La gestione collaborativa delle spese che fa crescere l’azienda

Quando si parla di gestione finanziaria di un’impresa, ci si riferisce a un aspetto della gestione del business che ha un impatto concreto sull’efficienza operativa di tutta l’azienda. Soprattutto se di piccole o medie dimensioni.

Una gestione delle spese di tipo collaborativo può senza dubbio rappresentare una soluzione efficaceper snellire i processi, favorire il risparmio e promuovere l’innovazione.

Capiamo insieme perché e qual è la migliore strategia per implementare una gestione collaborativa delle spese anche nella tua azienda.

Studi sociologici evidenziano come il coinvolgimento attivo dei dipendenti nei progetti aziendali sia un fattore chiave per il successo organizzativo. Un approccio collaborativo, infatti, aumenta l'autonomia e la motivazione dei team, favorendo il raggiungimento degli obiettivi comuni.

Questo cambiamento, ovviamente, richiede un impegno bilaterale tra management e dipendenti: implica il passaggio da una struttura verticale a un'organizzazione più orizzontale e comporta una ridefinizione delle dinamiche organizzative e delle responsabilità individuali a favore di una leadership di tipo “partecipativo”.

L'approccio partecipativo si contrappone alla tradizionale organizzazione a compartimenti stagni, o silos, caratterizzata da una rigida divisione di competenze e responsabilità. Un modello obsoleto, che ostacola la comunicazione e la condivisione di informazioni, frenando innovazione e crescita aziendale.

Al contrario, un ambiente lavorativo collaborativo promuove sinergia e flessibilità, ottimizzando tempi, costi e organizzazione del lavoro.

Applicare il modello collaborativo alla gestione finanziaria può risolvere problematiche quotidiane legate alle spese aziendali, offrendo vantaggi a tutti i livelli organizzativi.

Si tratta infatti di ostacoli che coinvolgono tutti gli attori di un'azienda - manager, dipendenti e team finanziari - e che implicano la perdita di denaro e del tempo di tutti, oltre alla frustrazione generata dal dedicarsi a operazioni ripetitive e a scarso valore strategico come la compilazione o la raccolta delle note spese.

Con un modello collaborativo per la gestione delle spese aziendali garantisce:

Per comprendere ancora meglio il potenziale di semplificazione rappresentato da una gestione delle spese di tipo collaborativo, analizziamo l’esempio concreto di due aziende che utilizzano due approcci diversi:

Azienda A (gestione gerarchica):

• Anticipi spese personali dei dipendenti
• Gestione manuale dei giustificativi
• Controllo limitato per i manager
• Elaborazione complessa delle note spese per il CFO

Azienda B (gestione partecipativa):

• Utilizzo di carte aziendali configurabili
• Digitalizzazione del processo
• Monitoraggio in tempo reale per i manager
• Accesso semplificato alle informazioni per CFO e commercialista

Una gestione partecipativa delle spese aziendali offre molteplici vantaggi: risparmio di tempo, efficientamento dei processi e aumento della motivazione dei dipendenti. 

Tuttavia, è fondamentale disporre degli strumenti adeguati per poter sfruttare questi vantaggi in modo pratico veloce e sicuro.

• Incluse in tutti i piani tariffari
• Permettono spese fino a 200.000€ al mese senza costi nascosti
• Disponibili come carte fisiche e virtuali
• Possibilità di impostare limiti di spesa personalizzati per ogni carta

• Creazione di budget pre-impostati per team o dipartimenti
• Monitoraggio in tempo reale delle spese rispetto al budget allocato
• Possibilità per i manager di visualizzare e gestire il budget del proprio team

• Tracciamento delle transazioni in tempo reale
• Notifiche istantanee per ogni spesa effettuata
• Storico illimitato delle transazionI

• Caricamento delle ricevute in tempo reale tramite foto
• Abbinamento automatico delle ricevute alle relative transazioni
• Digitalizzazione e certificazione legale delle ricevute

• Categorizzazione automatica delle spese basata sulle esigenze aziendali
• Possibilità di aggiungere etichette personalizzate alle transazioni
• Facilita la preparazione dei report di spesa e la chiusura dei libri contabili

• Possibilità di assegnare ruoli diversi ai membri del team (es. manager, dipendente)
• Controllo granulare sulle autorizzazioni per approvazioni di trasferimenti e impostazioni delle carte
• Accesso dedicato per il commercialista per scaricare estratti conto e giustificativi

Queste funzionalità lavorano in sinergia per offrire un sistema completo di gestione delle spese, consentendo alle PMI di delegare responsabilità finanziarie mantenendo al contempo il controllo e la visibilità sulle spese aziendali.