Selten bleiben Mitarbeitende bis zum Ende ihrer Karriere bei ein und demselben Unternehmen beschäftigt. Und egal, ob sich das Arbeitsverhältnis im Guten oder im Schlechten auflöst, müssen besonders Arbeitgeber danach einigen Pflichten nachkommen. So etwa der Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Arbeitsbescheinigung ist, wann sie ausgestellt werden muss und welche Besonderheiten Sie als Arbeitgeber dabei beachten müssen.
Die Arbeitgeberbescheinigung – oder auch Arbeitsbescheinigung – ist ein Formular der Agentur für Arbeit, dass Arbeitgeber ihren Angestellten nach Beendigung Ihrer Tätigkeit ausstellen müssen, wenn diese Arbeitslosengeld beantragen.
Diese Arbeitsbescheinigung liefert der Agentur für Arbeit die nötige Informationsgrundlage, um über das Recht auf Arbeitslosengeld und dessen Höhe zu entscheiden.
Auf dem Formular selbst muss der Arbeitgeber Angaben zur Art der Tätigkeit machen und dabei auch die folgenden Informationen klar ausweisen:
Für Arbeitgeber gibt es zwei Arten von Formularen, um eine Arbeitsbescheinigung auszustellen: Die Arbeitsbescheinigung nach SGB II § 57 und die nach SGB III § 312.
Je nachdem, welche Leistungen der oder die ehemalige Mitarbeitende bei der Agentur für Arbeit beantragt, kommt entweder die eine oder die andere Art zum Einsatz. Der Inhalt dieser Formulare ist dabei weitgehend identisch.
Dieses Formular der Arbeitsbescheinigung wird genutzt, wenn die ehemaligen Mitarbeitenden einen Antrag auf Arbeitslosengeld 2 (ALG 2) stellen – auch Hartz 4 genannt.
Möchten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hingegen das reguläre Arbeitslosengeld beantragen, kommt die Arbeitsbescheinigung nach SGB III § 312 ins Spiel.
Die Agentur für Arbeit stellt bei der Einsendung der Arbeitsbescheinigung keine speziellen Anforderungen an die Form. So können Arbeitgeber sowohl eine digitale Version online übermitteln als auch den traditionellen Weg in Papierform gehen.
Entscheiden sich Arbeitgeber für die digitale Variante – was ihnen in puncto Effizienz viele Vorteile bietet –, gibt es wiederum zwei Optionen:
Auch wenn sich der Arbeitgeber für die digitale Version entscheidet, erhalten Arbeitnehmende eine Kopie der Arbeitsbescheinigung in Papierform für ihre eigenen Unterlagen.
Bis Ende 2015 bestand die Verpflichtung, dass Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung zeitnah nach Beendigung der Tätigkeit eines oder einer Mitarbeitenden unaufgefordert an die Arbeitsagentur übermitteln müssen.
Aktuell müssen Unternehmen dies nur tun, wenn ehemalige Mitarbeitende oder die Agentur für Arbeit sie expliziert dazu auffordern.
Die bis 2015 geltende Regelung wurde abgeschafft, um allen Beteiligten gegebenenfalls Arbeit zu ersparen. Denn nicht alle Arbeitnehmenden, die ein Unternehmen verlassen, benötigen auch eine Arbeitgeberbescheinigung. Wenn die Person nahtlos von einem Arbeitsverhältnis ins nächste übergeht, wird kein Antrag auf Arbeitslosengeld gestellt und somit ist auch die Notwendigkeit der Bescheinigung durch den Arbeitgeber hinfällig.
Dennoch können Unternehmen auch nachträglich zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung aufgefordert werden, wenn der oder die Ex-Mitarbeitende in Zukunft arbeitslos wird und einen Antrag auf Arbeitslosengeld stellt. Denn das Arbeitsamt betrachtet hierfür alle Tätigkeiten der letzten 12 Monate, nicht nur die zuletzt ausgeübte.
Sollte der Arbeitgeber die Ausstellung der Bescheinigung verweigern – etwa, weil das Arbeitsverhältnis im Schlechten beendet wurde –, kann die Agentur für Arbeit ein Bußgeld von bis zu 2.000 € verhängen (§ 404 SGB III).
Obwohl der Gesetzgeber keine genaue Frist zur Abgabe einer Arbeitsbescheinigung vorgibt, ist es ratsam, dass Arbeitgeber diese zeitnah ausfüllen und an die Arbeitsagentur übermitteln.
Die Agentur selbst setzt jedoch für einen effizienteren Prozess häufig eine grobe Frist von zwei bis vier Wochen.
Sollte ein Fehler in der Arbeitsbescheinigung ausgetreten sein, ist das kein Weltuntergang. Der Arbeitgeber kann die Bescheinigung jederzeit formlos korrigieren, indem er die zuständige Sachbearbeiterin oder den zuständigen Sachbearbeiter beim Arbeitsamt darüber in Kenntnis setzt.
Eine erneute, korrigiere Einsendung des Formulars ist hier nicht notwendig. Gegebenenfalls können sich die Sachbearbeiter:innen aber mit dem Arbeitgeber in Verbindung setzen und zusätzliche Unterlagen anfordern, um die korrekten Angaben zu ermitteln.
Und machen Sie sich keine Sorgen: In der Regel müssen Arbeitgeber bei Fehlern in der Arbeitsbescheinigung keine rechtlichen Konsequenzen befürchten – es sei denn, die falschen Angaben wurden absichtlich und böswillig gemacht.
Da bei der Arbeitsbescheinigung natürlich persönliche und sensible Daten der Angestellten zwischen Arbeitgeber und Arbeitsamt ausgetauscht werden, müssen einige Punkte hinsichtlich des Datenschutzes beachtet werden.
Wenn der Arbeitgeber die Bescheinigung elektronisch übermittelt, darf dies nur über eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung stattfinden – etwa über ein Lohnsteuerprogramm oder die offizielle Ausfüllhilfe, die wir oben erwähnt haben.
Eine Übermittlung oder Korrespondenz in Form einer PDF-Datei per E-Mail ist somit nicht zulässig.
Wenn Sie sich aktuell in der Situation wiederfinden, eine Arbeitsbescheinigung für ehemalige Angestellte ausstellen zu müssen, können Sie online diverse Ausfüllhilfen und Vorlagen finden.
Am besten sind Sie beraten, wenn Sie direkt das Formular der Bundesagentur für Arbeit nutzen. So gewährleisten Sie, dass Sie alle nötigen Angaben tätigen und auch die Form den Vorstellungen der Agentur entspricht.
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