Anzahlungsrechnung: Wie Sie sie leicht erstellen – und warum sie wichtig sind

Eine klassische Rechnung wird erst nach Abschluss eines Auftrags gestellt und bezahlt. Im Gegensatz dazu ist eine Anzahlungsrechnung eine Rechnung, die teilweise bezahlt wird, noch bevor der Auftrag überhaupt begonnen hat – zum Beispiel, um notwendige Waren zu besorgen oder um die eigene Liquidität zu sichern.

Kurz, die Anzahlungsrechnung ist eine Rechnung für einen Vorschuss. Doch was sind die genauen Unterschiede zu einer klassischen Rechnung? Wie erstelle ich sie und – vor allem – wann ist eine Anzahlungsrechnung überhaupt sinnvoll? Wir verraten Ihnen alles Wichtige und klären, wie Sie eine solche Anzahlungsrechnung ganz einfach erstellen können.

Eine Anzahlungsrechnung dokumentiert die Vorauszahlung von Kund:innen auf eine bestellte Ware oder Dienstleistung. Der gezahlte Betrag wird in den meisten Fällen später mit der Gesamtrechnung verrechnet. Dies ist besonders in Branchen von Vorteil, in denen hohe Vorlaufkosten entstehen oder eine langfristige Planung notwendig ist.

• Anzahlung vs. Vorauszahlung: Beide Begriffe werden oft synonym verwendet. Eine Vorauszahlung kann entweder eine vollständige Zahlung oder eine Anzahlung sein. Ist nicht ausdrücklich festgelegt, dass es sich um eine vollständige Zahlung handelt, gilt sie als Anzahlung.

• Anzahlung vs. Gutschrift: Eine Gutschrift bezieht sich auf eine Rückerstattung oder eine zukünftige Anrechnung, während eine Anzahlungsrechnung eine verbindliche Vorauszahlung darstellt.

• Anzahlungsrechnung vs. Abschlagsrechnung: Die Anzahlungsrechnung bezieht sich auf das teilweise Begleichen einer vereinbarten Vergütung, noch bevor der Auftrag begonnen hat. Es handelt sich bei der Anzahlungsrechnung also um einen Vorschuss, wohingegen bei der Abschlagsrechnung eine bereits erbrachte Leistung vom Unternehmen abgerechnet wird.

Die Angaben auf einer Anzahlungsrechnung ähneln denen, die Sie auch auf eine klassische Rechnung schreiben müssen, die meist erst nach Fertigstellung versendet wird.

Konkret sind die folgenden Angaben auf einer Anzahlungsrechnung verpflichtend:

• Name und die Adresse von Auftragnehmer:innen
• Steuernummer (St.-Nr.) bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ([USt-IdNr.)](https://qonto.com/de/blog/business/buchhaltung/ust-id-nummer)
• Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Lieferungen
• Ausstellungsdatum
• Zeitraum, in dem die Leistungen und Lieferungen erbracht wurden
• Zahlungsmodalitäten und Nennung der Zahlungsfrist
• ggf. Minderungen wie Skonti, Rabatte, Gutschriften oder Verrechnungen
• Steuersatz und Endbetrag in Euro

Digital ist besser – dieses Motto gilt vor allem bei der Rechnungsverwaltung. Mit Qonto können Sie Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und versenden, und das geht auch mit Anzahlungsrechnungen. 

Um Fehler zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen, können Sie die Rechnungssoftware von Qonto verwenden, um 100 % vorschriftsmäßige Anzahlungsrechnungen zu erstellen und wertvolle Zeit bei der Verwaltung Ihres Unternehmens zu sparen.

Im Grunde müssen Sie für eine Anzahlungsrechnung eine herkömmliche Rechnung erstellen und diese durch einen einzigen Klick in eine Anzahlungsrechnung umwandeln.

Eine Anzahlungsrechnung erstellen Sie wie eine herkömmliche Rechnung. Sie füllen also nur wichtige Daten wie Rechnungsnummer und Betrag ein, lassen die Rechnung automatisch erstellen, und wählen dann “Anzahlungsrechnung” aus. 

So funktioniert es Schritt für Schritt:

1. Öffnen Sie in Ihrem Qonto Konto den Bereich Angebote und wählen Sie ein genehmigtes Angebot aus. Klicken Sie auf Anzahlungsrechnung erstellen. Alternativ können Sie unter Rechnungen > Kundenrechnungen > Rechnung erstellen den Schalter Dies ist eine Anzahlungsrechnung aktivieren.

2. Geben Sie den Anzahlungsbetrag oder Prozentsatz ein, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional) und überprüfen Sie den berechneten Betrag.

3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen, um die Anzahlungsrechnung sofort zu generieren.

4. Öffnen Sie die Anzahlungsrechnung und erstellen Sie eine Schlussrechnung für den verbleibenden Betrag. Dieser wird automatisch berechnet.

5. Sie finden das Angebot, die Anzahlungs- und Schlussrechnung jederzeit unter den verknüpften Dokumenten in Ihrem Konto.

Eine Anzahlungsrechnung bringt nicht nur buchhalterische Vorteile, sondern hilft Ihnen auch:

• Ihre Liquidität zu sichern, indem Sie frühzeitig Zahlungen erhalten

• Ihre eigenen finanziellen Vorleistungen zu reduzieren und Ihr Budget zu entlasten

Die Anzahlungsrechnung ist für Ihr Unternehmen von strategischem Interesse. Mithilfe dieses Dokuments kann es Mittel zur Deckung der Kosten erhalten, die es zur Erfüllung eines Vertrags aufwenden muss. Die Anzahlungsrechnung deckt also zum Teil die Kosten, die dem Unternehmen für die ordnungsgemäße Abwicklung des Projekts entstehen.

Unbezahlte Rechnungen und verspätete Zahlungen sind eine der Hauptrisiken für die Unternehmensliquidität. Indem Sie eine Anzahlung erhalten, können Sie die finanziellen Risiken besser steuern.

Mit Qonto's Tool für die Rechnungsstellung verfügen Sie über ein umfassendes Tool, mit dem Sie bei der Verwaltung Ihrer Rechnungen wertvolle Zeit sparen können. Sie können insbesondere :

1. Stellen Sie Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks aus und lassen Sie sich schneller bezahlen. 

1. Automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Lieferantenrechnungen. 

1. Verfolgen und planen Sie Ihren gesamten Cashflow mit einem einzigen Tool.

1. Die Rechnungsverwaltung ist ohne Zusatzkosten im Qonto Konto integriert - eines der führenden Europas.