Come gestire al meglio il budget della tua attività

Per molti imprenditori, la pianificazione del budget rimane una delle responsabilità più onerose.

Sai già come funziona: esamini il budget fino all’ultimo dettaglio. Fai una stima (più o meno) approssimativa sui ricavi e le spese che potresti avere nel prossimo anno fiscale. Raccogli indicazioni dal tuo CFO. Fai del tuo meglio per coprire le spese di base.

Poi, un anno dopo, scopri che, per l’ennesima volta, hai sforato i limiti di budget. Forse alcuni team non hanno seguito le direttive che hai delineato. Forse hai dovuto far fronte ad alcune spese inaspettate.

Ma che sia per un motivo o per l’altro, per l’ansia di avere a che fare con numeri, proiezioni e previsioni, o per la consapevolezza che nessuna azienda è esente da rischi o sfide (o persino pandemie), la verità è che impostare il budget di un’azienda non è così immediato come sembra.

Tuttavia, esistono alcuni metodi facili ed efficaci per non sforare e rispettare le previsioni di bilancio.

Ecco come fare:

Prima di approfondire l’argomento, iniziamo definendo alcuni termini chiave.

Il budget aziendale, in poche parole, è la stima delle spese totali e dei ricavi di un’azienda in un dato periodo, che in genere è l’anno fiscale.

La stima viene formalizzata attraverso un documento finanziario chiamato “bilancio preventivo”, la cui compilazione viene programmata di solito alla fine di ogni anno fiscale.

Il budget aziendale serve per impostare gli obiettivi e la direzione generale verso cui punta l’azienda. Ogni acquisto deve essere indirizzato verso un obiettivo finanziario e, su scala più ampia, deve avere come scopo lo sviluppo dell’azienda.

In quanto imprenditore, sei come il capitano di una nave: pianifichi il viaggio e ti assicuri che la nave abbia provviste a sufficienza per intraprenderlo.

Quindi, trascurare il bilancio preventivo significa navigare a vista, senza mappa e senza bussola. Nella nebbia.

Se non definisci il budget, ti esponi alle conseguenze di una scarsa capacità decisionale, a spese improvvise e alla sovrastima delle entrate, mettendo a rischio la salute della tua azienda.

Ed è proprio in questo scenario che il bilancio preventivo può tornarti utile.

• Ottieni visibilità sul flusso di cassa

Conoscere con esattezza entrate e uscite ti consente di prendere decisioni consapevoli, così da dissipare la nebbia e tracciare meglio la rotta.

• Alloca il budget con saggezza

Avere un piano chiaro e organizzato ti consente di destinare con cura le risorse ai vari progetti della tua azienda. Così, sarà più facile calcolare il ROI (ritorno sull’investimento), i progetti avanzeranno più rapidamente e i team si sentiranno più motivati e apprezzati per il loro lavoro.

• Minimizza gli intoppi

Elaborando un bilancio preventivo, abbassi le probabilità di trovare spiacevoli sorprese nell’estratto conto e riduci efficacemente spese impreviste e problemi di budget. In sostanza, migliori la gestione delle tue finanze.

Veniamo ai dettagli.

Dal momento che il bilancio preventivo serve per stimare le entrate e le uscite dell’azienda, in genere per l’anno a venire, deve raccogliere due tipi di dati:

• La stima dei ricavi

Prima di tutto, devi stimare il fatturato delle vendite per l’anno prossimo. Il che significa che devi saper rispondere con accuratezza a questa domanda: “Quali sono le proiezioni di vendita per l’anno a cui fa riferimento il budget?”

Si tratta di un esercizio tutt’altro che semplice. Ma per fortuna ci sono alcuni metodi collaudati per prevedere le entrate. Ci arriveremo nel prossimo paragrafo.

🔔 Importante: come imprenditore, soprattutto se agli inizi, potresti avere la tentazione di fare delle stime troppo ottimistiche. Meglio essere pragmatici, piuttosto che falsare il budget e creare tensione nel flusso di cassa dell'azienda.

• La stima dei costi

Una volta stabilite le previsioni sui ricavi, dovrai stimare le eventuali spese che la tua azienda potrebbe dover affrontare nel periodo di riferimento del budget.

Ci sono due categorie di costi generali da prendere in considerazione per i tuoi calcoli:

Categoria 1: costi relativi alle vendite (detti anche costi della merce venduta)

Si tratta dei costi diretti per la produzione di un prodotto o la fornitura di un servizio e possono includere:

• Il costo delle materie prime per produrre la merce
• Il costo della manodopera per fabbricare il prodotto o fornire il servizio
• Spese di trasporto
• Altro

Categoria 2: costi indiretti e generali

I costi indiretti sono essenziali ma non strettamente connessi alla produzione di merci o alla fornitura di servizi.

Questa categoria include tutti i costi che non rientrano tra i costi per i beni venduti.

Tra i costi indiretti troviamo le spese generali, che si riferiscono a tutte quelle attività fondamentali per mandare avanti un’impresa, come:

• Il costo dell’immobile commerciale (affitto), bollette (acqua, elettricità, ecc,) e manutenzione
• Stipendi dei dipendenti (ed eventuali premi e omaggi)
• Spese legali e di contabilità
• Premi assicurativi
• Spese per comunicazione e marketing (ads, creazione sito aziendale, ecc.)
• Computer e accessori informatici (abbonamento ai software, dispositivi, ecc.)
• Spese per trasferte (vitto e alloggio, rimborso carburante, ecc.)
• Spese bancarie

Tutte queste spese devono essere incluse nel bilancio preventivo. Fai del tuo meglio per raggrupparle per categoria, in modo da trovare con più facilità le voci mancanti. Non vorrai mandare all’aria le tue stime per via di una momentanea dimenticanza!

Ora che sai che devi includere sia le entrate che le uscite nel bilancio preventivo, qual è il passo successivo?

Prevedere ricavi e spese non è facile. Infatti, è praticamente impossibile ottenere numeri precisi fino all’ultimo centesimo.

Lo scopo reale di questo processo è ottenere delle previsioni più realistiche possibili, mettendo in conto che potresti trovare degli intoppi lungo il cammino.

Ci sono diverse strategie per farlo.

Quella più seguita si basa sui dati storici. In pratica, significa lavorare sui dati che hai già a disposizione, es. i numeri dell’anno scorso. Queste cifre ti aiuteranno a indirizzare le stime su vendite e spese.

Per esempio, per calcolare il budget dell’anno prossimo, puoi basarti sulle stime dei costi fissi dell’anno passato.

Buono a sapersi: i costi fissi sono le spese che rimangono più o meno stabili, nonostante le variazioni delle entrate (es: affitto, bollette, ecc.)

Inoltre, avere una buona consapevolezza della natura del tuo settore aziendale ti aiuterà ad adattarti meglio alle circostanze che possono influire sul tuo budget (per esempio, cali o picchi stagionali nelle vendite).

Infine, considera anche un budget di emergenza per gli imprevisti, che non risparmiano nessuna attività. Potrai così reagire prontamente a un inconveniente o a un cambiamento improvviso, limitando la tua esposizione a problemi relativi al flusso di cassa.

Dipende da come è strutturata la tua attività.

Se sei a capo di una microimpresa (<10 dipendenti), in genere sarai tu a guidare il progetto.

Se invece gestisci una piccola-media impresa (<250 dipendenti), dovrai consultare il CFO per approfondire il bilancio preventivo. In sostanza, il punto è avvantaggiarsi dell'esperienza di un controller di gestione, dal momento che la sua funzione principale è proprio quella di pianificare e gestire il budget dell'azienda.

Qualunque sia la dimensione dell’azienda, è importante coinvolgere i tuoi team, o almeno i C-level manager che li guidano, per impostare il budget.

Avrai così la possibilità di validare i progetti pianificati per l’anno a venire e di valutare i bisogni di ogni dipartimento. In più, facendo leva sulla loro conoscenza dell’ambito in cui operano, potrai affinare le proiezioni e i tuoi obiettivi di vendita.

Ecco un modo per impostare il processo di creazione del budget aziendale in una piccola-media impresa:

Fase 1: Ogni team leader prepara e invia il budget per il proprio dipartimento al CFO.

Fase 2: Il CFO esamina tutti i budget e ne valuta la fattibilità, poi definisce il budget complessivo.

Fase 3: Tu affini e validi il budget finale.

Il metodo ZBB è l’opposto della pianificazione del budget sulla base dello storico.

L’idea è di ripartire da zero in questi aspetti:

• Ridefinizione del lavoro aziendale
• Prioritizzazione del lavoro in base all’apporto che ciascun progetto dà in termini di profitto e crescita generale dell’azienda

Questo approccio ti dà la possibilità di mettere in discussione ogni singola voce di spesa per ottimizzare i costi e spostare abilmente le risorse verso i progetti prioritari.

Il metodo ZBB non prende i numeri degli anni passati come verità assoluta e questo lo rende particolarmente adatto in tempi di crisi.