Ser autónomo implica llevar tu propio libro de cada ingreso y gasto de tu actividad empresarial. Repasamos los mejores métodos para registrar de estos datos.
Una vez te has dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de Hacienda y has cumplido todas las exigencias legales pertinentes como autónomo, será obligatorio llevar tu propio libro de cada ingreso y gasto de tu actividad empresarial, cuando cotices en estimación directa. Son tres los libros donde recoger toda esta información: el de ingresos y ventas, el de gastos y compras y el de bienes de inversión y amortizaciones. Se trata de listados de facturas de tu actividad a tus clientes.
Constituye una simple plantilla de información que te permita llevar un registro exhaustivo de cada compra y gasto por trimestre, de cada venta e ingreso por trimestre, de bienes de inversión y amortizaciones a cinco años, de resultados por trimestres (con anterioridad y posterioridad a las amortizaciones) y tu propia liquidación final del IVA, también por trimestres. Esta hoja de cálculo se puede descargar gratis directamente desde internet.
La nueva versión de Excel incorpora importantes novedades, como la incorporación de campos cerrados (seleccionables) para la retención aplicable, casillas para la exención de IVA o la inclusión del IGIC. También permite la visualización de las compras y ventas antes de la amortización de los trimestres, la liquidación final de los impuestos o la posible corrección de errores.
Deben figurar los siguientes apartados: el número, el número de las facturas, la fecha de la operación, el nombre del cliente, la descripción del servicio, el total de las facturas, su base imponible, el IVA repercutido y las retenciones de IRPF practicadas.
Han de figurar los siguientes apartados: número de la factura, fecha, nombre del proveedor, descripción del servicio, el total de la factura, la base imponible, el IVA repercutido y las retenciones del IPRF.
Figurarán los siguientes apartados para bienes e inversión: número, número de factura, fecha, proveedor, descripción del servicio, total de la factura, base imponible, impuesto sobre el valor añadido repercutido, cuota de la amortización y amortización acumulada.
Los tiempos que se recomiendan son los de seis años, como mínimo. Así se encuentra regulado en el artículo 30 del Código de Comercio: "Los comerciantes conservarán los libros [...] debidamente ordenados durante seis años". Cabe recordar que no se debe confundir con el plazo de prescripción de impuestos, que es de cuatro años.
Normalmente, se suele optar por una gestoría, aunque también lo puedes llevar fácilmente tú mismo con las plantillas de Excel. Si se acude a un gestor, basta con llevarles cada trimestre las facturas. En el caso de cambiar de gestoría, habría que solicitarse una copia de todos los libros contables para trasladarlos, en forma física o digital.
Si deseas hacerlo tú mismo gratis, se puede utilizar una aplicación online e instalarla en el ordenador, con el fin de generar este tipo de documentos. Se trata de programas de contabilidad especiales sobre cómo llevar las cuentas a los autónomos.
Si resides en el País Vasco, por ejemplo, la propia Hacienda Foral de Bizkaia pone a disposición de sus usuarios un libro registro unificado de operaciones económicas para empresa. Por su parte, desde internet, se puede descargar una plantilla en Excel, recientemente actualizada. Algunas webs, como Infoautónomos, también ofrecen diferentes aplicaciones para los usuarios.
Por ejemplo, se puede también acudir a GnuCash, un software libre que funciona con diferentes sistemas operativos (Mac, Windows o Linux). Resulta perfecto para un pequeño negocio. Es, de hecho, un programa muy completo y con diversas opciones. Sobresale su módulo de facturación y la gestión de las relaciones entre los clientes o deudores y los proveedores o acreedores. De este modo, ser autónomo y mantener la contabilidad al día de forma cómoda de una empresa es muy fácil.
