Angebot erstellen: So schreiben Sie Angebote richtig

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine innovative Geschäftsidee, einzigartige Produkte oder Dienstleistungen, die ihresgleichen suchen. Doch ohne zahlende Kundschaft bleibt dieses Potenzial natürlich ungenutzt. Oftmals ist die attraktive Angebotserstellung hierbei ein kritischer Punkt, der den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg machen kann.

Aber keine Sorge: Wir navigieren Sie durch diesen Prozess! Denn ein Angebot zu erstellen, ist nicht nur eine formelle Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, sich von der Konkurrenz abzuheben. Ein gut strukturiertes Angebot kann am Ende der entscheidende Faktor sein, um das Interesse potenzieller Kund:innen in einen tatsächlichen Auftrag umzuwandeln. Daher zeigen wir Ihnen, wie Sie in einfachen Schritten professionelle und maßgeschneiderte Angebote erstellen, die nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch Ihre potenziellen Kund:innen begeistern.

Ein professionell erstelltes Angebot ist oft der erste entscheidende Schritt zu einer erfolgreichen Kundenbeziehung. Um ein rechtssicheres und überzeugendes Angebot zu erstellen, sollten Sie folgende sieben Schritte beachten:

Der erste Eindruck zählt. Begeistern Sie potenzielle Kund:innen mit Ihrem einzigartigen Produkt oder Ihrer Dienstleistung. Zeigen Sie auf, was Sie besonders macht und warum eine Zusammenarbeit lohnenswert ist.

Vor der Erstellung des Angebots ist es entscheidend, alle nötigen Details zu klären. Dazu gehören der genaue Umfang der Leistung, etwaige Sonderwünsche der Kund:innen und der Zeitrahmen. Dieser Schritt hilft, Missverständnisse zu vermeiden und zeigt Ihrer Kundschaft, dass Sie ihre Bedürfnisse ernst nehmen.

Zunächst spielt die Kalkulation eine zentrale Rolle, da sie sicherstellt, dass alle Kosten und potenziellen Gewinnmargen genau berechnet werden, um ein faires und wettbewerbsfähiges Angebot zu erstellen. Ein schriftliches Angebot bietet Rechtssicherheit und Professionalität. Achten Sie darauf, alle vereinbarten Details klar und verständlich zu formulieren und beziehen Sie alle relevanten Informationen ein, wie Leistungsumfang, Preis und eventuelle Nebenbedingungen.

Senden Sie das Angebot zeitnah und auf dem von den Kund:innen bevorzugten Weg, sei es per E-Mail, Fax oder Post. Dies zeigt Ihre Zuverlässigkeit und Kundenorientierung.

Erkundigen Sie sich nach einiger Zeit, ob das Angebot angekommen ist und ob es Rückfragen gibt. Dies unterstreicht Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit.

Sobald das Angebot angenommen wurde, gehen Sie zum nächsten Schritt über: Erstellen Sie einen Kaufvertrag oder beginnen Sie mit der vereinbarten Leistung. Dabei kommt die Fakturierung ins Spiel, bei der es um die Ausstellung der Rechnung mit allen relevanten Details wie Leistungsbeschreibung, Preisen und Zahlungsbedingungen geht. Hierbei kann auch die Option der Ratenzahlung in Betracht gezogen werden, um der Kundschaft mehr Flexibilität bei der Bezahlung zu bieten, was besonders bei höherpreisigen Produkten oder Dienstleistungen attraktiv sein kann.

Tipp: Falls es zu einer Absage kommt, nutzen Sie die Gelegenheit, konstruktives Feedback einzuholen. Dies hilft Ihnen, Ihr Angebot in Zukunft zu verbessern.

Behalten Sie Ihre Buchhaltung im Blick. Von der Rechnungsstellung bis zu eventuellen Mahnungen – ein gut organisiertes Nachverfolgen ist entscheidend für Ihren geschäftlichen Erfolg.

In diesem Kontext spielt die Verwaltung von Lieferantenrechnungen ebenfalls eine wichtige Rolle. Eine Lieferantenrechnung dokumentiert die Kosten für Waren und Dienstleistungen, die von Ihren Lieferanten bezogen wurden. Es ist wichtig, diese Rechnungen sorgfältig zu prüfen und zu verbuchen, um eine genaue Übersicht über Ihre Ausgaben zu behalten.

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Das Erstellen eines Angebots ist eine wichtige Aufgabe, die jedoch auch Zeit und Ressourcen beansprucht. Daher ist es entscheidend, zu wissen, wann ein ausführliches Angebotsschreiben überhaupt notwendig ist und wann einfachere Formen der Angebotskommunikation ausreichen. Hier ein Überblick:

• Kleinaufträge und Bestandskunden: Bei kleineren Aufträgen oder wenn Sie es mit langjährigen, vertrauenswürdigen Kund:innen zu tun haben, kann oft eine kurze, formlose E-Mail oder ein telefonisches Angebot ausreichend sein. Obwohl diese Angebote weniger formell sind, sind sie dennoch rechtlich bindend. Der Vorteil: Sie sparen Zeit und können sich auf eine bereits etablierte, vertrauensvolle Beziehung stützen.
• Großaufträge – Schriftlichkeit als Absicherung: Anders verhält es sich bei größeren, potenziell lukrativen Aufträgen. Hier ist ein schriftliches Angebot nicht nur aus Beweisgründen empfehlenswert, sondern auch, um Missverständnisse zu vermeiden und eine klare Kommunikationsgrundlage zu schaffen. Ein sorgfältig formuliertes Angebotsschreiben dient nämlich der Absicherung beider Parteien. Es ermöglicht eine exakte Darstellung des Leistungsumfangs und der Konditionen, was zur Vermeidung von Unklarheiten und Konflikten beiträgt.
• Branchenspezifische Besonderheiten: Ob und in welcher Form ein Angebotsschreiben notwendig ist, kann auch branchenspezifisch variieren. Im Handwerksbereich sind detaillierte Angebotsschreiben etwa üblich und oft erwartet, während in anderen Berufsfeldern, wie bei freiberuflichen Rechtsanwält:innen, die Abrechnung häufig nach Stundensätzen erfolgt und somit ein ausführliches Angebot möglicherweise nicht erforderlich ist.

Für Selbstständige und Unternehmer:innen ist ein rechtssicheres und vollständiges Angebot das Fundament einer jeden Geschäftsbeziehung. Um sicherzustellen, dass Ihr Angebot auch alle notwendigen Informationen enthält, haben wir eine Liste der Bestandteile zusammengestellt, die im Angebot nicht fehlen dürfen:

• Firmenanschrift und Kontaktinformationen: Ein professioneller Briefkopf mit Ihrem Firmennamen, der Adresse sowie optionaler Telefonnummer und E-Mail-Adresse ist unerlässlich. Dies erleichtert nicht nur die Kontaktaufnahme, sondern unterstreicht auch Ihre Professionalität.
• Angebotsdatum und Empfängerangaben: Das Datum gibt Auskunft über die Gültigkeit des Angebots. Die explizite Nennung des Kundennamens und der Anschrift schafft eine persönliche Verbindung und zeigt Wertschätzung.
• Betreffzeile: Eine klare Betreffzeile, die das Wort „Angebot“ enthält, sorgt für sofortige Klarheit und Orientierung.
• Angebotsnummer und persönliche Ansprache: Beginnen Sie mit einer eindeutigen Angebotsnummer, vergleichbar mit einer Rechnungsnummer. Nutzen Sie zudem eine direkte, persönliche Ansprache statt allgemeiner Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“.
• Detaillierte Leistungsbeschreibung: Eine genaue Beschreibung der angebotenen Waren oder Dienstleistungen ist essenziell. Sie vermeidet Missverständnisse und legt die Basis für eine transparente Geschäftsbeziehung.
• Preisaufstellung: Listen Sie den Preis Ihrer Leistungen oder Waren detailliert auf. Dazu gehören der Nettopreis, die Umsatzsteuer und der Bruttopreis. Bei Kleinunternehmer:innen sollte auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden.
• Zusatzkosten, Rabatte und Zahlungsbedingungen: Eventuelle Zusatzkosten, gewährte Rabatte sowie die akzeptierten Zahlungsmethoden sollten klar und unmissverständlich kommuniziert werden. Gleiches gilt für die Zahlungsfristen.
• Liefer- und Gültigkeitsbedingungen: Informieren Sie über Lieferbedingungen, Verpackung und den Liefertermin. Außerdem ist es wichtig, die Gültigkeitsdauer des Angebots anzugeben, um rechtlich nicht unbefristet gebunden zu sein.
• Hinweis auf AGB und Freizeichnungsklauseln: Ein Verweis auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Verwendung von Freizeichnungsklauseln für unverbindliche Angebote sind ebenso wichtige rechtliche Aspekte.
• Abschluss und Grußformel: Beenden Sie das Angebot mit einer freundlichen Grußformel und der Bereitschaft, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

Ein hervorragendes Angebot zu erstellen, bedeutet weit mehr als nur die Erfüllung der oben genannten gesetzlichen Pflichtangaben. Es geht darum, sich von der Konkurrenz abzuheben und eine Verbindung zu potenziellen Kund:innen aufzubauen. Hier sind einige Schlüsselelemente, die ein gutes Angebot auszeichnen:

• Persönliche und zielgerichtete Kommunikation: Ein individueller und gut durchdachter Angebotstext macht den Unterschied. Sprechen Sie die Bedürfnisse und Interessen Ihrer potenziellen Kund:innen direkt an.
• Klarheit und Verständlichkeit: Ein Angebot muss klar und leicht verständlich sein. Vermeiden Sie Fachjargon und komplexe Formulierungen. Eine strukturierte Darstellung mit deutlich hervorgehobenen Schlüsselinformationen erleichtert das Verständnis und wirkt professionell.
• Tonalität Ihres Angebots: Diese sollte positiv, freundlich und gleichzeitig verbindlich und professionell sein. Vermeiden Sie Formulierungen, die den Eindruck erwecken könnten, Sie seien auf den Auftrag angewiesen. Ziel ist es, dem oder der Kund:in das Gefühl zu geben, dass Sie den Auftrag gerne und kompetent ausführen möchten.
• Schnelle und flexible Reaktion: Zeigen Sie, dass Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen eingehen können, indem Sie schnell auf Anfragen reagieren und Flexibilität in der Angebotsgestaltung beweisen. Dies vermittelt Ihrer Kundschaft das Gefühl, dass ihre Wünsche ernst genommen werden.
• Persönliche Anrede und ansprechende Gestaltung: Eine direkte und persönliche Ansprache schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre. Ergänzen Sie Ihr Angebot mit ansprechendem Design, Ihrem Firmenlogo und einer persönlichen Unterschrift, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
• Hervorhebung des Kundennutzens: Konkretisieren Sie, wie Ihre Produkte oder Dienstleistungen die spezifischen Bedürfnisse der Kundschaft erfüllen können. Stellen Sie den Mehrwert, den Sie bieten, deutlich heraus.
• Vermeiden Sie unpassende Rabattangebote: Sie sollten vorsichtig bei der Erwähnung von Rabatten sein. Während Rabatte in persönlichen Gesprächen als spontane Zugeständnisse wirken können, könnten sie in einem schriftlichen Angebot den Eindruck erwecken, dass Ihr Unternehmen in einer Notsituation ist.
• Nutzen Sie moderne Softwarelösungen: Angebotssoftware bieten zahlreiche Vorteile. Sie erleichtern den Prozess, indem sie Ihnen erlauben, Mustervorlagen zu verwenden und individuelle Anpassungen vorzunehmen. Solche Systeme fungieren als zentrale Datenbank, die nicht nur die Angebotserstellung vereinfachen, sondern auch den Abgleich mit späteren Rechnungen erleichtern.
• Professionelle Präsentation: Versenden Sie Ihr Angebot als PDF-Dokument und nicht als Word-Version. Achten Sie bei gedruckter Form auf ein hochwertiges Papier. Dies unterstreicht die Professionalität Ihres Unternehmens.
• Proaktive Nachverfolgung: Nachdem Sie das Angebot versendet haben, ist es ratsam, nach einigen Tagen nachzuhaken. Fragen Sie, ob das Angebot den Erwartungen entspricht und bieten Sie an, weitere Fragen zu klären. Dies zeigt Ihr Engagement und Ihre Bereitschaft, das Angebot gegebenenfalls anzupassen.

Wenn Sie als Selbstständige:r oder Unternehmer:in ein Angebot erstellen, ist es wichtig, sich der rechtlichen Verbindlichkeit bewusst zu sein und diese gegebenenfalls anzupassen. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Rechtliche Bindung eines Angebots: Grundsätzlich ist ein Angebot rechtlich bindend. Das bedeutet, dass Sie sich verpflichten, die Leistung zu den genannten Konditionen zu erbringen, sobald der:die Kund:in das Angebot annimmt.
• Verwendung von Kostenvoranschlägen: Sind Sie sich bisher nicht sicher, ob Sie die Leistung genau im angegebenen Rahmen erfüllen können, bietet sich die Erstellung eines Kostenvoranschlags an. Hierbei können die Kosten um bis zu 20 Prozent abweichen, solange die Gründe hierfür transparent kommuniziert werden.
• Gestaltung unverbindlicher Angebote: Möchten Sie ein Angebot ohne rechtliche Bindung erstellen, können Sie Freizeichnungsklauseln verwenden:
• Um zeitliche Flexibilität zu gewähren, nutzen Sie Freizeichnungsklauseln wie „Das Angebot ist gültig bis zum [Datum]“. Bei Mengenbeschränkungen hilft die Formulierung „solange der Vorrat reicht“, wobei Sie darauf achten sollten, dass der Vorrat nicht zu knapp bemessen ist, um unlauteren Wettbewerb zu vermeiden.
• Möchten Sie sich preisliche Änderungen vorbehalten, können Formulierungen wie „Preis freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“ genutzt werden. So signalisieren Sie, dass die Preise unter bestimmten Umständen angepasst werden können.

Es kann vorkommen, dass Angebote angepasst werden müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie mit Änderungen an Ihrem Angebot umgehen und dabei professionell und kundenorientiert bleiben.

• Änderungsmöglichkeiten vor Vertragsabschluss: Solange der Vertrag nicht geschlossen ist, können Sie Ihr Angebot jederzeit ändern. Es ist wichtig, transparent und zeitnah mit Ihrer Kundschaft zu kommunizieren, wenn Anpassungen notwendig sind.
• Nach Annahme des Angebots: Sobald Ihr Angebot von dem oder der Kund:in angenommen wurde, ist eine Änderung nur noch mit Zustimmung der Vertragspartei möglich. Ausnahme bildet hierbei ein offensichtlicher Fehler im Angebot, wie beispielsweise eine deutliche Fehlangabe beim Preis.
• Rücktritt vom Vertrag: Ein Rücktritt vom Vertrag ist grundsätzlich möglich, kann aber Schadensersatzforderungen nach sich ziehen und das Vertrauensverhältnis belasten. Deshalb ist es umso wichtiger, Ihr Angebot vorab sorgfältig zu prüfen.

Ein Angebot ist eine rechtlich bindende Erklärung, in der Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu festen Konditionen und Preisen anbieten. Sobald das Angebot von dem oder der Kund:in angenommen wird, entsteht ein Vertrag zu diesen Bedingungen. Wichtig dabei: Die im Angebot genannten Preise sind verbindlich, auch wenn im Nachhinein Mehraufwendungen entstehen. Eine einseitige Preisänderung nach Angebotsannahme ist nicht mehr möglich.

Ein Kostenvoranschlag hingegen bietet eine größere Flexibilität. Hier werden die voraussichtlichen Kosten für eine Leistung oder ein Produkt geschätzt. Die tatsächlichen Kosten können jedoch um 15 bis 20 Prozent vom Kostenvoranschlag abweichen. Ein Kostenvoranschlag eignet sich besonders gut für Projekte, bei denen der Umfang der Arbeit oder die Kosten nicht im Voraus genau bestimmt werden können. Im Gegensatz zum Angebot kann jedoch für einen Kostenvoranschlag eine Gebühr verlangt werden.

Um das Kostenrisiko für beide Seiten zu minimieren, besteht die Möglichkeit, nach Erteilen des Auftrags, eine Festpreisvereinbarung zu treffen. Hierbei wird der Kostenvoranschlag als verbindlich erklärt und die zuvor möglichen Abweichungen werden ausgeschlossen.