Maak van de voorbereiding van je boekhouding een non-event

Wanneer je je bonnetjes en facturen fotografeert of uploadt naar Qonto, certificeren en bewaren wij ze. Dankzij deze certificering hebben de digitale versies van je bonnetjes en facturen die aan de transacties zijn gekoppeld dezelfde juridische waarde als hun originele versie. In geval van controle kan je de digitale versies van je bonnetjes en facturen, gecertificeerd via Qonto, presenteren om je uitgave te rechtvaardigen.

Hoewel veel aanbieders je in staat stellen je bonnetjes te digitaliseren door ze te fotograferen, certificeren ze niet allemaal deze documenten.

Wees alert en zorg ervoor dat wanneer je je nieuwe zakelijke betaalrekening kiest, de gekozen aanbieder goed zorgt voor deze cruciale stap zodat je in overeenstemming blijft met de regelgeving.

Qonto heeft ervoor gekozen om samen te werken met een dienstverlener om automatisch een elektronische handtekening en een digitale vingerafdruk te creëren op het moment dat het bonnetje of de factuur aan je app wordt toegevoegd. Je vindt ook de datum en tijd van de certificering terug.

Zodra ze zijn geüpload en gecertificeerd, worden je bonnetjes en facturen door ons opgeslagen in overeenstemming met de Europese eIDAS-norm voor een onbeperkte tijd en op een veilige manier. In geval van controle hoef je simpelweg een export van je gescande bonnetjes te maken.

De certificering met bewijskracht geeft een gelijke waarde aan gescande bonnetjes en de originele papieren versies. Om ervoor te zorgen dat het document dat op Qonto is geüpload gecertificeerd wordt, moet je ervoor zorgen dat de digitale kopie 100% overeenkomt met het origineel:

- De kopie van het document moet leesbaar en ongewijzigd zijn

- De kleuren van het originele document moeten hetzelfde zijn

- Zorg er ook voor dat de kopie niet is bijgesneden of afgesneden

Als de geüploade documenten niet voldoen aan onze aanbevelingen, is alleen de originele papieren versie van het bonnetje geldig in geval van controle. Om het beleid van je bedrijf met betrekking tot gecertificeerde bonnetjes met bewijskracht te kennen, raden wij je aan om dit met je boekhouder te bespreken.