Weihnachtsgeld zurückzahlen: Wann können Arbeitgeber die Rückzahlung fordern?

Alle Jahre wieder freuen sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf ihr Weihnachtsgeld. Die wenigsten machen sich dabei bewusst, dass es sich dabei um eine freiwillige zusätzliche Zahlung ihres Arbeitgebers handelt. Es gibt kein Gesetz, das den Anspruch auf Weihnachtsgeld regelt.

Ebenso können Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen – beispielsweise im Falle einer Kündigung – verlangen, dass Arbeitnehmer:innen ihr Weihnachtsgeld zurückzahlen.

Beim Weihnachtsgeld handelt es sich um eine freiwillige Leistung, die Arbeitgeber ihren Angestellten zusätzlich zu ihrem vereinbarten Gehalt zahlen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Weihnachtsgeld gibt es nicht, es sei denn, ein Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder geltende Betriebsvereinbarungen sehen einen entsprechenden Anspruch vor.

Ein Anspruch kann auch entstehen, wenn Arbeitgeber ihren Angestellten über mindestens drei Jahre hinweg zum gleichen Zeitpunkt Weihnachtsgeld in gleicher Höhe bzw. auf der gleichen Berechnungsgrundlage zahlen. In diesem Fall spricht man von der betrieblichen Übung. Obwohl nicht vertraglich vereinbart, entsteht durch die Regelmäßigkeit eine Art Gewohnheitsrecht auf den Bezug des Weihnachtsgeldes.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge für die Löhne und Gehälter Ihrer Angestellten zu entrichten. Das betrifft ebenfalls Sonderzahlungen in Form von Weihnachtsgeld, das voll versteuert werden muss.

Da das Weihnachtsgeld steuerrechtlich betrachtet kein Arbeitslohn ist, sondern zu den sogenannten „sonstigen Bezügen“ zählt, fällt die Lohnsteuer höher aus als für den normalen monatlichen Arbeitslohn.

Im Gegensatz zur freien oder privaten Wirtschaft regelt der Tarifvertrag im öffentlichen Dienst die einheitlichen Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wie Lohn und Gehalt, die tägliche Arbeitszeit, die Wochenarbeitszeit sowie die Zahlung zusätzlicher Leistungen. So ist im TVöD, dem Tarifvertrag im öffentlichen Dienst, beispielsweise auch die Zahlung des Weihnachtsgeldes vereinbart.

Rechtlich betrachtet ist das Weihnachtsgeld genau wie Urlaubsgeld oder Jubiläumszahlungen eine zusätzliche freiwillige finanzielle Zuwendung, die ein Arbeitnehmer:innen aus einem bestimmten Anlass erhalten.

Die Gründe für diese sogenannte Gratifikation oder Gefälligkeit können unterschiedlich sein. Man unterscheidet dabei zwischen:

In den meisten Fällen hat das Weihnachtsgeld Mischcharakter und honoriert sowohl die erbrachte Arbeitsleistung als auch die Betriebstreue der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Entschließen Sie sich dazu, Weihnachtsgeld zu zahlen, haben aufgrund des arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes alle Ihre Mitarbeiter:innen ein Recht, die Sonderzahlung zu erhalten. Entsprechend erhalten es auch Angestellte in einem Teilzeitarbeitsverhältnis oder mit einem Minijob.

Ohne einen triftigen sachlichen Grund dürfen Sie niemanden von der Zahlung ausnehmen. Liegen sachliche Gründe vor, können Sie Ihren Angestellten auch unterschiedlich hohe Zahlungen zukommen lassen. So können Sie beispielsweise die Höhe des Weihnachtsgeldes von der Dauer der Betriebszugehörigkeit abhängig machen. Eine höhere Qualifikation oder Position eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin hingegen werden nicht als sachliche Gründe anerkannt.

Eine Ausnahme bilden Auszubildende. Sofern nicht vertraglich oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt, erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Ausbildung kein Weihnachtsgeld.

Laut § 4a des Entgeltfortzahlungsgesetzes sind Sie als Arbeitgeber berechtigt, Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern aufgrund von längerer Krankheit das Weihnachtsgeld anteilig zu kürzen. Allerdings ist die Kürzung nur zulässig, wenn sie für jeden Fehltag aufgrund von Krankheit ein Viertel des durchschnittlichen Arbeitsentgelts pro Arbeitstag nicht überschreitet.

Fehlen Angestellte aufgrund eines unverschuldeten Arbeitsunfalls, haben sie allerdings das Recht auf die Zahlung des Weihnachtsgeldes in voller Höhe.

Das Gleiche gilt für Schwangere, die sich im Mutterschutz befinden. Auch hier ist weder die Kürzung des Weihnachtsgeldes zulässig, noch müssen sie bereits erhaltenes Weihnachtsgeld zurückzahlen.

Mütter und Väter in Elternzeit verlieren ihren Anspruch auf Weihnachtsgeld nur dann, wenn dies vertraglich so geregelt wurde und die entsprechende Klausel auch rechtmäßig ist. Ansonsten bleibt der Anspruch bestehen und auch sie müssen bereits erhaltenes Weihnachtsgeld nicht zurückzahlen

Legen Sie finanzielle Rücklagen für die Auszahlung von Weihnachtsgeld an – mit den praktischen Unterkonten von Qonto.

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, trotz fehlender Aufträge und sinkender Umsätze auch weiterhin die Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeitenden zahlen zu müssen. Besteht zudem noch der Anspruch auf Weihnachtsgeld, wird der üblicherweise für Arbeitgeber besonders teuer.

Die kritische wirtschaftliche Lage aufgrund der Corona-Pandemie allein gibt Ihnen als Arbeitgeber aber noch nicht das Recht, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Weihnachtsgeld zu streichen. Dieses Recht können Sie nur dann geltend machen, wenn Sie im Arbeitsvertrag einen Widerrufsvorbehalt für die Zahlung des Weihnachtsgeldes festgeschrieben haben.

Beachten Sie dabei, dass ein einfacher Verweis auf die wirtschaftliche Lage rechtlich nicht ausreichend ist. Um im Fall der Fälle auf der sicheren Seite zu stehen, raten Rechtsexpertinnen und -experten dazu, sachliche Gründe zu nennen, die den Widerruf rechtfertigen.

Wurde der Widerruf wirksam vereinbart, sind Sie auch nicht verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden innerhalb einer bestimmten Frist über die Streichung zu informieren. Der Widerrufsvorbehalt gibt Ihnen im Nachhinein aber nicht das Recht zu verlangen, dass Ihre Mitarbeitenden bereits erhaltenes Weihnachtsgeld zurückzahlen.

Wenn Sie ohne sachlichen Grund niemanden von der Sonderzahlung in Form von Weihnachtsgeld ausschließen dürfen, haben dann auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die vor Ende des Jahres ausscheiden, einen anteiligen Anspruch auf Weihnachtsgeld?

In diesem Fall kommt es darauf an, welchen Charakter die Sonderzahlung hat. Handelt es sich um eine Zahlung mit Entgeltcharakter, die Ende November zusammen mit dem Monatsgehalt ausbezahlt wird, besteht ein anteiliger Anspruch auf das Weihnachtsgeld. Der anteilige Anspruch auf Weihnachtsgeld besteht auch, wenn es vertraglich mit einer bestimmten Zielerreichung verknüpft ist.

Das Gleiche gilt für Neueinstellungen: Mitarbeitende, die erst im Laufe eines Jahres bei Ihnen angefangen haben und deren Vertrag über den 31. Dezember des Jahres ungekündigt fortbesteht, erhalten ebenfalls anteilig Weihnachtsgeld.

Bei Mitarbeitenden, die sich noch in der Probezeit befinden, wird das Weihnachtsgeld in der Praxis häufig ebenfalls anteilig ausbezahlt. Ein rechtlicher Anspruch besteht aber nur, sofern dieser vertraglich geregelt ist.

Hat das Weihnachtsgeld allerdings Belohnungscharakter oder einen Mischcharakter, besteht kein anteiliger Anspruch auf die Sonderzahlung.

Ob Arbeitnehmer:innen bei Kündigung Anspruch auf Weihnachtsgeld haben, hängt ebenfalls vom Charakter der Sonderzahlung ab. Hat die Zahlung des Weihnachtsgeldes Entgeltcharakter und wurde für die erbrachte Leistung gezahlt. In diesem Fall müssen Angestellte das Weihnachtsgeld nicht zurückzahlen.

Handelt es sich um eine Gratifikation mit Belohnungscharakter, kann das Weihnachtsgeld nur dann zurückgefordert werden, wenn eine Stichtags- oder Rückzahlungsklausel besteht. In diesem Fall muss eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Weihnachtsgeld zurückzahlen, wenn das Arbeitsverhältnis zum vereinbarten Stichtag nicht mehr besteht.

Beträgt die Höhe des Weihnachtsgeldes über 100 Euro, aber weniger als ein Monatsgehalt, ist als Stichtag maximal der 31. März des Folgejahres zulässig, um das Weihnachtsgeld zurück zu zahlen. Ist das Weihnachtsgeld höher als ein Monatsgehalt, verlängert sich der Zeitraum bis zum 30. Juni des Folgejahres. Beträge unter 100 Euro können unabhängig vom Charakter der Weihnachtsgeldzahlung grundsätzlich nicht zurückgefordert werden.

Diese Regelungen gelten sowohl bei einer Kündigung durch die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer sowie bei einer betriebsbedingten Kündigung durch den/die Arbeitgeber.

Als Arbeitgeber sind Sie gerne bereit, den Einsatz und die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden am Ende des Jahres mit einer zusätzlichen Zahlung zu honorieren. Sachbezüge, der geldwerte Vorteil, sowie betriebliche Zulagen wie das Weihnachtsgeld sind im Rahmen Ihrer Employer-Branding-Strategie ein Pluspunkt für Sie als attraktive Arbeitgebermarke. Allerdings müssen Sie sich die Zahlung dieser Gratifikation auch leisten können.

Um zu vermeiden, dass ein grundsätzlicher Anspruch auf die Zahlung von Weihnachtsgeld entsteht und Sie die Pflicht haben, auch in umsatzschwachen Geschäftsjahren Weihnachtsgeld zu zahlen, können Sie die Zahlungen so individuell wie möglich vornehmen. Das heißt, Sie wählen jedes Jahr einen unterschiedlichen Zeitpunkt für die Ausschüttung. Oder Sie variieren die Höhe des Weihnachtsgeldes bzw. die Bemessungsgrundlage für die Auszahlung.

Alternativ können Sie sich mit dem Freiwilligkeitsvorbehalt absichern. Dieser erklärt, dass die Auszahlung des Weihnachtsgeldes ausdrücklich ohne Anerkennung einer Rechtspflicht erfolgt. Da weder die Höhe des Weihnachtsgeldes, der Zahlungszeitpunkt sowie der grundsätzliche Anspruch gesetzlich geregelt sind, können Sie als Arbeitgeber flexibel mit der Extrazahlung umgehen.