Gestire le spese: metodo misto, forfettario, analitico

Articolo a cura del dottore commercialista e revisore legale Davide Desantis, Il Mio Amico Commercialista

Sono tre i metodi di rimborso al dipendente attraverso i quali è possibile gestire le spese per i collaboratori:

• il metodo forfettario
• il metodo analitico
• il metodo misto

Il metodo forfettario è il più semplice da adottare. Di fatto prevede un'indennità di trasferta che viene riconosciuta al collaboratore in maniera fissa per ciascun giorno di lavoro svolto in trasferta, vale a dire al di fuori del Comune in cui il lavoro ha sede contrattuale.

Si tratta di un importo prestabilito che non dipende dalle spese che il collaboratore ha realmente sostenuto. Egli, di conseguenza, è tenuto a gestire le spese quotidiane prendendo in considerazione il rimborso forfettario previsto dal regolamento.

Per ciò che concerne il trattamento fiscale, concorrono alla formazione del reddito le indennità che superano la soglia di 46 euro e 48 centesimi al giorno, al netto delle spese di trasporto e di viaggio; se si tratta di trasferte in un Paese straniero il limite è di 77 euro e 47 centesimi.

Solo in pochi i casi il contratto fra le parti segnala in maniera esplicita il luogo in cui l’incarico viene espletato, nel caso degli amministratori: ecco perché è il luogo di residenza dello stesso amministratore che viene preso come riferimento.

Il metodo analitico prevede un rimborso spese che è correlato alla certificazione analitica delle varie spese che sono state anticipate in prima persona nello svolgimento della mansione societaria.

Perché il rimborso spese analitico si possa applicare, occorre conservare i documenti giustificativi ed esibirli su richiesta. Per poter provvedere al trattamento fiscale adeguato, in genere si compila una nota spese grazie a cui si possono erogare gli importi che l’amministratore ha anticipato svolgendo l’attività di interesse per l’azienda. 

Conosciuto anche come rimborso a piè di lista, questo metodo presuppone una distinzione fondamentale tra le varie fonti di spesa.

Le aziende, in relazione alle spese per vitto e alloggio, possono dedurre in maniera completa i vari costi che vengono documentati all’amministratore. In ogni caso il TUIR prevede che quando la trasferta si svolge entro i confini del territorio comunale è ammessa la deducibilità della società entro il 75% della somma; quando la trasferta si svolge in Italia, si possono dedurre al massimo 180 euro e 76 centesimi, mentre il limite sale a 258 euro e 23 centesimi per le missioni all’estero.

Per quel che riguarda le spese di trasporto, però, il discorso è differente. Nel caso in cui ci si sposti usando il proprio veicolo, la formulazione dell’entità del rimborso può avvenire unicamente in forma chilometrica, in virtù di un calcolo che può essere eseguito con tabella ACI. Qualora venga adottato un biglietto ferroviario o aereo, invece, tutto il costo sostenuto viene coperto dal rimborso, a condizione che esso sia documentato.

Per provare le spese sostenute, il collaboratore può usare diversi documenti: per esempio la ricevuta fiscale in cui siano presenti i dati identificativi del cliente, ma anche le fatture e gli estratti conto delle carte di credito che permettono di intuire la natura della spesa.

Si può utilizzare anche una nota spese in cui vengono riassunte le diverse spese affrontate, con i biglietti di trasporto, gli scontrini fiscali e le ricevute. Per quel che riguarda gli scontrini fiscali, essi devono includere la specificazione degli elementi che riguardano la quantità, la qualità e la natura dell’operazione, oltre al numero di codice fiscale del collaboratore.

Proprio come avviene con il metodo forfettario, anche nel caso del metodo misto è previsto il rimborso a parte delle spese di trasporto e di viaggio. Che cosa cambia, allora, in confronto con il metodo forfettario? Semplicemente che in questo caso vengono riconosciuti al collaboratore l’indennità di trasferta e un rimborso spese a piè di lista per vitto e alloggio, a meno che non siano previsti vitto e alloggio gratis.

Dal punto di vista fiscale, per il rimborso delle spese di vitto o alloggio il limite si riduce di un terzo, mentre si riduce di due terzi quando a essere rimborsate sono tanto le spese di vitto quanto quelle di alloggio.

Pertanto si possono identificare due tipologie di esenzione:

• una è fino al limite di 30 euro e 99 centesimi al giorno, con la riduzione di un terzo (ma nel caso di trasferte all’estero è di 51 euro e 65 centesimi);
• l’altra è fino al limite di 15 euro e 49 centesimi al giorno, con la riduzione di due terzi (ma nel caso di trasferte all’estero è di 25 euro e 82 centesimi).

Qualora sia riconosciuta l’indennità di trasferta insieme con il rimborso spese per trasporto e viaggio, per le trasferte in Italia il limite di esenzione è di 46 euro e 48 centesimi, mentre per quelle all’estero è di 77 euro e 47 centesimi. Un discorso identico è valido nel caso in cui al collaboratore vengano rimborsate a piè di lista altre spese quali le mance, i costi del parcheggio, e così via.

Questa esenzione si applica anche per ciò che riguarda l’assoggettamento previdenziale, il che vuol dire che il calcolo dei contributi a carico del dipendente viene effettuato per la quota che eccede queste cifre.

Uno degli aspetti sui quali l’Agenzia delle Entrate focalizza i controlli in caso di verifica fiscale è proprio la gestione e l’imputazione a bilancio dei rimborsi spese ai collaboratori.

Le contestazioni solitamente si basano su presupposti molto generici quali l'importo dei rimborsi erogati o la frequenza e talvolta la natura delle trasferte.

È importante notare che, secondo l'ordinamento vigente, l'onere della prova sta al contribuente. Cioè sarà il contribuente a dover dimostrare di non aver erogato e gestito in modo errato i rimborsi spese.

Per questo motivo, per le aziende, è importante documentare il più possibile ogni singolo spostamento: anche il poter recuperare tra le e-mail aziendali la “semplice” conferma di un appuntamento presso il cliente o il fornitore, può aiutare ai concludere la verifica con esito favorevole per l’azienda.