Inventar

Klären wir zunächst einmal den Begriff „Inventur“: Die Inventur ist der Vorgang der Bestandsermittlung eines Unternehmens zum Ende des Jahres oder auch bei der Gründung bzw. Auflösung eines Unternehmens. Der Bestand setzt sich aus Vermögen, Schuld und Eigenkapital zusammen.

Hierbei wird darüber hinaus zwischen Art des Vermögens oder der Schuld, Stückzahl, Wert, Maß und Gewicht unterschieden. Wichtig ist es, jeden „Gegenstand“ der jeweiligen Kategorie zuzuordnen.

Das Ergebnis der Inventur ist dann das Inventar – also der Bestand eines Unternehmens.

Je nach Unternehmensstruktur und -größe kann es variieren, welche Bestände Sie aufführen müssen. In der Regel müssen jedoch alle Gegenstände im Unternehmen, welche zum Bestand des Unternehmens beitragen, eingetragen werden. Eine Kategorisierung der Bestände ist unerlässlich für die Inventur.

Die drei Hauptkategorien sind Vermögen, Schulden und Eigenkapital, wobei das Vermögen noch in Anlage- und Umlaufvermögen unterteilt wird. Zum Anlagevermögen gehört Bestand, welcher der Firma über einen längeren Zeitraum erhalten bleibt, während Umlaufvermögen im Laufe der Zeit häufig wieder aus dem Bestand der Firma entfällt.

Unter Anlagevermögen fallen beispielsweise Grundstücke, Maschinen oder Geschäftsausstattung. Zum Umlaufvermögen zählen Rohstoffe, weiterverarbeitete Produkte oder Erzeugnisse der Firma und Bankguthaben. Zu Schulden gehören Verbindlichkeiten und sowie diverse finanzielle Hilfestellungen.

Wenn es um das Inventar geht, gibt es verschiedene Formen. Wir sprechen hier auch von beweglichem und unbeweglichem Inventar. Aber was genau ist das? Zu dem beweglichen Inventar gehört jenes, welches nicht an das Grundstück gebunden sind und somit ohne weitere Komplikationen „bewegt“ werden kann.

Beispiele sind Maschinen oder Autos. Zu dem unbeweglichen Inventar hingegen zählt jenes, welches an das Grundstück gebunden ist und zum wesentlichen Bestand des Grundstückes beiträgt. Hierzu gehört beispielsweise Türen oder Sanitäranlagen.

Da die Inventur meist zum 31. Dezember fällig ist, wird das Inventar an diesem Tag festgestellt. Manche Geschäfte fallen unter eine Sondergenehmigung und somit kann der Termin durchaus abweichen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie ein Inventar aufstellen können. Erst einmal ist die Unterscheidung zwischen verschiedenen Inventurverfahren maßgebend. Hier gibt es die körperliche Inventur, die Buchinventur und die Anlageninventur.

Bei der körperlichen Inventur handelt es sich um die Bestandsaufnahme jener Dinge, die gezählt, gemessen oder gewogen werden können. Bei einer nicht möglichen genauen Schätzung ist eine Schätzung erlaubt, allerdings ist hier Vorsicht zu nicht allzu hoher Abweichung geboten.

Die Buchinventur beschreibt jenes Vermögen, welches nicht materieller Natur ist und auf Papieren zu finden ist. Hierzu gehören beispielsweise Rechnungen und Kontoauszüge. Das letzte Verfahren der Inventur ist die Anlageninventur, welches die Erfassung des beweglichen Inventars beschreibt. Bei diesem Verfahren sind noch zusätzliche Richtlinien geltend, über die Sie sich informieren sollten.

Kommen wir nun zu den Arten der Inventarerfassung. Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Methoden, wie ein Unternehmen den Stichtag des 31. Dezembers umgehen kann.

Die sogenannte zeitnahe Stichtaginventur enthält eine Abweichung von zehn Tagen, allerdings müssen jene Firmen dann auch die Änderungen ins Inventar für den jeweiligen Zeitraum erfassen. Natürlich kann auch vorher schon mit der Inventuraufnahme begonnen werden.

Außerdem gibt es die Stichprobeninventur, bei welcher das Inventar anhand Stichprobenentnahme festgelegt wird. Hier gilt es, sich an eine anerkannte mathematische Prozedur zu halten. Des Weiteren gibt es die sogenannte permanente Inventur, bei welcher die Inventur nicht nur einmal jährlich zum Stichtag hin erfolgt, sondern regelmäßig.

Bei körperlicher Inventur ist es möglich, die Inventur auf drei Monate vor- bzw. bis zu zwei Monate nach dem Stichtag zu vollziehen. Hierbei ist wie bei der zeitnahen Stichtaginventur wichtig, dass der Bestand entsprechend fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird.

Die Benutzung entsprechender Formulare ist obligatorisch. Hierbei ist es außerdem wichtig, dass die Durchführung und Kontrolle wie vorgeschrieben erfolgt. Wie oben bereits erwähnt, bildet das Inventar eine wichtige Voraussetzung für die Buchhaltung, wodurch die Relevanz der korrekten Erfassung sehr hoch ist.

Als Unternehmen sind Sie außerdem verpflichtet, Inventare zehn Jahre aufzubewahren.