Dauerrechnung: Definition, Inhalt und Beispiele

Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung, die Sie für fortlaufende Dienstleistungen stellen. Wenn Sie als Unternehmer beispielsweise regelmäßig eine Dienstleistung für einen Kunden erbringen - für immer den gleichen Betrag - können Sie eine Dauerrechnung erstellen, um sich das Schreiben einzelner Ausgangsrechnungen zu ersparen.

In diesem Artikel klären wir, wie eine Dauerrechnung aussehen muss, welche Pflichtangaben nicht fehlen dürfen und wie Sie auch mit einer Dauerrechnung den Vorsteuerabzug nutzen können.

Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für Dienstleistungen, die in regelmäßigen Abständen immer wieder in Anspruch genommen werden.

Nehmen wir einmal an: Einer Ihrer Kunden mietet einmal im Monat ein Fahrzeug von Ihrem Unternehmen. Sie könnten jedes Mal eine Einzelrechnung schreiben, haben alternativ aber die Möglichkeit, eine Dauerrechnung zu erstellen, die für den gesamten Leistungszeitraum gilt. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie sparen Zeit, da Sie nur eine einzige Rechnung schreiben müssen.

Einzige Voraussetzung ist, dass die Leistung immer zu den gleichen Bedingungen angeboten wird, also zum Beispiel immer zum gleichen Preis. Ändert sich Ihre Adresse oder erhöht sich der Betrag der Dienstleistung, muss eine neue Dauerrechnung aufgesetzt werden.

Für Dauerrechnungen gibt es seitens des Gesetzgebers keine speziellen gesetzlichen Anforderungen. Eine Dauerrechnung muss daher im Grunde dieselben Vorgaben erfüllen wie eine Einzelrechnung. Das bedeutet: Die Namen und Adressen von Leistungsempfänger und -bringer müssen deutlich erkennbar sein sowie das Datum der Rechnungsstellung, Art der Dienstleistung und Höhe des Betrags.

Anders ausgedrückt, eine Dauerrechnung muss die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Einzelrechnung.

Die folgenden Angaben muss eine Dauerrechnung enthalten:

• Name und vollständige Anschrift des Leistungsbringers
• Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
• Ausstellungsdatum der Dauerrechnung
• Einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Ihre Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-idnr)
• Angaben zur Art und Menge der Dienstleistung oder Lieferung
• Zeitpunkt der Dienstleistung oder Lieferung
• Angaben, wann die Zahlung erfolgen soll
• Rechnungsbetrag inklusive Steuersatz und Steuerbetrag

Wichtig: Eine Rechnung muss immer eine Rechnungsnummer enthalten. Bei einer Dauerrechnung wird diese Rechnungsnummer nur einmal vergeben. Wenn Sie einer Dauerrechnung also beispielsweise die Rechnungsnummer 03_24 geben, dann gilt diese fortlaufend.

Sie müssen eine Dauerrechnung als solche kennzeichnen. Hierfür sind vor allem zwei Schritte entscheidend.

1. Nutzen Sie die Kennzeichnung “Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG”. Schreiben Sie diese Kennzeichnung gut sichtbar auf Ihre Dauerrechnung.

2. Geben Sie außerdem das Gültigkeitsdatum der Dauerrechnung an. Üblicherweise werden Dauerrechnungen über ein Kalenderjahr ausgestellt. In diesem Fall schreiben Sie “Diese Rechnung gilt ab 01. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2024 auf Ihre Dauerrechnung.

Der Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmern, die Umsatzsteuer, die sie für Geschäftsausgaben gezahlt haben, erstatten zu lassen. Konkret wird die bereits gezahlte Umsatzsteuer (die Vorsteuer) von der Umsatzsteuer abgezogen, die Sie von Ihren eigenen Kunden erhalten. Sie müssen nur die Differenz an das Finanzamt zahlen.

Wenn Sie diesen Vorsteuerabzug nutzen möchten, muss aus der Dauerrechnung deutlich hervorgehen, wie hoch der gezahlte Steuerbetrag ausgefallen ist. Außerdem muss der Erstattungsantrag für den Vorsteuerabzug vor Ablauf des Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt eingehen.

In der Regel werden Dauerrechnungen bei Dauerschuldverhältnissen genutzt, also auch bei Miet- oder Pachtverträgen. Der Vorteil ist auch hierbei, dass nicht für jedes Abrechnungsintervall eine gesonderte Rechnung gestellt werden muss. 

Beachten Sie jedoch, dass für jede Änderung im Leistungsverhältnis (also beispielsweise eine Mieterhöhung) eine neue Rechnung gestellt werden muss, wie oben bereits erklärt. Wenn Sie also ein Bürogebäude vermieten und die Bedingungen sich ändern, verliert die alte Dauerrechnung ihre Gültigkeit.

Eine Dauermietrechnung ist eine Dauerrechnung, die Vermieter zusätzlich zum Mietvertrag ausstellen. Eine solche Dauermietrechnung soll es den Mietern erlauben, den oben erläuterten Vorsteuerabzug zu nutzen.

Aber was muss eine Dauermietrechnung genau enthalten? Damit eine Dauermietrechnung in Verbindung mit einem Mietvertrag gilt, müssen folgende Angaben auf der Dauerrechnung stehen:

• Im Kopfbereich der Dauerrechnung müssen sowohl Name als auch Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers stehen.
• Die Rechnung muss deutlich als Dauerrechnung gekennzeichnet sein.
• Die Dauerrechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten
• Die Dauerrechnung muss eindeutig einem Mietvertrag zugewiesen sein - schreiben Sie in den Betreff also beispielsweise die Nummer des Mietvertrags.
• Die zu zahlende Umsatzsteuer sowie der geltende Steuersatz müssen zusätzlich zum monatlichen Mietzins und den Nebenkosten gesondert ausgewiesen werden.