Los gastos financieros que conlleva un proyecto

Gestionar de forma eficaz los recursos económicos es un factor crucial para el éxito de una empresa. Es en este contexto en el que los gastos financieros se revelan como un elemento imprescindible en la salud económica de un negocio. Pero, ¿qué son exactamente los gastos financieros? ¿Cuál es su importancia? ¿Cómo pueden y deben deducirse? Vamos a intentar responder a todas estas preguntas.

Las empresas llevan a cabo tres tipos de procesos: los productivos, los distributivos y los comerciales. Para que estos procesos puedan desarrollarse sin problemas, son necesarios cuatro elementos:

1. Materias primas.
2. Recursos humanos.
3. Tecnología.
4. Capital.

El gasto financiero de una empresa deriva de las necesidades de financiación que tenga la compañía con respecto a sus líneas de crédito y fondos operacionales. Las decisiones que tomen los responsables financieros en relación con las inversiones que realizarán inciden directamente en los gastos de la compañía.

Si una empresa quiere financiar, por ejemplo, la compra de maquinaria para llevar a cabo un nuevo proyecto, el equipo de contabilidad deberá realizar un análisis sobre cuánto dinero puede gastar en la transacción. Al fin y al cabo, estamos hablando de un gasto financiero que deberá pagarse durante meses e incluso años.

Es necesario destacar algunos de los gastos financieros más habituales:

• Intereses de préstamos y créditos, ya sean estos últimos hipotecarios o comerciales.
• Comisiones bancarias que suelen ir asociadas a operaciones como el mantenimiento de la cuenta, las transferencias o las emisiones de cheques.
• Deudas y pagos de créditos relacionados con saldos pendientes en tarjetas y similares.
• Operaciones financieras como compra y venta de acciones, bonos y otros instrumentos financieros
• Gastos contables necesarios para mantener los registros contables de una empresa y cumplir con las obligaciones legales y fiscales.
• Seguros financieros asociados a la adquisición y mantenimientos de productos financieros como pólizas de seguros o seguros de propiedad, entre otros.
• Gastos de ejercicio contable relativos a los procesos y auditorías necesarios para analizar la salud económica de una empresa.

Llegados a este punto, es probable que estés preguntándote si los gastos financieros forman parte del activo o del pasivo de una empresa. La respuesta es sencilla: este tipo de costes se clasifican como parte del pasivo, específicamente dentro de la categoría de pasivos corrientes o a corto plazo.

Como ya hemos visto más arriba, este tipo de gastos incluyen pago de intereses, comisiones bancarias y otros similares, considerados pasivos porque representan deudas o compromisos financieros que una empresa de saldar el el futuro. Es necesario, por lo tanto, diferenciar entre gastos financieros y activos financieros: los primeros suponen una salida de efectivo para el negocio, mientras que los segundos generan ingresos o rendimientos.

Aunque los tipos de gastos financieros que hemos visto más arriba ya so bastante claros, a continuación tienes algunos ejemplos para acabar de redondear tu visión de este concepto:

1. Comisiones bancarias.
2. Pago de deudas.
3. Costos de emisión de bonos.
4. Descuentos por pago anticipado.
5. Arrendamientos financieros.
6. Intereses de tarjetas de crédito.
7. Intereses provenientes de préstamos y deudas.
8. Intereses provenientes de obligaciones y bonos.
9. Intereses por descuento de efectos (descuento comercial realizado por una entidad financiera que anticipa los activos líquidos de una deuda no cobrada).
10. Diferencias negativas por cambio de moneda extranjera.
11. Gastos ocasionados por la pérdida de valor de los activos.

Los intereses y comisiones son los gastos financieros más comunes de una empresa. Las comisiones se originan en las cuentas bancarias y guardan relación con su mantenimiento. Las entidades financieras también pueden cobrar comisiones por abrir una línea de crédito, pero esto dependerá de la política de cada una.

Por su parte, los intereses se originan con cada préstamo solicitado y otorgado. Cada cuota de cancelación de dicho préstamo tendrá un porcentaje de interés asociado. Sin embargo, solo los intereses se consideran un gasto financiero, ya que la parte restante a la cuota corresponde tan solo a un movimiento monetario.

Tanto los autónomos como las empresas o pymes deben estimar los costes relacionados con sus operaciones. La función del equipo contable es anticipar qué gastos tendrá que afrontar el negocio para realizar sus operaciones profesionales.

A la hora de calcular el total de costes será necesario realizar un análisis del gasto económico que deberá afrontar la compañía.

La gran pregunta, entonces, es: ¿cómo estimar todos estos gastos? Siguiendo un proceso de diez pasos:

1. Examinar historiales financieros anteriores de la empresa.

2. Evaluar fuentes de financiación, tanto las ya existentes como las posibilidades de futuro.

3. Obtener información actualizada sobre las tasas de interés en el mercado, ya que estimar gastos con tasas antiguas puede conducir a pérdidas.

4. Analizar cambios en la deuda y revisar si hay variaciones en su estructura (por ejemplo, nuevos préstamos o liquidación de deudas antiguas).

5. Considerar cambios en operaciones comerciales como posibles expansiones o reducción de actividades.

6. Revisar contratos y acuerdos para entender los términos específicos que impactan directamente sobre los costes.

7. Monitorizar factores externos como políticas económicas, tasas de inflación o tasas de cambio, ya que pueden tener un gran impacto sobre los gastos financieros.

8. Usar herramientas de pronóstico financiero que ayuden en la estimación de gastos.

9. Consultar a profesionales financieros.

10. Realizar pruebas de sensibilidad para evaluar cómo los cambios en variables clave pueden afectar a los gastos.

Estos diez pasos son un método infalible para que la estimación de gastos financieros de una empresa sea lo más realista posible.

Un gasto deducible es todo aquel desembolso económico que una empresa puede restar de sus ingresos totales a la hora de realizar la declaración de sus impuestos tributarios. Estos son costes reconocidos y aceptados como legítimos por el marco legal fiscal vigente, ya que se consideran necesarios para generar beneficios y para desarrollar la actividad profesional.

El objetivo de la deducción de gastos es reducir la base imponible y, en consecuencia, disminuir la cantidad de impuestos que la compañía debe pagar. Es imprescindible conocer las regulaciones específicas, ya que este carácter deducible puede variar de un territorio a otro. Conocer la normativa legal, por lo tanto, es el secreto para maximizar las deducciones legales y optimizar la carga tributaria de la empresa.

Entre los gastos deducibles más comunes se encuentran:

1. Consumos de explotación como adquisición de bienes efectuados a terceros.
2. Sueldos y salarios.
3. Pagos a la Seguridad Social.
4. Reparaciones y conservación.
5. Intereses de préstamos solicitados para financiar operaciones comerciales.
6. Intereses de tarjetas bancarias usadas en el ámbito profesional.
7. Comisiones bancarias relacionadas con operaciones comerciales como las transferencias o el mantenimiento de cuentas.
8. Costos de emisión de bonos para el financiamento.
9. Pagos de intereses de arrendamientos financieros.
10. Honorarios contables y de auditoría.
11. Gastos de seguros.
12. Gastos de transacciones financieras.
13. Gastos relacionados con deudas incobrables.
14. Gastos del ejercicio contable.
15. Servicios de profesionales independientes.
16. Software y hardware necesario para la actividad profesional.
17. Facturas de servicios de una oficina.

Desde marzo del 2012, los costes financieros que pueden ser deducidos son los gastos netos (es decir, el exceso de gastos respecto a los ingresos) que no superen el 30 por ciento del total. Solo aquellos montos que estén registrados correctamente serán deducidos. Los datos de la cuenta de pérdidas y ganancias proporcionarán la información para realizar la deducción.

Un gasto puedo ser deducido de dos formas diferentes:

• Por el IVA del gasto, que se incluirá en la declaración trimestral de este impuesto.
• Por el gasto en sí, a través dele modelo 130 y de la Declaración de la Renta.

Un gasto solo puede ser deducido si se dispone de la justificación adecuada (normalmente, una factura completa, ya que las facturas simplificadas y los tickets no suelen ser aceptados legalmente), si está registrado en el Libro de Gastos de la empresa y si está autorizado por Hacienda.

Si, llegados a este punto del artículo, todavía no te has convencido de la importancia del área contable de la que estamos hablando, lo hará esta lista de seis ventajas de realizar una gestión eficaz de los gastos financieros.

1. Optimización de recursos. Controlar y reducir gastos permite aprovechar al máximo los recursos disponibles: asignar fondos de fprma estratégica, priorizar inversiones con retorno positivo, etc.

2. Mejora de la rentabilidad. Minimizar los costes innecesarios y optimizar la estructura de financiamiento es la base para incrementar el margen de ganancia de una empresa.

3. Sostenibilidad financiera. Mantener el equilibrio entre ingresos y gastos es de vital importancia para la sostenibilidad del negocio a largo plazo, ya que la estabilidad es la clave para superar momentos económicos difíciles.

4. Reducción del endeudamiento. Evitar cargas financieras excesivas y usar la deuda de forma estratégica es algo que puede conseguirse gestionando de forma inteligente los gastos.

5. Flexibilidad financiera. Tener los gastos financieros bajo control permite que una empresa pueda ser más flexible y adaptarse rápidamente a cambios en el mercado.

6. Cumplimiento fiscal. Conocer la información necesaria sobre el marco legal de los gastos de una empresa evita problemas y sanciones, además de abrir la puerta a posibles beneficios fiscales.

Existen diferentes tácticas para reducir los gastos financieros de una empresa. Algunas de ellas son:

• Refinanciar las deudas existentes, algo que puede conseguirse negociando tasas de interés más bajo en préstamos existentes, por ejemplo.
• Pagar anticipadamente las deudas y así reducir los intereses acumulados.
• Revisar y negociar los contratos con proveedores para obtener mejores condiciones o descuentos.
• Usar el crédito de forma eficiente y evitar la acumulación de deudas.
• Gestionar los inventarios para mantenerlos ajustados y evitar costes asociados por conceptos como el almacenamiento o la obsolescencia.
• Revisar y analizar los gastos contables existentes a la búsqueda de áreas en las que ahorrar.
• Implementar tecnología que ayude reducir gastos gracias a la automatización de procesos y la reducción de costes operativos.
• Fomentar la eficiencia energética para reducir costes asociados a los servicios.
• Formar a los empleados sobre la eficiencia en el uso de recursos y la reducción de costes.
• Monitorizar constantemente los gastos financieros y revisarlos periódicamente para evitar sorpresas.

Por lo general, una herramienta como Qonto, una cuenta corriente 100 % online diseñada para optimizar la gestión de gastos de las empresas, aporta una ayuda extra en la preparación de trámites administrativos y en la optimización y control de gastos financieros. Los bancos online ofrecen servicios para todas las empresas y los autónomos que quieran desarrollar mejor su negocio.

La apertura de una cuenta en Qonto es gratis y se puede realizar en tan solo diez minutos. Con solo iniciar sesión en Qonto, la empresa accederá a herramientas y recursos que le permitirán gestionar correctamente sus finanzas tanto desde el ordenador como desde el móvil.