¿Qué herramientas online pueden optimizar la gestión de tu empresa?

¿Conoces la metáfora de los árboles que no te dejan ver el bosque? Así es precisamente la gestión de empresa. La mayor parte de trabajadores de una compañía suelen ver los árboles (es decir, las partes concretas que conforman la estructura), que es lo que tienen justo en frente. Y, de hecho, es necesario realizar un trabajo activo para obtener una visión global del bosque (es decir, el negocio).

Si nos ponemos menos retóricos y buscamos una definición de diccionario un poco más técnica, también podemos afirmar que la gestión de empresas es la suma de las diferentes acciones pensadas para que la compañía alcance sus objetivos dentro de un límite temporal establecido. Estas acciones incluyen, obviamente, la planificación, la organización, la dirección y el control. Y esto es válido tanto para grandes empresas como para pymes y autónomos.

Pero la intención de este artículo no es poner el foco sobre la definición de administración de empresas, sino sobre todas las herramientas digitales que pueden ayudar en este tipo de gestión. Es necesario hacer hincapié aquí en el adjetivo ‘digitales’, es decir ‘online’, ya que el foco se va alejar de las prácticas empresariales clásicas a las que siguen aferrándose algunos negocios y profesionales que llevan décadas funcionando de forma analógica.

¿Cuáles son las ventajas de esta tecnología digital? La lista es larga...

• Incremento de la productividad. El entorno digital proporciona la posibilidad de trabajar en la nube y en tiempo real. Estas dos funciones ayudan no solo a tener una visión del negocio global, actualizada y realista, sino que también son ideales para que las diferentes áreas empresariales trabajen de manera fluida, comunicativa y sin pisarse.
• Mejora de la rentabilidad. Las herramientas digitales permiten abordar la administración de los flujos de trabajo de forma mucho más fiable y, por lo tanto, comprobar si la organización está siendo rentable o no. Una mejora directa en la economía de las empresas.
• Agilización de las comunicaciones. Esto es algo que sabe cualquiera que, en las últimas décadas, haya visto cómo sus comunicaciones personales mejoraban gracias a Telegram, WhatsApp y otras aplicaciones similares. Imagina ese nivel de hiperconectividad aplicado no solo a las comunicaciones de los trabajadores, sino también al diálogo de la compañía con sus clientes actuales o potenciales.
• Ahorro. Algunas de las herramientas online que se tratarán en este artículo tienen una versión gratuita. De no contar con ella, la mayor parte de ellas ofrecen planes con precios escalables que se adaptan a las necesidades y a la economía de cada negocio.

Los beneficios quedan a la vista. Y, precisamente por eso, es el momento idóneo para empezar a hablar de herramientas específicas para cada una de las distintas áreas de la gestión de empresas. Además, no hacen falta cursos, formación ni ningún master para abrir la puerta de acceso a este nuevo mundo. Son todo ventajas.

ERP. Estas son las siglas mágicas que se han convertido en el Santo Grial de la gestión empresarial en los últimos tiempos. Vienen de Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo: Planificación de Recursos Empresariales. Sus nombres son tan conocidos como Microsoft Dynamic Business Central, Oracle NetSuit, IFS o Sage X3, entre muchos otros. Y todas ellas son, fundamentalmente, aplicaciones diseñadas para automatizar gran parte de las operaciones habituales de las empresas.

Dirección, contabilidad, compras, finanzas, recursos humanos, facturación, logística, marketing, proyectos, comunicaciones… Un buen ERP no deja fuera ninguna área de la gestión empresarial: desde las facturas hasta los informes de resultados. Y, sobre todo, trabaja para la optimización de la gestión del negocio por un total de cinco prácticas diferentes.

1. Optimizar los procesos. Este es el corazón de todo software de Planificación de Recursos Empresariales; conglomerar y cohesionar todos los procesos que suelen desarrollarse utilizando distintas plataformas. Una vez centralizados, se beneficiarán de la sinergia de un control global.
2. Automatizar las tareas. Si la optimización de procesos es el corazón de un ERP, la automatización de tareas es el sistema circulatorio. Toda empresa es susceptible de optimizarse al automatizar tareas repetitivas como informes, facturación, análisis, pagos, etc., usando la tecnología para reenfocar toda esa energía en funciones mucho más productivas.
3. Facilitar las decisiones. La cantidad y calidad de información que se obtiene con el uso de un ERP es inmensa. De esta forma, los informes que se extraen de todos los procesos son la mejor ayuda a la hora de tomar decisiones que afecten a las empresas.
4. Aumentar la seguridad. Tener una única base de datos centralizada y de acceso restringido en la nube es la mejor manera de gestionar y blindar su seguridad.
5. Impulsar la escalabilidad. La escalabilidad es el gran objetivo de todas las empresas; crecer de forma sostenida y sostenible a medida que van entrando más y más facturas. La mayoría de ERP están diseñados para adaptarse a ese crecimiento y proporcionar las soluciones necesarias en cada momento del proceso.