Veel meer dan een facturatiesoftware

Kiezen voor een online facturatietool, zoals een SaaS-software, in plaats van software die rechtstreeks op een van de computers van uw MKB is geïnstalleerd, biedt verschillende voordelen.

Tijd besparen op het beheer van je bedrijf

Het maken van facturen met een complete online oplossing maakt het mogelijk om over te stappen naar digitalisering van facturen en je zo voor te bereiden op de algemene invoering van elektronische facturatie.

Bovendien, door de tijd die aan commercieel beheer wordt besteed te beperken, bevrijdt je je van administratieve taken met weinig toegevoegde waarde om je te concentreren op de ontwikkeling van de activiteit.

Met een online facturatiesoftware heb je veel meer dan alleen een tool om offertes en facturen op te stellen. Onze oplossing bevat bijvoorbeeld een dashboard waarmee je de volgende parameters mee kan volgen:

✓ de status van de uitgegeven facturen;
✓ de vervaldatums.

Zo kan je in een oogwenk zien wanneer een factuur is vervallen en kan je je klant onmiddellijk herinneren via de mobiele app of de webversie.

Sommige online facturatiesoftware biedt zelfs geavanceerde functies, zoals de omzetting van een offerte naar een factuur met één klik na acceptatie door de klant.

Toegang tot je offertes en facturen waar je ook bent

Het belangrijkste voordeel van een online facturatiesoftware is dat je er toegang toe hebt waar je ook bent via de mobiele app.

Onderweg of tijdens een afspraak kan je binnen enkele minuten een offerte opstellen en zo onmiddellijk de goedkeuring van je klant verkrijgen.

Het platform stelt je in staat om de vervaldatums in realtime te volgen en je klanten vanaf elk apparaat dat is verbonden met internet onder alle besturingssystemen (Windows, Linux, Android, enz.) te herinneren.

Automatiseren van boekhoudkundige processen

Afhankelijk van de online facturatiesoftware die je kiest, kan je deze eenvoudig verbinden met je boekhoudsoftware en zo het werk voor je boekhoudafdeling vergemakkelijken.

Deze automatische export van je offertes en facturen heeft ook het voordeel dat het risico op fouten vermindert, omdat je medewerker de elementen van een factuur niet opnieuw hoeft in te voeren in de boekhouding van het bedrijf.

De online facturatietool van Qonto is compatibel met meer dan 80 boekhoudsoftwarepakketten. Zo kan je je facturen en bankbewegingen moeiteloos overdragen.

De betalingstermijnen van facturen verkorten

Onbetaalde facturen en betalingsachterstanden behoren tot de belangrijkste zorgen van zelfstandigen, zeer kleine ondernemingen (ZKO) en kleine en middelgrote ondernemingen (KMO). Inderdaad, het niet naleven van een vervaldatum kan ernstige gevolgen hebben voor de activiteiten van het bedrijf.

Met een online facturatiesoftware houdt je de betalingstermijnen in de gaten en kan je automatische herinneringen instellen.

Qonto stelt je in staat om nog verder te gaan, aangezien je je klanten in minder dan 10 seconden kunt incasseren dankzij instant overschrijvingen.

Geen zin om 30 dagen aan het einde van de maand te wachten om betaald te worden? Kies voor een factoringoplossing om onmiddellijk betaling te ontvangen en zo de betalingstermijnen te verkorten.

Niets weerhoudt bedrijven ervan om Excel of Google Sheets te gebruiken om offertes en facturen uit te geven, zolang de anti-fraude wetgeving voor btw niet op hen van toepassing is.

Zo kunnen zelfstandigen die onder het regime van de btw-vrijstelling vallen of ZKO's en KMO's die met zakelijke klanten werken, hun offertes en facturen met Excel maken.

Je moet er echter voor zorgen dat je offertes en facturen de verplichte vermeldingen bevatten. 

Bovendien wordt deze oplossing alleen aanbevolen voor zelfstandigen of bedrijven die hun activiteiten starten. Al snel zal het gebruik van professionele tools, zoals een facturatiesoftware of boekhoudsoftware, onmisbaar blijken om tijd te besparen en het risico op fouten te verminderen.

Hier zijn de belangrijkste criteria om te evalueren voor het goed kiezen van je gratis facturatiesoftware.

De voorwaarden voor de gratis versie

Sommige ontwikkelaars laten zelfstandigen geloven dat ze volledig gratis zijn. Maar al snel merk je dat de gratis versie van de tool zeer beperkt is.

Bij Qonto is het onbeperkt aanmaken van offertes en facturen inbegrepen in je abonnement. Voor extra functionaliteiten - zoals automatische betalingsherinneringen - kun je een add-on aanschaffen bij je abonnement.

De functionaliteiten van de facturatiesoftware

Elke facturatiesoftware voor zelfstandigen biedt verschillende functionaliteiten. Daarom moet je ervoor zorgen dat de tool die je overweegt te gebruiken perfect aan je behoeften voldoet.

Kies voor een evoluerende software die zich aanpast aan de ontwikkeling van je activiteit. Zo hoef je geen nieuwe software te zoeken als de tool die je had gekozen niet meer aan je verwachtingen voldoet.

Zorg er ook voor dat de gratis modules regelmatig worden bijgewerkt door de uitgever van de facturatiesoftware.

Let op, sommige functionaliteiten zijn soms uitgesloten van het gratis aanbod. 

Daarom raden wij je aan om een vergelijking te maken van de beste facturatiesoftware op de markt voordat je je beslissing neemt.

De compatibiliteit met andere tools

Naast het gebruiksgemak moet je facturatiesoftware perfect integreren met uw andere tools (boekhoudsoftware, beheersoftware, klantenbestand, enz.). Op deze manier geniet je van een complete oplossing om je activiteit te volgen en de juiste beslissingen te nemen.

Qonto communiceert automatisch je commerciële documenten en banktransacties met meer dan 80 boekhoudtools. Zo beperk je het risico op fouten en vergemakkelijk je het werk van je boekhoudafdeling.

Bovendien koppelen we automatisch elke transactie aan de bijbehorende factuur om je kostbare tijd te besparen bij de boekhoudkundige afsluiting.