Spesenverwaltung mit Qonto – einfach digital

Unter Spesen fallen alle Kosten, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen. Demnach muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden, wenn Beschäftigte den vertraglich bestimmten Arbeitsplatz verlassen, um ihre Tätigkeit auswärts auszuüben, und dabei beispielsweise für Verpflegung oder Unterkunft zahlen.

Auswärtstätigkeiten können zum Beispiel Treffen mit Kundinnen und Kunden oder Lieferantinnen und Lieferanten, die Teilnahme an Seminaren und Fortbildungen oder Fahrten zur Materialbesorgung sein. Wie Mitarbeitende zum Zielort der Dienstreise kommen, ist für die Erstattung der Reisekosten unerheblich.

Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten – all diese Kosten sind steuerlich absetzbar, wenn der oder die Beschäftigte sie selbst getragen hat.

Reisekosten, die vom Unternehmen erstattet wurden, werden abgezogen oder in der Steuererklärung aufgeführt. Sollten einer oder mehrere dieser Posten im Steuerbescheid nicht berücksichtigt worden sein, können Sie beim Finanzamt Einspruch einlegen.

Wichtig ist in jedem Fall, Ihre Reisekosten und Dienstausgaben lückenlos zu belegen. Digitales Belegmanagement kann dabei helfen, dass Belege nicht so einfach verloren gehen, ordnungsgemäß gespeichert und mühelos abgerufen werden können.

Qonto richtet sich als digitale Finanzlösung gezielt an Unternehmen und ist auf ihre Bedürfnisse ausgerichtet.

Daher ist Qonto nicht nur ein Tool zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, sondern eine Komplettlösung zur Steuerung Ihres Unternehmens.

Zusätzlich zu einem Geschäftskonto profitieren Sie von einer integrierten Software zur Spesenverwaltung.

Hinzu treten innovative Funktionen, die Ihnen Spesenverwaltung und Ausgabenmanagement erleichtern, wie z. B.:

• Digitalisierung Ihrer Rechnungen und Quittungen,
• digitales Belegmanagement,
• automatische Erkennung der Mehrwertsteuer,
• Kategorisierung von Ausgaben,
• Export Ihrer Transaktionen, um die Vorbereitung Ihrer Buchhaltung zu vereinfachen,
• Buchhaltungsintegrationen mit automatisierter Übertragung von Daten und Anhängen,
• Verfolgung der Ausgaben via App und, auf Wunsch, via Push-Nachrichten sowie
• Finanzreporting und Dashboards, um Ihre Aktivitäten zu verfolgen.
  

Außerdem können Sie verschiedene Mitarbeiterkarten ausgeben. Auf diese Weise geben Sie Ihren Teams mehr Freiheit und behalten gleichzeitig die Kontrolle über die Ausgaben.

Dazu gehören:

• Physische Mastercard Karten,
• virtuelle Mastercard Karten
• Instant Cards und
• Tankkarten.

Die Aufwendungen für Zug-, Flug- oder Autoreisen können als Reisekosten geltend gemacht werden, wenn sie mit entsprechenden Belegen gerechtfertigt werden können. So kann nachgewiesen werden, dass die Auswärtstätigkeit berufswegen angetreten wurde.

Beispiele für Belege:

✓ Fahrtenbuch

✓ Flug- oder Bahntickets

✓ Rechnungen von Restaurants und Hotels

✓ Tankquittung

Falls Belege nicht ausgestellt worden oder abhanden gekommen sind, kann und sollte zeitnah ein Eigenbeleg über die entsprechenden Ausgaben erstellt werden.

💡 Gut zu wissen: Müssen Sie zu einer Zweigstelle Ihrer Firma fahren, können Sie die  Fahrtkosten geltend machen, wenn die Strecke zur Niederlassung länger als Ihr normaler Arbeitsweg ist. 

An der Spesenabrechnung sind ebenso wie beim Ausgabenmanagement viele Mitglieder Ihres Teams beteiligt.

Zunächst muss der bzw. die Mitarbeitende während oder nach jeder Rückkehr von einer Dienstreise eine Spesenabrechnung ausfüllen. Dieser Schritt ist notwendig, damit die vorgestreckten Kosten für die Geschäftsreisen erstattet werden.

Anschließend muss der bzw. die Manager:in die Quittungen und Beträge prüfen, um sicherzustellen, dass die von den Mitarbeitenden geltend gemachten Ausgaben tatsächlich Geschäftsausgaben sind und den Richtlinien des Unternehmens entsprechen.

Dann überprüft die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens, ob alle Belege an die Spesenabrechnung angehängt sind, bevor sie die Erstattungen vorbereitet. Ist dies nicht der Fall, muss sie Anfragen an ihre Kolleg:innen schicken, um sie zu erhalten.

Denn die Vorschriften sind streng und Arbeitgeber:innen riskieren Sanktionen, wenn sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt nicht über die Belege verfügen.

Die Freigabe der Erstattungen an die Mitarbeitenden durch die Führungskraft ist der letzte Schritt bei den Spesenabrechnungen. Sie erfolgt in der Regel zur gleichen Zeit wie die Gehaltsabrechnung.

Ein digitales Tool zur Spesenverwaltung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Selbstständige.

Zunächst ersparen Sie sich Papierberge und Platzprobleme, die mit der Aufbewahrung der Unterlagen und Belege einhergehen. Stattdessen erfassen Sie alle Belege digital – und archivieren sie anschließend GoBD-konform, wie es beim Belegmanagement mit Qonto der Fall ist.

Des Weiteren werden die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden sowie die dazugehörigen Belege zentral an einem Ort gespeichert. Dadurch wird auch die Fehleranfälligkeit reduziert, da manuelle Eingaben und Übertragungen entfallen. Außerdem können Sie sie leichter aufrufen und filtern.

Ein weiterer Vorteil ist die Zeitersparnis – sowohl für Mitarbeitende als auch für Manager:innen – da die Abrechnungen deutlich schneller und einfacher erstellt werden können. Sie brauchen nicht erst manuell Daten übertragen, Abrechnungstabellen erstellen oder zum Schluss separat Überweisungen tätigen.

Zudem behalten Sie jederzeit einen klaren Überblick über die Spesen Ihrer Mitarbeitenden. Bei Qonto können Sie darüber hinaus Anfragen auf Rückerstattung Ihrer Teammitglieder mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.

Schließlich profitieren auch die Mitarbeitenden von einem digitalen Tool zur Spesenverwaltung. Sie können ihre Spesenabrechnungen einfach und schnell einreichen – sogar schon unterwegs. Dank der einfachen Beantragung via einer Plattform und – im Falle von Qonto – dank SEPA-Echtzeitüberweisungen erhalten sie zudem ihr Geld schneller.

In Deutschland gelten laut Steuerrecht alle jene Aufwendungen als Reisekosten, die bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstehen.

Reisekosten werden dabei in vier Typen unterschieden:

✓ Transport bzw. Fahrtkosten

✓ Verpflegungsmehraufwand (Spesen)

✓ Übernachtungskosten

✓ Reisenebenkosten.

Wie wird die Auswärtstätigkeit definiert? Der Gesetzgeber klärt die Frage mit den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“, also dem Ort, an dem Arbeitnehmer:innen den Großteil ihrer Tätigkeit ausüben.

Damit Ihr Arbeitsplatz als erste Tätigkeitsstätte gilt, müssen Sie mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche bzw. ein Drittel der Arbeitszeit vor Ort präsent sein. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Beschäftigte zeitweise außerhalb ihrer Wohnung sowie ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich aktiv sind.

Die entstandenen Reisekosten sind immer dann als Werbungskosten absetzbar, wenn sie im Rahmen einer dienstlichen Auswärtstätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit angefallen sind.

Ob kleines oder großes Unternehmen: Gewisse Regeln und Abläufe müssen eingehalten werden, damit Reisekosten schnell und korrekt abgerechnet werden können.

Eine lückenlose Belegung der Reisekosten kommt jedem Unternehmen zugute, da es andernfalls mit Nachfragen vom und Nachzahlungen ans Finanzamt rechnen muss. Wichtig ist ebenfalls, ab dem ersten Reisetag Reisekosten richtig abzurechnen.