So leicht geht Spesenverwaltung!

Was sind Reisekosten?

In Deutschland gelten laut Steuerrecht alle jene Aufwendungen als Reisekosten, die bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstehen. Reisekosten werden dabei in vier Typen unterschieden: 

• Transport- bzw. Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand (Spesen)
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Doch wie wird die Auswärtstätigkeit definiert? Der Gesetzgeber klärt die Frage mit den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“, also dem Ort, an dem der Arbeitnehmer den Großteil seiner Tätigkeit ausübt. Damit ein Arbeitsplatz als erste Tätigkeitsstätte gilt, muss der Arbeitnehmer mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche bzw. ein Drittel der Arbeitszeit vor Ort präsent sein. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Beschäftigte zeitweise außerhalb ihrer Wohnung sowie ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich aktiv sind. Die entstandenen Reisekosten sind immer dann als Werbungskosten absetzbar, wenn sie im Rahmen einer dienstlichen Auswärtstätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit angefallen sind.

Wann muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?

Unter Reisekosten fallen alle Kosten, die bei einer beruflich veranlassten Reise anfallen. Demnach muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden, wenn Beschäftigte den vertraglich bestimmten Arbeitsplatz verlassen, um ihre Tätigkeit auswärts auszuüben. Auswärtstätigkeiten können zum Beispiel Treffen mit Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Seminaren und Fortbildungen oder Fahrten zur Materialbesorgung sein.

Wie der Mitarbeiter zum Zielort der Dienstreise kommt, ist für die Erstattung der Reisekosten unerheblich. Die Aufwendungen für Zug-, Flug- oder Autoreisen können als Reisekosten geltend gemacht werden, wenn sie mit entsprechenden Belegen gerechtfertigt werden können. So kann belegt werden, dass die Auswärtstätigkeit berufswegen angetreten wurde. Beispiele für Belege: 

• Fahrtenbuch
• Flug- oder Bahntickets
• Rechnungen von Restaurants und Hotels
• Tankquittung

Falls Belege nicht ausgestellt worden oder abhanden gekommen sind, kann und sollte zeitnah ein Eigenbeleg über die entsprechenden Ausgaben erstellt werden.

Gut zu wissen: Müssen Sie zu einer Zweigstelle Ihrer Firma fahren, können Sie die  Fahrtkosten geltend machen, wenn die Strecke zur Niederlassung länger als Ihr normaler Arbeitsweg ist. 

Fahrtkosten

Sind Sie dienstlich mit Privatfahrzeug unterwegs, können Sie eine Pauschale für jeden gefahrenen Kilometer geltend machen: 

• Pkw: 30 Cent 

• Motorrad oder Motorroller: 20 Cent

• Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent

• Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem Fahrrad sind nicht vorgesehen

Übersteigen Ihre Kosten mit dem privaten Auto nachweislich 30 Cent pro Kilometer, können Sie entsprechend höhere Kilometerkosten angeben. Errechnen Sie einfach die Gesamtkosten pro Jahr für Ihren Pkw, um dann den Beitrag zu ermitteln, der dem Anteil der Dienstfahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Über das ganze Jahr hinweg müssen Sie alle Zahlungsbelege für das Fahrzeug aufbewahren. Um Fahrtkosten geltend machen können, müssen Sie außerdem ein Fahrtenbuch führen.

Manche Firmen geben zudem Tankgutscheine bei erhöhten Fahrtkosten an ihre Mitarbeiter aus.

Bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln (zum Beispiel Bus oder Taxi) belegen Sie Ihre Fahrtkosten mit Einzelbelegen. Diese Aufwendungen können steuerlich komplett abgesetzt werden.  

Gut zu wissen: Für Fahrten mit Ihrem Dienst- oder Firmenwagen (oder im Fall einer steuerfreien Sammelbeförderung) können Sie grundsätzlich keinen Abzug für Werbungskosten erhalten.

Verpflegungsmehraufwand

Auf Reisen fallen Ihnen in der Regel mehr Kosten für Essen und Trinken an als zu Hause. Diese Tatsache bildet der sogenannte Verpflegungsmehraufwand ab, der steuerlich absetzbar ist. Ab einer Auswärtstätigkeit von 8 Stunden erhalten Arbeitnehmer eine Reisekostenpauschale. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden tritt die ‘kleine’ Pauschale in Kraft. Seit dem 1. Januar 2020 beträgt diese 14 Euro für das Inland. Diese greift auch für die An- und Abreisetage einer Dienstreise. Bei einer Abwesenheit ab 24 Stunden gilt die ‘große’ Pauschale, die 28 Euro beträgt. Diese Pauschalen gelten seit Januar 2020 übrigens auch für Berufskraftfahrer.

Diese Spesensätze erstatten Arbeitgeber steuerfrei und sozialversicherungsfrei. 

Gut zu wissen: Auch Geschäftsessen können Arbeitgeber bei entsprechendem Anlass mit bis zu 70 % der Kosten von der Steuer absetzen.

Geht die Dienstreise ins Ausland, so gelten je nach Land unterschiedliche Pauschalen (Auslandstagegelder). Die Höhe dieser Spesensätze passt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr an die jeweilige Preisentwicklung in den Ländern an. 

Übernachtungskosten

Als steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten gelten die realen Aufwendungen, die ein Arbeitnehmer für die Unterkunft, etwa in einem Hotel, zu tragen hat. Mahlzeiten wie Frühstück oder Abendessen gehören jedoch nicht dazu. Die Übernachtungskosten müssen mit Einzelnachweisen belegt werden, damit Sie vom Finanzamt als Werbungskosten anerkannt werden. Umfasst Ihre Hotelrechnung auch den Preis für Mahlzeiten (z. B. Frühstück), müssen Sie den jeweiligen Betrag von den Übernachtungskosten abziehen. 

Reisenebenkosten

Berufliche Inlands- und Auslandsreisen können mit weiteren Ausgaben einhergehen, die ebenfalls in der Steuererklärung aufgeführt werden können. Beispiele dafür sind der Transport und die Aufbewahrung von Gepäckstücken, Gebühren für Maut und Parkplatz sowie Telefonate und Korrespondenz mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern. Auch Reisegepäckversicherungen und Wertverluste (etwa im Fall eines Gepäckdiebstahls). Bei Qonto ist eine solche Versicherung in Ihrer Firmenkarte bereits inklusive – Sie können gelassen auf Dienstreise gehen und sind geschützt vor allen unerwarteten Ereignissen im Geschäftsalltag.