4 prácticas esenciales para adoptar este año y simplificar tu gestión financiera

Si tú también asocias la gestión financiera con papeleo, frustración y pérdida de tiempo, y sientes que no tienes control sobre tus gastos, es muy probable que tu empresa tenga áreas de mejora.

Sabemos que gestionar un negocio requiere de mucha dedicación y tiempo. De hecho, nuestro último barómetro realizado en colaboración con el instituto Appinio, nos muestra que 2 de cada 3 directivos de pymes dedican el 38 % de su jornada al manejo administrativo y a la gestión de sus finanzas. Situación de la cual tampoco se libran las microempresas ni los autónomos.

Pero no te preocupes, como has podido ver, no solo te ocurre a ti. Este inicio de año puede ser un buen momento para empezar de cero y replantear tu gestión financiera analizando tus acciones y flujos de trabajo para optimizarlos.

En este articulo te compartimos 4 prácticas simples pero fundamentales, para gestionar tus finanzas de manera eficaz y potenciar tu crecimiento este 2024.

Cada inicio de año, es bueno tomarse un momento para analizar los datos y resultados del año pasado. Para ello, puedes revisar tu presupuesto y compararlo con tus resultados reales. Esto te permitirá identificar:

• Qué funcionó bien: qué proyectos generaron ganancias, cómo lo hicieron, etc.
• Qué funcionó menos: en qué proyectos invertiste muchos recursos y fueron menos rentables de lo esperado, en qué momentos hubo menor actividad, cuáles fueron los gastos imprevistos, etc.

Este ejercicio de retrospectiva es interesante ya que te permitirá buscar y analizar las causas profundas detrás de algunos de tus problemas financieros para luego dar con las soluciones adecuadas. En realidad simplemente se trata de preguntarse:

• ¿Por qué sucedió esto?
• ¿Qué puedo implementar para evitar que se repita?

Veamos algunas situaciones concretas a las que se enfrentan varias empresas.

Este problema quizás revele una falta de claridad en tu política de gastos o el uso de métodos de pago poco adecuados (por ejemplo, una tarjeta de empresa que circula entre los equipos sin ningún seguimiento).

Algunas claves para evitar que esta situación se repita:

• Establecer una política de gastos clara, sin ambigüedades, y sobre todo comunicarla a todos los colaboradores.
• Utilizar métodos de pago adecuados como tarjetas de pago con límites personalizables para evitar excesos y mantener el control sobre los gastos.

Esto podría significar que el presupuesto realizado al principio del año no era lo suficientemente realista ni coherente con tus objetivos o que hubo una mala anticipación de los gastos.

Algunas soluciones que puedes explorar:

• Dedicar más tiempo a la realización de tu presupuesto. Buscar la ayuda de un profesional, si es necesario, como la de un contable financiero.
• Prever un margen de seguridad en tu presupuesto para tener en cuenta los posibles imprevistos.
• Automatizar el seguimiento de tu presupuesto.

Por ejemplo, tuviste dificultades para distribuir los recursos financieros y humanos de tu empresa y priorizar proyectos para acelerar tu crecimiento.

Esto podría deberse a una falta de visibilidad sobre tus datos financieros. Una pista aquí podría ser apoyarse en herramientas de ayuda a la decisión como el reporte financiero. El reporte financiero agrupa datos fiables, precisos y actualizados y te permite tomar decisiones más informadas.

Tanto si eres autónomo o diriges una pyme, sabemos que es prácticamente imposible dejar totalmente de lado las tareas administrativas. Eso sí, debes saber que puedes automatizar y delegar ciertas tareas repetitivas que te consumen demasiado tiempo.

Entre las tareas repetitivas a automatizar, podemos tener en cuenta:

• Tareas contables: la entrada de asientos contables, la sincronización de transacciones, la categorización de gastos, el intercambio de recibos o facturas con tu contable...
• Tareas relacionadas con la facturación: la emisión de facturas, de presupuestos y también el seguimiento de clientes en caso de retraso en el pago.
• Tareas relacionadas con la gestión de gastos: la recopilación de tickets y recibos, los recordatorios a los empleados que se retrasan, etc.

También puedes valorar la opción es delegar ciertas misiones a tu contable, como por ejemplo:

• La gestión de tu contabilidad: la preparación de las cuentas anuales, la preparación y presentación de tus declaraciones fiscales (declaración de IVA, declaración de impuestos...) entre otras.
• La gestión de nóminas: el cálculo de contingencias comunes de la seguridad social, la emisión y el envío de las nóminas.
• La redacción de diversos contratos: contratos comerciales, contratos de trabajo de tu plantilla, etc.

Finalmente, para tener una gestión más completa, puedes tener en cuenta las numerosas soluciones que existen en el mercado y te pueden ayudar a automatizar alguna o varias de estas tareas.

Usar herramientas online para organizarse, gestionar tu actividad y tu gestión financiera es esencial en la era digital. Pero es muy importante saber cuáles elegir. 

Antes de suscribirte a nuevos softwares, primero es importante hacer una lista de todos los que ya usas en tu empresa.

Luego, hazte algunas preguntas:

• ¿Realmente usas todas las herramientas a las que estás suscrito? ¿Las usas regularmente?
• ¿Te ayudan a mejorar la productividad de tu negocio?
• ¿Te ayudan a ahorrar tiempo?
• ¿Los encuentras intuitivos? ¿Fáciles de usar? ¿Adaptados a tus necesidades?
• ¿Cuántas personas usan la herramienta? ¿Has elegido el plan correcto? (Por ejemplo, si te suscribiste a una licencia para 10 empleados, pero en realidad solo 2 personas la utilizan).

Si has respondido que no a alguna de estas preguntas, entonces tal vez sea hora de cuestionar el uso. Revisa todas tus herramientas de forma dedicada. Quizás varias de ellas tienen funcionalidades similares y podrías usar solamente una.

Es mejor priorizar herramientas «todo en uno» que te permitirán aumentar la eficiencia y simplificar tus procesos. En ese sentido, te recomendamos Qonto. ¿Por qué?

Porque en primer lugar tienes una cuenta de empresa con todo lo que necesitas para gestionar tu día a día bancario: tarjetas Mastercard, transferencias inmediatas (nacionales e internacionales) y depósito de cheques incluidos en tu plan.

Pero eso no es todo. Con Qonto también tienes funcionalidades diseñadas para simplificar la preparación de tu contabilidad, tu facturación y la gestión de tus gastos. Es la cuenta más completa para empresas. Tus movimientos bancarios, contabilidad y control de tu flujo de caja en tiempo real desde donde sea y cuando sea.

Como persona emprendedora, mantener tu tesorería a flote es todo un reto. Y no puede ser menos, ya que está directamente relacionada con el desarrollo y la sostenibilidad de la actividad de tu negocio.

Para evitar desfases en la tesorería, puedes actuar sobre dos aspectos clave:

• La negociación de plazos de pago con tus proveedores.
• La reducción de los plazos de pago con tus clientes. Cobrar a tiempo es fundamental.

¿Trabajas regularmente con los mismos proveedores? En ese caso, puedes intentar negociar plazos de pago con ellos. Si eres un cliente importante y mantienes buenas relaciones comerciales, quizás estén dispuestos a concederte plazos más flexibles.

Ten en cuenta que un plazo de pago no puede exceder los 60 días a partir de la emisión de la factura. Esto debe especificarse en todos los documentos comerciales y contables (contrato, presupuesto, factura).

Por el contrario, el objetivo aquí debe ser hacer todo lo posible para reducir los plazos de pago de tus clientes y evitar los impagos.

Algunas prácticas muy simples serán suficientes para limitar los retrasos y fomentar los pagos a tiempo, como por ejemplo:

• No esperar y enviar la factura inmediatamente después de completar el servicio o al momento de la entrega.
• Ofrecer un descuento en el monto de la factura por pago anticipado.
• Seguir a los clientes desde el primer día de retraso en el pago.

Todo esto requiere una organización y seguimiento de la facturación continua. Para ayudarte, Qonto ofrece una herramienta de facturación integrada a tu cuenta de empresa con la cual puedes emitir facturas de forma rápida además de seguir los pagos pendientes de tus clientes como los pagos realizados a proveedores con facilidad.

Aprovecha el inicio del nuevo año para replantear todas tus estrategias y flujos de trabajo. Integrar herramientas como Qonto te harán ganar mucho tiempo para poder dedicarlo a otros aspectos como desarrollar tu negocio.

Si quieres saber más, descubre las experiencias de algunos de nuestros clientes que ya están usando Qonto en su día a día.