Fehler zu minimieren und wertvolle Arbeitszeit für strategische Aufgaben freizusetzen, die einen höheren Mehrwert bieten.

Durch technologische Fortschritte und Finanztransformationen haben interne Stakeholder zunehmend die Möglichkeit, in Echtzeit auf Self-Service-Daten zuzugreifen. Mit der Hilfe von fortschrittlichen Analysetools und Datenvisualisierungstechnologien kann das Finanzteam schneller und besser handeln und fundierte Entscheidungen treffen. So kann beispielsweise der neueste Finanzbericht in Echtzeit abgerufen werden, ohne dass dafür spezielle technische Kenntnisse erforderlich sind.

Die KI-Revolution hat bereits begonnen und wird in den nächsten Jahren fast alle Aktivitäten im Finanzbereich optimieren oder transformieren. CFOs müssen Strategien entwickeln, um die notwendigen Fähigkeiten für den Einsatz von KI in ihren Teams zu entwickeln oder zu erwerben. Darüber hinaus sollten sie die erforderliche Dateninfrastruktur aufbauen, um KI zu unterstützen. Unternehmen, die KI erfolgreich implementieren, können erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen erzielen und gleichzeitig die Genauigkeit ihrer Prognosen verbessern.

Die Pandemie hat den Trend zu bargeldlosen und digitalen Zahlungen, wie z.B. virtuellen Karten, beschleunigt. Virtuelle Karten sind eine sichere und bequeme Alternative zu herkömmlichen Kreditkarten, die einen Echtzeitzugriff auf Bankkonten von überall und auf jedem Gerät ermöglichen. Sie können Ausgabenlimits festlegen, genehmigte Ausgabenkategorien bestimmen und die Transaktionen in Echtzeit verfolgen. Dies bietet eine größere Kontrolle und Transparenz für das Finanzmanagement. Erfahren Sie hier mehr über die Aufgaben und Ziele des Finanzmanagements.

Weitere Beispiele für ein innovatives Management im Finanzwesen lauten wie folgt:

Digitale Geschäftskonten

Geschäftskonten mit integrierter Buchhaltung

Automatisierte Rechnungsverwaltung

Moderne Ausgabenverwaltung

Digitales Belegmanagement

Kennen Sie schon das Konzept des “Open Bankings”? Entdecken Sie alle Chancen und Vorteile für Ihren Geschäftsalltag.

In der digitalen Transformation spielt die Finanzabteilung dementsprechend eine sehr entscheidende Rolle. Mit ihrer einzigartigen Übersicht über die Unternehmensleistung kann sie den Fortschritt der Digitalisierung leiten und überwachen. Durch den Einsatz digitaler Tools und Technologien kann die Finanzabteilung effizienter arbeiten und präzisere Vorhersagen treffen. 

Die Digitalisierung ermöglicht auch eine bessere Kontrolle der Ausgaben und fördert den strategischen Einfluss der Finanzabteilung auf die Unternehmensplanung. So wird die Finanzabteilung vom reinen Buchhalter zum strategischen Partner im digitalen Wandel.