Reisekosten sind ein Thema für viele deutsche Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ob kleines oder großes Unternehmen: Gewisse Regeln und Abläufe müssen eingehalten werden, damit Reisekosten schnell und korrekt abgerechnet werden können.
Eine lückenlose Belegung der Reisekosten kommt jedem Unternehmen zugute, da es andernfalls mit Nachfragen vom und Nachzahlungen ans Finanzamt rechnen muss
In Deutschland gelten laut Steuerrecht alle jene Aufwendungen als Reisekosten, die bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstehen. Reisekosten werden dabei in vier Typen unterschieden:
✓ Transport- bzw. Fahrtkosten
✓ Verpflegungsmehraufwand (Spesen)
✓ Übernachtungskosten
✓ Reisenebenkosten
Doch wie wird die Auswärtstätigkeit definiert? Der Gesetzgeber klärt die Frage mit den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“, also dem Ort, an dem der Arbeitnehmer den Großteil seiner Tätigkeit ausübt.
Damit ein Arbeitsplatz als erste Tätigkeitsstätte gilt, muss der Arbeitnehmer mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche bzw. ein Drittel der Arbeitszeit vor Ort präsent sein. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Beschäftigte zeitweise außerhalb ihrer Wohnung sowie ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich aktiv sind.
Die entstandenen Reisekosten sind immer dann als Werbungskosten absetzbar, wenn sie im Rahmen einer dienstlichen Auswärtstätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit angefallen sind.