Als Handwerker:in eine Rechnung schreiben: Anleitung & Muster

Ein neuer Bodenbelag, eine reparierte Heizung, ein frisch gestrichenes Wohnzimmer: Die Arbeit ist erledigt, jetzt muss nur noch die Rechnung raus. Klingt einfach, ist es aber nicht immer. Laut § 14 UStG müssen Rechnungen mindestens neun Pflichtangaben enthalten – fehlt auch nur eine davon, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Kunden verweigern oder Ihre Zahlung verzögert sich.

Für Handwerksbetriebe kommt eine Besonderheit hinzu: Arbeits-, Material-, Fahrt- und Nebenkosten müssen oft getrennt ausgewiesen werden, damit Kund:innen bei Handwerkerleistungen die Steuerermäßigung nach § 35a EStG geltend machen können. Wer hier schludert, riskiert Rückfragen, Nachbesserungen und spätere Zahlung.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie eine rechtskonforme Handwerkerrechnung aussieht, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie mit einer digitalen Lösung Zeit bei der Rechnungsstellung sparen.

Damit eine Rechnung steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Angaben enthalten sein. Fehlt eine davon, gilt die Rechnung als unvollständig – mit möglichen Folgen für den Vorsteuerabzug Ihrer Kund:innen und für Ihre eigene Buchhaltung.

• Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs sowie der Kund:innen

• Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens

• Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig vergeben

• Rechnungsdatum sowie Leistungszeitraum (also wann die Arbeiten ausgeführt wurden)

• Menge und Art der Leistung: zum Beispiel „Verlegung Feinsteinzeugfliesen, 45 m²“ statt nur „Fliesenarbeiten“

• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer:innen

• Zahlungsziel und Bankverbindung

Bei Rechnungen über 250 € brutto gelten diese Pflichtangaben vollumfänglich. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € reichen vereinfachte Angaben – als Handwerksbetrieb betrifft Sie das aber selten, da die meisten Aufträge darüber liegen.

Die meisten Handwerksbetriebe weisen 19 % Umsatzsteuer aus – bei bestimmten Bauleistungen oder Reparaturen kann auch der ermäßigte Satz von 7 % gelten. Wer als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG eingestuft ist, darf hingegen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Voraussetzung für die Kleinunternehmerregelung: Der Vorjahresumsatz lag unter 25.000 € und der laufende Jahresumsatz übersteigt voraussichtlich nicht 100.000 € (Stand 2026). In diesem Fall muss auf der Rechnung ein klarer Hinweis stehen, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wichtig: Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, obwohl Sie als Kleinunternehmer:in gelten, schulden Sie diesen Betrag laut § 14c UStG trotzdem dem Finanzamt – auch wenn Sie ihn eigentlich gar nicht hätten berechnen dürfen.

Für Privatkund:innen lohnt sich die getrennte Ausweisung besonders: Nach § 35a EStG können sie 20 % der Arbeitskosten, maximal 1.200 € pro Jahr, direkt von der Steuerschuld abziehen. Materialkosten sind davon ausgenommen.

Fehlt diese Trennung auf der Rechnung, können Kund:innen die Steuerermäßigung nicht nutzen – ein häufiger Grund für Rückfragen und Nachbesserungswünsche.

So könnte eine vollständige Handwerkerrechnung für einen Fliesenleger-Auftrag aussehen. Das Muster lässt sich mit wenigen Anpassungen auch für Elektriker:innen, Installateur:innen, Maler:innen, Dachdecker:innen oder Schreiner:innen verwenden – nur die Leistungsbeschreibung und die Positionen ändern sich.

Müller Fliesenverlegung GmbH
Musterstraße 12, 50667 Köln
Steuernummer: 123/456/78901

Rechnung Nr. RE-2025-0143
Rechnungsdatum: 20.05.2025
Leistungszeitraum: 12.05.2025 – 14.05.2025

Rechnungsempfänger:
Familie Schmidt
Beispielweg 5, 50823 Köln

Positionen:

• Verlegung Feinsteinzeugfliesen Bad, 12 m² (Arbeitskosten): 720,00 €
• Material: Feinsteinzeugfliesen, 12 m² à 32 €: 384,00 €
• Fahrtkosten pauschal: 45,00 €
• Entsorgung Altmaterial: 60,00 €

Nettobetrag: 1.209,00 €
zzgl. 19 % USt.: 229,71 €
Gesamtbetrag: 1.438,71 €

Zahlungsziel: 14 Tage netto, bis zum 03.06.2025
Bankverbindung: DE12 3456 7890 1234 5678 90

Im Handwerksalltag begleiten mehrere Dokumente einen Auftrag – nicht nur die finale Rechnung. Jedes davon hat eine andere rechtliche Bedeutung.

Ein Angebot ist rechtlich bindend, sofern es angenommen wird. Ein Kostenvoranschlag gilt hingegen als unverbindliche Schätzung – Abweichungen von mehr als 15–20 % müssen Sie Kund:innen aber vorab mitteilen, sonst drohen Streitigkeiten.

Bei umfangreichen Bauprojekten – etwa einer kompletten Badsanierung – ist eine Abschlagsrechnung sinnvoll. Sie stellen bereits erbrachte Teilleistungen in Rechnung, bevor das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Das verbessert Ihre Liquidität und reduziert das Ausfallrisiko bei großen Aufträgen.

Die Schlussrechnung fasst das gesamte Projekt zusammen und zieht bereits gezahlte Abschläge ab. Weisen Sie hier klar aus, welche Abschlagszahlungen bereits geleistet wurden, um Verwirrung bei Ihren Kund:innen zu vermeiden.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format wie ZUGFeRD oder XRechnung – ein simples PDF reicht dafür nicht mehr aus.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Kleinere Betriebe mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich für nahezu alle Betriebe verpflichtend.

Für Rechnungen an Privatkund:innen gilt die E-Rechnungspflicht nicht – hier können Sie weiterhin klassische Rechnungen per Post oder E-Mail versenden. Wer schon jetzt auf digitale Rechnungsstellung umstellt, spart sich später den Aufwand einer kurzfristigen Umstellung.

Je nach Empfänger ändern sich einige Anforderungen an Ihre Rechnung:

• Privatkund:innen: Trennen Sie Arbeits- und Materialkosten, damit die Steuerermäßigung nach § 35a EStG möglich ist. E-Rechnung ist hier nicht verpflichtend.

• Unternehmen (B2B): Ab 2025 muss Ihr Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Prüfen Sie auch, ob Ihre Kund:innen eine Bestell- oder Auftragsnummer auf der Rechnung verlangen.

• Öffentliche Auftraggeber: Behörden und öffentliche Einrichtungen verlangen in der Regel bereits heute die E-Rechnung im Format XRechnung, meist über spezielle Portale wie ZRE oder OZG-RE. Klären Sie die genauen Anforderungen vor Auftragsstart ab.

Eine korrekte Rechnung nützt wenig, wenn sie zu spät versendet wird oder die Zahlung ausbleibt. Legen Sie feste Prozesse fest:

• Zahlungsziel: Üblich sind 14 bis 30 Tage. Kürzere Fristen verbessern Ihren Cashflow, sollten aber vorher mit Kund:innen abgestimmt sein.

• Zahlungsverzug: Nach § 286 BGB geraten Kund:innen automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – auch ohne separate Mahnung.

• Mahnwesen: Eine freundliche Zahlungserinnerung nach Fristablauf, gefolgt von einer ersten und zweiten Mahnung mit Verzugszinsen, ist üblich. Automatisierte Erinnerungen sparen hier viel manuelle Arbeit.

Kleine Fehler auf der Rechnung führen häufig zu großen Verzögerungen – bei der Zahlung genauso wie bei der eigenen Buchhaltung.

Rechnungen müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren – sowohl ausgehende als auch eingehende. Das gilt für Papierbelege genauso wie für digitale Rechnungen, die revisionssicher archiviert werden müssen.

Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie Rechnungen lückenlos vorlegen können. Eine fehlende oder unleserliche Rechnung kann dazu führen, dass das Finanzamt Betriebsausgaben oder Vorsteuerbeträge nicht anerkennt.

Wer Rechnungen manuell in Word oder Excel erstellt, verliert Zeit – und riskiert genau die Fehler, die wir oben beschrieben haben: vergessene Pflichtangaben, falsche Steuersätze oder nicht getrennte Kostenpositionen.

Eine Rechnungssoftware übernimmt diese Arbeit automatisch: Pflichtfelder sind vorgegeben, Steuersätze werden korrekt berechnet, und die Rechnung lässt sich direkt im E-Rechnungsformat versenden. Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen, offene Posten und Mahnungen laufen im Hintergrund.

Mit der Rechnungsstellung von Qonto erstellen Sie professionelle Rechnungen direkt aus Ihrem Geschäftskonto – inklusive automatischer Zahlungserinnerungen, Vorlagen für wiederkehrende Aufträge und nahtloser Anbindung an Ihre Buchhaltung.