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¿Cómo funciona la gestión de recibos en España?

September 30, 2021 by Juan Merodio

Todas las empresas tienen gastos recurrentes a los que deben hacer frente mes a mes. Sin ellos, la supervivencia de la misma estaría condenada al fracaso. Por ejemplo, hablamos de luz, agua, internet, proveedores de materiales, proveedores de servicios y cualquier otro tipo de insumo tangible o intangible.

Es por ello que resulta fundamental llevar a cabo una buena gestión de recibos, ya sea de forma manual, automatizada o a través de domiciliación bancaria. Lo importante es mantener un control de los mismos, y ser conscientes de todos y cada uno de los gastos que tiene nuestra empresa para poder estimar los beneficios. 

Así que, ¿qué te parece si pasamos a ver cómo funciona este proceso? En este artículo veremos algunas de las soluciones que pueden facilitarte esta operativa tan tediosa.

El proceso de gestión de gastos de una empresa

En la práctica, una buena gestión de gastos nos permite identificar cada euro que sale, de tal forma que nos ayuda a calcular la rentabilidad que nos es posible alcanzar. Por otro lado, asegura que se cumpla con el plan de gastos previsto y, además, el correcto desempeño de los contratos con proveedores externos.

No importa cuál sea el tamaño de tu empresa o negocio, esto representa beneficios como los siguientes:

  • Más eficiencia. Puesto que se explotan de forma más ordenada y coherente cada uno de los recursos disponibles.
  • Menos gastos innecesarios. Al llevar un control exhaustivo de cada euro que sale de la empresa, se eliminan imprevistos que supongan un desembolso importante para la compañía.
  • Mayor rentabilidad en las operaciones. Al limitar el gasto a lo planificado, el esfuerzo por alcanzar la máxima rentabilidad siempre es mayor.

Para que todo esto sea así, el proceso de gestión de gastos de una empresa debe contemplar las siguientes áreas de actuación:

  • Contabilización. La contabilidad es el ámbito que se encarga de crear un sistema que permita conocer y saber en cada momento cuáles son los gastos de la empresa, origen, destino y cantidad. Normalmente también controla los ingresos, por lo que facilita conocer el estado financiero de la empresa y la toma de decisiones justificadas.
  • Administración. Esta otra área es la responsable de asegurar la rentabilidad del gasto de la empresa. Y de destinar los recursos disponibles según corresponda para obtener el máximo beneficio de ellos.
  • Digitalización. Por último, la digitalización hace referencia a la automatización de los procesos de compras, contratación, pagos o gestión de facturas y proveedores. Con ello, el trabajo será más productivo y la información que es posible obtener más detallada y clara. Por no hablar de la agilidad con la que podemos obtener datos para actuar en caso de desajuste o aparición de gastos imprevistos. 

Soluciones prácticas para la gestión de recibos

Veamos ahora cómo trasladar al día a día de la empresa la gestión de recibos de forma eficiente. Para ello, se pueden poner en práctica las siguientes soluciones que se incluirán en la gestión contable de la empresa. La cuenta corriente para empresas Qonto es, además, una excelente herramienta de gestión de gastos.

Subida de recibos automática

Esta es una de las soluciones que más tiempo pueden ahorrarnos en la gestión de gastos, pues nos permite automatizar tareas asociadas de control de gasto y contabilidad que hasta ahora eran manuales. Gracias a la API de Qonto es posible integrar tu cuenta bancaria de empresa con más de 2000 programas adicionales de forma sencilla (programas de contabilidad, de facturación, etc.).

Así, por ejemplo, es posible integrar Qonto con Slack y subir cualquier recibo directamente desde esta última aplicación a tu gestión de gastos. Igual ocurre con softwares como Google Drive o Dropbox.

Delegación de la gestión de transacciones y recibos

Otra alternativa que te ahorrará tiempo en la gestión de recibos, si es que no eliges la opción anterior, es enviar todos tus justificantes de pago por correo electrónico a una dirección específica, para que un equipo externo, en este caso Qonto, se encargue de asociarlo automáticamente al gasto correspondiente y marcar el IVA aplicable.

Control de proveedores

Por otro lado, una solución práctica que te va a facilitar mucho el día a día en la gestión de gastos es el control de proveedores. Con ella, podrás automatizar todas las operaciones relativas a tu relación con ellos, fijar los tipos de IVA de cada uno y personalizar las etiquetas que correspondan. 

Esto te ayudará a saber en cada momento el estado de los pagos a tus proveedores, así como a cometer menos errores en su gestión y ahorrar tiempo que podrás dedicar a otra tarea de tu empresa.

Notificaciones personalizadas

Si quieres estar al día de los gastos que suceden en tu empresa, es posible configurar alertas personalizadas que te avisen cada vez que haga un pago o se procese una transferencia. Esta es otra de las utilidades que Qonto también ofrece gracias a su integración con otras herramientas, como Slack o Gmail.

Delegación de la preparación de transferencias

Otra solución muy útil es delegar en tus empleados la preparación de transferencias. Lo único que tendrás que hacer es aprobarla, o no, a golpe de clic. Esto se traducirá en mayor disponibilidad para otras responsabilidades.

Control del presupuesto

Limitar el gasto diario o mensual de tu empresa puede ayudarte a evitar gastos imprevistos o errores financieros que comprometan los resultados del negocio. En Qonto es posible fijar este límite y operar sin temor a gastar de más, usando diferentes tipos de tarjeta y ajustando cada una según unas necesidades específicas, o separando el presupuesto en diferentes cuentas según el equipo o el proyecto.

Visibilidad en tiempo real sobre tus gastos

Al fin y al cabo, la automatización te permite tener una visión completa, global y real de lo que está ocurriendo con el presupuesto de tu empresa. Es algo que todo dueño de negocio o financiero debería saber en todo momento, para así predecir posibles escenarios y tomar acción para prevenir o corregir resultados.

El poder disfrutar de información estratégica rápida y certera es una necesidad básica de las empresas. Y la gestión automatizada de recibos y gastos ayuda a disponer de ella. 

Este tipo de gestión es algo que se lleva a cabo diariamente en empresas de todos los tamaños y sectores. Si buscas ahorrar tiempo y liberarte de una gran carga que no es plato de buen gusto para nadie, soluciones como las anteriores son perfectas para tu negocio.

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