Geschenke für Kunden und Geschäftspartner richtig versteuern

Kleine Geschenke zu Weihnachten festigen die Kundenbindung. Wollen Sie als Unternehmer:in Ihren treuen Kunden und Geschäftspartnerinnen zu Weihnachten eine kleine Freude machen, beachten Sie, dass Weihnachtsgeschenke nur bis zu einer Freigrenze bis 35 Euro steuerlich abzugsfähig sind. Als Arbeitgeber haben Sie natürlich auch Weihnachtsgeschenke für Ihre Mitarbeitenden. Hier gelten allerdings noch mal andere Regelungen für Geschenke.

Jeder freut sich über Geschenke. Damit die Freude auch Bestand hat und nicht durch Forderungen vom Finanzamt getrübt wird, gibt es steuerrechtlich einige Regelungen bei Kundengeschenken zu Weihnachten zu beachten. Grundsätzlich sind Geschenke für Kunden nur dann steuerlich als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Das heißt, Sie dürfen dafür keine Gegenleistung wie einen Auftrag oder besondere Konditionen im Einkauf erwarten. 

Darüber hinaus darf der Wert Ihrer Weihnachtsgeschenke für Kunden je Empfänger:in gemäß § 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) einen Betrag in Höhe von 35 Euro netto pro Wirtschaftsjahr nicht übersteigen. Bei Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit sind, gilt der Bruttobetrag. Liegen der Anschaffungs- oder Herstellungspreis für Ihre Weihnachtsgeschenke für Kunden über dieser Freigrenze, entfällt der Steuerabzug für das Geschenk. Und zwar nicht nur auf den Betrag, der über der steuerlichen Grenze liegt, sondern für den kompletten Wert des Geschenkes.

Geschenke unter zehn Euro gelten als Streuartikel und müssen nicht versteuert werden.

Als angemessene Präsente gelten üblicherweise Blumen, Eintrittskarten zu kulturellen Veranstaltungen, Sachgeschenke wie Bücher, Wein, Präsentkörbe sowie Geldgeschenke. Voraussetzung ist immer, dass Sie keine Gegenleistung für ein Weihnachtsgeschenk von Ihren Kunden und Geschäftspartner:innen erwarten. Zu den Geschenken, die steuerlich nicht abzugsfähig sind, zählen beispielsweise:

Als Schenkender können Sie die Kosten für Weihnachtsgeschenke für Kunden als Betriebsausgabe geltend machen. Die Empfänger:innen von Weihnachtspräsenten müssen diese als zusätzliches Einkommen versteuern. Dabei spielt der Wert des Geschenkes keine Rolle. Das heißt, auch wenn der Wert unter der Freigrenze von 35 Euro liegt, zahlen Ihren Kunden und Geschäftspartner:innen grundsätzlich Steuern auf Ihre Geschenke.

Ab einem Wert von zehn Euro müssen Sie entsprechend den Wert Ihrer Weihnachtsgeschenke für Kunden mitteilen, damit Ihre Kunden diesen in ihrer Einkommensteuererklärung korrekt angeben können. In der Praxis ist dieses Vorgehen allerdings meist unüblich. Um Ihren Kunden und Geschäftspartner:innen keine Umstände zu bereiten, haben Sie mit der Pauschalisierung gemäß § 37b (EStG) die Möglichkeit, die anfallende Einkommensteuer für Ihren Kunden oder ihre Geschäftspartner:innen zu übernehmen. 

Die Versteuerung erfolgt dann pauschal mit 30 Prozent plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf den Bruttobetrag für ein Geschenk. Sie sind verpflichtet, die Beschenkten darauf hinzuweisen, dass Sie das Geschenk bereits pauschal versteuert haben. Diese Information befreit die Beschenkten von der Pflicht, ein Geschenk selbst zu versteuern und dient gleichzeitig als Nachweis.

Steuerrechtlich ist die Übernahme der Pauschalsteuer ebenfalls als Geschenk anzusehen und müsste entsprechend bei der Freigrenze von 35 Euro berücksichtigt werden. Sie machen Ihren Kunden oder Geschäftspartner:innen damit quasi ein Weihnachtsgeschenk und schenken ihnen gleichzeitig die Steuer. Bei der Prüfung berücksichtigt das Finanzamt zur Vereinfachung in der Regel aber ausschließlich den Wert des Weihnachtsgeschenkes. Die Steuer wird in der Praxis nicht berücksichtigt.

Bei Weihnachtsgeschenken für Kunden, deren Wert über 10.000 Euro liegt, oder bei Empfänger:innen, die im Jahr Geschenke im Wert von über 10.000 Euro erhalten, ist die pauschalisierte Versteuerung nicht anwendbar. Geschenke unter 10 Euro gelten als Streuartikel und müssen nicht pauschal versteuert werden. Kleine Weihnachtsgeschenke an ausländische Kunden und Geschäftspartner:innen werden ebenfalls nicht pauschal besteuert, da die Empfänger:innen für die Präsente in Deutschland keine Steuern entrichten müssen.

Um Weihnachtsgeschenke für Geschäftskunden und Geschäftspartner:innen von der Steuer abzusetzen, vermerken Sie die Ausgaben in Ihrer Buchhaltung auf einem Sonderkonto getrennt von Ihren sonstigen Betriebsausgaben. Viele Buchhaltungsprogramme bieten entsprechende Konten für Geschenke, die abzugsfähig sind, und Geschenke, die nicht abzugsfähig sind, an. Die Buchung einer möglichen Pauschalsteuer erfolgt idealerweise ebenfalls auf einem eigenen Konto. Wer gegen die getrennte Aufzeichnung verstößt, ist nicht berechtigt, Geschenke als Betriebsausgabe steuerlich abzusetzen.

Bei der Buchung geben Sie auf jeden Fall den Namen des/der Beschenkten an. Darüber hinaus notieren Sie sich die Art des Geschenkes und den Anlass. Bekommen alle Kunden und Geschäftspartner:innen das gleiche Geschenk, können Sie diese in einer Sammelbuchung angeben. Voraussetzung dafür ist, dass aus den Buchungsbelegen eindeutig hervorgeht, wer die Empfänger:innen sind.

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Wer etwas verschenkt, darf laut Gesetz keine Gegenleistung dafür erwarten. Nicht gesetzlich geregelt ist, ab welchem Wert Weihnachtsgeschenke für Kunden oder Geschäftspartner:innen als versuchte Korruption gewertet werden kann. Hier kommt es darauf an, Fingerspitzengefühl sowohl bei den Empfänger:innen als auch beim Wert des Geschenkes zu beweisen. Informieren Sie sich vorab über geltende Compliance-Regeln in den Unternehmen, die Sie zu Weihnachten mit einem Geschenk bedenken möchten. So können Sie von vornherein ausschließen, Kunden und Geschäftspartner:innen in Verlegenheit zu bringen oder selbst in Verdacht zu geraten, sie bestechen zu wollen.

Grundsätzlich gilt, Weihnachtsgeschenke für Kunden immer an die offizielle Firmenadresse zu schicken und niemals an die Privatadresse eines Geschäftskontakts.

Ihre Angestellten sind Ihr wertvollstes Kapital. Entsprechend bedanken Sie sich am Ende eines Geschäftsjahres nicht nur bei Ihren Kunden und Geschäftspartner:innen, sondern haben auch ein kleines Weihnachtsgeschenk für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Unabhängig vom Wert des Geschenkes können Sie Sachzuwendungen für Ihre Angestellten immer als Betriebsausgaben abziehen. Für Ihre Mitarbeiter:innen ist das Weihnachtsgeschenk allerdings nur dann steuerfrei, wenn der Wert den Freibetrag von 44 Euro im Monat nicht übersteigt. Darüber hinaus gilt Ihr Geschenk als geldwerter Vorteil und muss von Ihren Angestellten versteuert werden.