Herontdek facturatie

Facturatie is het proces waarbij bedrijven facturen maken, verzenden en opvolgen naar hun klanten. Het vormt de ruggengraat van een gezond kasbeheer en speelt een cruciale rol in je financiële administratie. Via een goed ingericht facturatieprogramma kun je niet alleen je verkoopfacturen beheren, maar ook leveranciersfacturen opvolgen en betalen.

Sommige oplossingen laten je zelfs toe om een factuur gratis te maken, inclusief betaallink en aangepaste lay-out.

Het doel van een goed facturatieproces is:

• Sneller betaald worden door klanten dankzij tijdige en duidelijke facturen;
• Voldoen aan de wettelijke eisen, inclusief verplichte vermeldingen op elke factuur;
• Je boekhouding vereenvoudigen, vooral wanneer gekoppeld aan een boekhoudprogramma voor zzp;
• Fouten en dubbele invoer vermijden door digitale facturen te maken en te verzenden;
• Boetes voor laattijdige betaling van leveranciersfacturen voorkomen;
• Je zakelijke relaties versterken door professionele en tijdige communicatie.

Kortom, een goed facturatieproces zorgt voor rust in je hoofd én orde in de cijfers. Met Qonto’s geïntegreerde facturatie programma automatiseer je het hele proces en hou je alles overzichtelijk, zonder gedoe met spreadsheets of losse tools.

Facturatie is een cruciale én complexe taak voor elk bedrijf. Daarom is het belangrijk om een helder en efficiënt proces op te zetten. Hieronder vind je onze praktische tips om je factuurbeheer en algemene facturatie naar een hoger niveau te tillen.

Zet een efficiënte facturatie op

Een goede facturatie workflow volgt meestal dit schema:

• Uitgifte en goedkeuring van een offerte;
  
• Levering van een product of dienst;
  
• Een factuur opstellen en factuur verzenden naar de klant;
  
• Betaling ontvangen, liefst zo snel mogelijk.
  

Met een helder proces verlies je geen tijd en vergroot je de kans om sneller betaald te worden. Heb je toch te maken met een onbetaalde factuur? 

Dankzij Qonto zie je in één oogopslag welke facturen over de vervaldatum zijn, en stuur je je klant direct een herinnering – allemaal zonder je Qonto-interface te verlaten.

Kies een slim facturatie programma

Het is essentieel om een facturatie programma te gebruiken dat meegroeit met je onderneming.

Qonto biedt een alles-in-één oplossing waarmee je eenvoudig facturen kan maken, versturen én opvolgen – zonder dat je hoeft te schakelen tussen meerdere tools. Je kan zelfs een factuur gratis maken via onze tool, inclusief professionele lay-out en betaallinks.

Bovendien integreert Qonto naadloos met je boekhoudprogramma voor zzp, waardoor je facturatie automatisch gesynchroniseerd wordt met je boekhouding.

Met real-time inzicht in je inkomsten en uitgaven neem je slimmere beslissingen, sneller. Je kasbeheer is in goede handen!

Delegeer je facturatie zonder controle te verliezen

Als ondernemer wil je focussen op groei, niet op het handmatig beheren van facturen. Daarom laat Qonto je rollen toekennen aan je teamleden en je teamuitgaven beter te beheren.

Zo kunnen zij:

• Zelf facturen opstellen en verzenden;
  
• Leveranciersbetalingen voorbereiden;
  
• Herinneringen uitsturen bij openstaande facturen.
  

Jij behoudt altijd het overzicht en de controle, terwijl je team efficiënter werkt binnen een duidelijke structuur.

Waarom een facturatie programma kiezen beter is dan werken met Excel

Kiezen voor een professioneel facturatie programma in plaats van een simpel Excel-bestand is essentieel om je facturatieprocessen te verbeteren en tijd te besparen. Waar spreadsheets snel rommelig worden en foutgevoelig zijn, biedt moderne facturatie software zoals die van Qonto een slimme, veilige en tijdbesparende oplossing.

Werken met Excel betekent dat je vaak:

• Zelf je factuur opstellen via sjablonen die je handmatig moet bijhouden;
• Risico loopt verplichte vermeldingen op je facturen te vergeten;
• Tijd verliest bij het omzetten van offertes naar een definitieve factuur;
• Datum- en factuurnummering handmatig moet controleren;
• Elke factuur apart moet exporteren naar je boekhoudprogramma voor zzp;
• Betalingen handmatig moet opvolgen door bankbewegingen naast je facturen te leggen.

Met het geïntegreerde facturatie programma van Qonto los je dit allemaal in één keer op.

Alles-in-één facturatie software, rechtstreeks gekoppeld aan je zakelijke rekening of met je boekhoudsoftware.

Met Qonto’s gebruiksvriendelijke oplossing kun je:

• Offertes in één klik omzetten naar een factuur;
• Supersnel facturen maken en een betaallink toevoegen om sneller betaald te worden;
• Klanten automatisch herinneren bij een onbetaalde factuur zodat ze het bedrag zo snel mogelijk kunnen overschrijven;
• Je facturen verzenden én automatisch koppelen aan je boekhoudsoftware;
• Een factuur gratis maken, ideaal voor zzp’ers of starters.

Daarnaast maakt Qonto het beheer van leveranciersfacturen kinderspel. Dankzij OCR-technologie scan je je inkomende facturen, worden betalingsgegevens automatisch ingevuld en bereid je met één klik je betaling voor. Alles wordt overzichtelijk weergegeven in een intuïtief dashboard, zodat je altijd zicht hebt op je financiële deadlines.

Klaar om je facturatie te vereenvoudigen?

Met Qonto beheer je je volledige facturatie, van factuur opstellen tot opvolging, zonder gedoe. Professioneel, overzichtelijk en snel – precies wat je als zzp’er of ondernemer nodig hebt.

Factureren is onmisbaar voor elke ondernemer in België. Het zorgt ervoor dat je betaald wordt én dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen van de FOD Financiën. Een duidelijke, correcte factuur voorkomt misverstanden, versnelt betalingen en straalt professionaliteit uit naar je klanten.

Wat moet er verplicht op een factuur staan in België?

Volgens de Belgische wetgeving moet elke factuur minstens de volgende info bevatten:

De volledige naam en het adres van jouw onderneming én van je klant

• Jouw btw-nummer (en dat van je klant, indien van toepassing)
• Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
• De factuurdatum
• De datum van levering of dienst
• Een heldere omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het bedrag exclusief btw, het juiste btw-tarief en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw
• Bij internationale leveringen of diensten binnen de EU gelden er extra regels.

Hoe maak je snel en eenvoudig een factuur?

Met een slim facturatieprogramma zoals dat van Qonto stel je in no time professionele facturen op. Geen gedoe met templates of spreadsheets. In een paar klikken:

• Maak je gratis een factuur aan
• Verstuur je die meteen naar je klant, mét een handige betaallink
• Volg je live de status van je facturen
• Koppel je Qonto aan je boekhoudsoftware
• Stel je automatisch herinneringen in bij late betalingen
• Zet je offertes met één klik om in een factuur

Zo hou je meer tijd over voor je business én blijft je administratie foutloos.

Als ondernemer kom je zowel offertes als facturen tegen in je dagelijkse administratie. Ze lijken misschien op elkaar, maar hebben elk een heel ander doel binnen je facturatieproces.

Wat is een offerte?

Een offerte is een vrijblijvend voorstel dat je opstelt voor je klant. Hierin geef je aan welke diensten of producten je aanbiedt, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Pas na goedkeuring door de klant wordt de offerte bindend.

Belangrijke kenmerken van een offerte:

• Niet verplicht, tenzij expliciet geaccepteerd
• Bevat een beschrijving van de producten/diensten en de bijbehorende prijs
• Wordt meestal voorafgaand aan een project verstuurd
• Is de basis voor de uiteindelijke factuur

Via Qonto kun je eenvoudig een offerte maken die je later met één klik omzet in een factuur, zonder dubbele invoer of fouten.

Wat is een factuur?

Een factuur is een officieel document waarmee je betaling vraagt aan je klant voor geleverde diensten of producten. In tegenstelling tot een offerte is een factuur juridisch en fiscaal verplicht.

Een correcte factuur opstellen betekent dat je voldoet aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst. Denk aan een uniek factuurnummer, btw-vermelding en klantgegevens. Elke ondernemer, ook zzp’ers, moet correcte facturen maken en deze goed bewaren voor de boekhouding.

De belangrijkste verschillen tussen een offerte en een factuur:

Een offerte:  

• Het doel van een offerte is een akkoord krijgen 
  
• Voorstel, nog niet bindend
  
• Wordt opgesteld vóór levering
  
• Geen vaste wettelijke eisen
  

Een factuur:

• Het doel van een factuur is een betaling ontvangen
  
• Juridisch betalingsverzoek
  
• Wordt verstuurd ná levering
  
• Moet voldoen aan fiscale regels
  

Hoe beheer je offertes en facturen efficiënt?

Met Qonto’s alles-in-één facturatie programma beheer je zowel offertes als facturen vanuit één overzichtelijk dashboard. Je kan:

• Offertes omzetten in facturen maken met één klik
  
• Een factuur gratis maken als je starter of zelfstandige bent
  
• Een factuur verzenden met een betaallink om sneller betaald te worden
  
• Je facturen automatisch koppelen aan je boekhoudprogramma

Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en hou je controle over je volledige facturatie.