1. Condividi il budget con i tuoi team per evitare di superare i limiti
Cosa succede se costruisci un bilancio preventivo solido, ma l’azienda supera comunque il limite di spesa stabilito?
Non si tratta tanto di un comportamento scorretto da parte dei collaboratori, è più un sintomo di scarsa comunicazione.
Ecco perché, una volta redatto il bilancio preventivo insieme all’amministrazione, è importante condividerlo con tutti i team. Basterà far circolare un semplice documento che delinei il budget assegnato per ogni progetto.
In questo modo, tutti avranno accesso alle stesse informazioni e potranno spendere il budget con consapevolezza e coscienza.2. Automatizza la gestione dei budget assegnati
Quale manager non ha mai perso tempo ad analizzare i conti della propria azienda, esaminando gli estratti conto per assicurarsi che tutte le spese rientrassero nel budget?
Doversi improvvisare “detective” non è solo una perdita di tempo, ma anche una fonte di ansia non indifferente. Il tentativo di far quadrare centinaia di transazioni manualmente non è un compito facile.
Per fortuna viviamo in un’epoca in cui abbiamo a disposizione numerosi strumenti per automatizzare il tracciamento dei pagamenti ed evitare di sforare.
Prendiamo l’esempio di Qonto: ti diamo la possibilità di impostare dei
conti multipli, da affiancare al tuo conto aziendale principale.
Con questa funzionalità, puoi aprire un “sotto-conto” per progetto o per team, così da poter categorizzare in modo chiaro le spese e ottenere più visibilità sullo stato del tuo budget.
💡 Per capire meglio in che modo i conti multipli possono aiutarti nella gestione del budget, facciamo un esempio.
Immagina di essere a capo di una piccola-media impresa. Hai messo da parte 15.000€ per il team marketing e 10.000€ per quello delle vendite.
Puoi semplificarti la vita aprendo un “sotto-conto” per ciascun team (uno per il marketing, uno per le vendite) e depositando i budget nei rispettivi conti.
Così facendo, avrai già categorizzato le spese, impostato una buona visibilità sulle uscite ed evitato (davvero) di superare i limiti di spesa.3. Analizza e riesamina spesso il budget
A volte, le cose non vanno come ci aspettiamo, come ci ha dimostrato il 2020.
Senza spaventarci pensando addirittura a una nuova futura pandemia, dobbiamo tenere presente che il mercato è sempre soggetto a fluttuazioni (per esempio, a causa della disponibilità variabile delle materie prime o problemi logistici globali, ecc.)
Quindi ti conviene pianificare di conseguenza. Evita di sforare rivedendo regolarmente il budget (ogni trimestre, per esempio) alla luce di cambiamenti ciclici o strutturali.
Così, potrai accertarti che le tue stime rispecchino davvero le entrate e le uscite reali, e in caso contrario, potrai aggiustare il tiro.
Si tratta di una pratica comune per molte attività e dopo la crisi sanitaria recente, lo è ancora di più. In ambito finanziario, si chiamano “rolling forecast”.
Le “rolling forecast” ti consentono di reagire prontamente agli imprevisti (per esempio, rimandando alcuni progetti) per evitare problemi nel flusso di cassa più in là nel tempo.