Delegare o non delegare? Con gli adeguati strumenti digitali, che permettono di gestire le spese aziendali in team e in totale sicurezza, l’expense management non è più un problema. Parola di Qonto.
Ecco i 4 consigli fondamentali per ottimizzare la gestione delle spese di team, rivolti a startup e PMI:
La gestione delle spese aziendali coinvolge tutte le persone di un’azienda - manager, dipendenti e team finanziario - e ha un impatto concreto sulle attività svolte quotidianamente, nei tempi e nei costi. Un modo per aumentare l’efficienza in quest’ambito, è elaborare policy aziendali ben definite e condivise.
Concretamente, una policy aziendale per la gestione delle spese è un documento formale che contiene le misure per regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali. All’interno del documento di policy vengono definiti l’elenco dei costi ammissibili, il limite massimo per ogni tipologia di spesa, gli strumenti da utilizzare, le scadenze per la presentazione dei giustificativi e altre informazioni accessorie.
Un’impresa può creare una policy generale per la gestione delle spese e policy specifiche per diversi ambiti in base alle proprie esigenze, ad esempio:
L’introduzione di appositi sistemi digitali può rendere più efficiente il processo di gestione delle note spese e, secondo un sondaggio condotto a giugno 2022 da Qonto su un campione di oltre 1.000 imprese, il 73% delle PMI utilizza già questo tipo di strumenti, con dei benefici evidenti in termini di costi e di tempi.
Solo l’80% degli intervistati che utilizzano metodi tradizionali per l’elaborazione di note spese si è detto soddisfatto del sistema utilizzato, mentre questo dato raggiunge il 91% nel caso di imprese che utilizzano strumenti digitali e raggiunge addirittura il 96% nel caso delle imprese che utilizzano Qonto, che permette di risparmiare tempo, non solo digitalizzando le note spese, ma facendolo direttamente all’interno del proprio conto business: basta scattare una foto allo scontrino e caricarla sull'app in pochi clic. Una volta caricato il giustificativo, Qonto si occupa inoltre di certificarlo con valore probatorio, eliminando del tutto la necessità di conservare la copia cartacea.
Non solo digitalizzazione ma anche personalizzazione. La gestione delle spese aziendali è più semplice se si possono utilizzare strumenti su misura, pensati per rispondere alle esigenze specifiche del proprio business. Tra questi, la carte aziendali con limiti personalizzabili.
Il nostro sondaggio ha evidenziato che oltre il 66% delle imprese fa utilizzo costante (almeno una volta a settimana) di carte aziendali, eppure, per oltre l’80% degli intervistati, all’interno dell’azienda sono presenti un massimo di 5 carte.
Aumentare la disponibilità di carte di pagamento per i dipendenti può aiutare aziende in crescita e imprese sempre più grandi nel semplificare la gestione delle spese del team. Anche in questo caso, un business deve trovare il metodo più adatto alle proprie esigenze e scegliere tra le tipologie di carte esistenti, sempre più varie, come ad esempio la carta Instant di Qonto: una carta usa e getta su misura per le spese occasionali con la quale si può assegnare un budget specifico e dedicato con precisi limiti di tempo e di utilizzo.
Delegare la gestione delle spese non significa perdere il controllo: utilizzando gli strumenti adeguati si possono gestire le spese in team senza per questo rinunciare alla sicurezza.
Per oltre il 41% delle imprese intervistate, le spese aziendali vengono gestite da una singola persona incaricata di effettuare le spese e che raramente delega, mentre per oltre il 45% alcune figure sono responsabili di centralizzare ed effettuare le spese. Solo nel 12% circa dei casi la maggior parte dei dipendenti ha accesso a metodi di pagamento aziendali e li usa quando necessario.
In questo modo, imprenditori e top manager rischiano di perdere molto tempo ed energie, che potrebbero dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto per l’impresa, in compiti amministrativi, gestione di richieste di bonifico e pagamenti.
Una gestione collaborativa, invece, può essere più efficiente per tutte le persone coinvolte all’interno di un’impresa. L’unica clausola affinché i vantaggi siano reali e condivisi, è l’adozione di sistemi adeguati, per delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo, dotando i dipendenti di metodi di pagamento, definendo ruoli specifici per i processi di approvazione e utilizzando strumenti che supportano questo tipo di organizzazione.
In aggiunta, la gestione collaborativa delle spese consente di strutturare maggiormente i team interni, responsabilizzando non solo chi ricopre il ruolo di leader ma anche tutti i membri del team. In questo modo, da un lato i dipendenti possono far riferimento a un chiaro processo per la gestione di ricevute e fatture, dall’altro i team leader possono identificare e analizzare con maggior facilità:
