November 25, 2021 by Qonto

Cómo hacer un cuadro de gastos en Excel

El uso frecuente de una hoja de Excel te permitirá visualizar en qué gastas tu dinero para poder recortar gastos innecesarios, hacer un presupuesto y calcular tus ingresos mes a mes.

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Las pequeñas o medianas empresas pueden usar una plantilla de Excel para gestionar gastos e ingresos y llevar, así, un control de la economía de la compañía. El uso frecuente de una hoja de Excel te permitirá visualizar en qué gastas tu dinero para poder recortar gastos innecesarios, hacer un presupuesto y calcular tus ingresos mes a mes. Con tan solo detallar las finanzas de la compañía durante dos meses, podrás tomar decisiones que ayuden a su bienestar económico. En este artículo, veremos cómo gestionar gastos con Excel.

¿Qué son los cuadros, informes o notas de gastos?

Un cuadro en una hoja de cálculo es una herramienta muy valiosa para controlar las finanzas de una empresa. Cada columna representará un gasto que se puede registrar por categoría y subclase. Al final de la hoja, habrá una celda dedicada al cálculo del total con una fórmula para determinar porcentajes o promedios. Si se ingresan nuevos valores, esta celda se actualizará automáticamente. Además, dentro de las plantillas se pueden crear gráficos que representen de manera visual la información consolidada de nuestras finanzas. 

¿Para qué sirve este control de gastos?

El objetivo de estas hojas es obtener una visión de los costes de la empresa durante el año a fin de mantener en orden la economía y llevar una adecuada contabilidad. Ser consistente con el registro de los gastos ayudará a llevar una política empresarial ordenada y mantener las finanzas al día. Un cuadro será de gran utilidad para ver en qué gastas el dinero y, con esta información, puedes proyectar un mejor uso de tus recursos económicos.

¿Quién los prepara?

Por lo general, el departamento contable debe preparar estos informes. Sin embargo, una forma de saber con exactitud quiénes gastan el dinero de la compañía y con qué fines es que todos los departamentos preparen sus informes. Así, los empleados que incurren en gastos de empresa registrarán esta información en una lista confeccionada en Excel y presentarán los datos al departamento contable al final del mes.

¿Qué tipo de gastos se detallan?

Los ingresos y gastos de una compañía deben ser registrados en estas hojas de cálculo. Existen plantillas de Excel predeterminadas para que estas funciones sean más sencillas, pero es bastante simple confeccionar estas columnas cada mes una vez que se crea el formato. Los artículos que se detallan son similares a los de una cuenta de gastos personales; en este tipo de cuenta, los egresos de entretenimiento, salud y educación, por ejemplo, tienen su propia fila. Para adaptar esto a un cuadro empresarial, el primer paso es cambiar estas categorías por las de una empresa: desarrollo de un producto o artículo, marketing, recursos humanos y todas las categorías que representen egresos. Esta planilla debe ser confeccionada al inicio del mes, de manera que todo gasto mensual esté incluido. Empezar a realizar estos pasos todos los meses tendrá como resultado un informe anual detallado que permitirá tener las finanzas al día.

Tecnología para optimizar esta gestión

En caso de que quieras darle menos responsabilidad a tus empleados y llevar el mismo control con más privacidad, una cuenta en el neobanco Qonto puede ser una muy buena alternativa. Con pocas condiciones para operar, mi cuenta de Qonto ofrece el siguiente recurso gratis: el sistema de gestión de gastos por equipo. Aquí podrás solicitar una tarjeta de crédito con el nombre de cada empleado autorizado a realizar gastos y siempre podrás consultar los totales en el resumen de cuenta. Si quieres ahorrar y administrar bien tus finanzas, es tiempo de abrir una cuenta en Qonto.

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