November 25, 2021 by Qonto

Cuenta para los gastos de papelería de las pymes: cómo optimizar la gestión

Repasamos los suministros más comunes y analizamos cómo realizar los asientos contables de estas compras.

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Los gastos de papelería, o de oficina, son muy habituales para muchos negocios, ya se trate de una empresa de transporte, de construcción, de publicidad, de prestación de un servicio social o de cualquier otro ámbito. Su existencia parte de la necesidad de disponer de ciertos útiles en el ejercicio del trabajo.

A continuación, te diremos cuáles son los suministros más comunes y te explicaremos cómo realizar los asientos contables de estas compras. Además, aquí mismo obtendrás información sobre los servicios de la fintech francesa Qonto, y la manera como pueden ayudarte a gestionar estos costes con eficacia.

Suministros habituales en la oficina

Los siguientes son los materiales de oficina más comúnmente usados en las pequeñas y medianas empresas: folios, papel, sellos y tinta, tóner o grapadoras y grapas, plumas, lápices y rotuladores, carpetas, archivadores y libretas.

La periodicidad con que este tipo de aprovisionamientos se adquieren y se emplean varían de acuerdo con la empresa, siendo los negocios con establecimientos físicos y un elevado flujo de clientes los que más tendencia tienen a consumirlos.

¿Cómo contabilizar los gastos de papelería?

No hay una respuesta directa a esta pregunta. El plan general contable establece que el material de oficina se debe contabilizar en una cuenta del grupo 3, dentro del subgrupo 32. Ahora bien, existen dos cuentas distintas donde pueden registrarse: la 328 y la 629.

Por lo general, en la contabilidad de los suministros de oficina se aplica la política de importancia relativa. Se trata de una provisión legal que establece que la empresa puede pasar por alto algunos principios contables si considera que ciertas partidas tienen una importancia menor. Pueden darse casos como estos cuando se trabaja con material de oficina.

Por lo tanto, el programa general contable se implementa de forma distinta en función del período en el que usarán estos consumibles.

1. Gastos a contabilizar en la cuenta 328

De acuerdo con el plan de contabilidad, la cuenta 328 está específicamente diseñada para contar el material de oficina. Se recurre a esta en caso de que el material de oficina vaya a durar después del cierre del ejercicio económico actual. La inversión suele mayor, ya que se compra con el fin de usarlo ahora y en el futuro, de modo que el importe gastado será relevante.

El plan general establece que la compra de suministros de oficina se debe plasmar en el registro contable como un gasto. Al final de año, hay actualizar el inventario de modo que el activo del balance muestre el valor real actualizado. Esto se consigue dando de baja las existencias iniciales y efectuando el alta las nuevas existencias (que previamente deberán estar inventariadas). Para ello, deberás usar la cuenta 612 (variación de existencias).

2. Gastos a contabilizar en la cuenta 629

Por su parte la cuenta 629 es usada para bienes poco relevantes que se consumen durante el ejercicio. Es aplicable en la contabilidad de material para oficina que no necesita ser inventariado. La factura correspondiente sería contabilizada como un gasto simple.

Cómo inventariar el material de oficina: consejos

Para facilitar la contabilidad de los gastos de papelería es importante y esencial adoptar hábitos tan sencillos como registrar todo en una tabla, actualizar el inventario con la regularidad que se requiere y describir los gastos con expresiones que permiten identificarlos rápidamente.

Asimismo, en internet podrás ver y resolver ejercicios para empresarios individuales y sociedades, con comentarios incluidos. Este material es gratis y te ayudará a convertirte en un experto al realizar el asiento contable de tus aprovisionamientos. También aprenderás a calcular correctamente el IVA que podrás deducir a fin de optar por una devolución de impuestos.

Qonto y la gestión de gastos en equipo

El banco digital Qonto ofrece funcionalidades que facilitan la contabilidad del material de oficina de uso diario de las pymes.

Tiene una solución ideal para gestionar los gastos de papelería, que a menudo son hechos por varias personas en el interior de una empresa. Podrás compartir permisos con distintos usuarios y darles una tarjeta con fondos limitados por al administrador de la cuenta. Desde la aplicación de la cuenta, podrás supervisar la forma en cómo se utilizan los recursos de la empresa.

Por otro lado, este neobanco también te brinda la posibilidad de dar acceso a tu contable, que podrá exportar las transacciones con sus correspondientes facturas y recibos directamente y de manera autónoma, pudiendo revisar la cuentas de tu negocio en tiempo real.

Con Qonto, la contabilidad de tus gastos de papelería dejará de ser un problema. 

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