Cómo crear un informe de gastos y por qué es importante

Mantener el control de los gastos de todo el equipo de una empresa es más fácil cuando se usan de forma adecuada los informes de gastos. En este artículo descubrirás qué son, para qué puedes usarlos y cuál es el mejor proceso para su elaboración.

Gestionar los gastos es una parte clave de la administración de una empresa. Los viajes laborales conllevan costos y, cuando los empleados se desplazan por trabajo, controlar todo lo que se gasta puede ser una tarea complicada, o, al menos, desafiante. Este es un claro ejemplo donde entran en juego los informes de gastos.

En este artículo, te hablaremos de todo lo relacionado con los informes de gastos. Repasaremos las definiciones básicas a tener en cuenta y abordaremos por qué este tipo de documento es tan importantes para tu empresa, antes de describir las formas más sencillas de crear los tuyos propios.

Un informe de gastos es un documento que contiene una lista de compras llevadas a cabo en nombre de una empresa por parte de un trabajador. Estos gastos se realizan con dinero personal y el informe se utiliza para solicitar reembolsos, que se harán siempre y cuando se cumplan con unos requisitos preestablecidos por la compañía.

Los informes de gastos también se pueden utilizar para auditar la empresa, presentar declaraciones de impuestos y reclamar deducciones fiscales. Esencialmente, simplifican la acción de gastar dinero para el negocio, al sistematizar el proceso y adherirse a un estándar.

Los gastos empresariales abarcan una variedad de categorías. Son aprobados dependiendo de la política de la empresa, pero repasaremos los principales que probablemente se encuentren dentro de los permitidos por la mayoría de compañías, para que puedas categorizar tus propios gastos.

• Transporte (billetes de tren, vuelos, alquiler de coches, etc.).
• Alojamiento (estancias en hoteles, alojamientos de una noche).
• Comida (almuerzos o cenas de empresa).
• Seguros (de viaje, de alquiler de coches).

Todos estos gastos se sumarán en un informe de gastos de viaje.

• Suministros (equipos, material de oficina, muebles, software).
• Ubicación (alquiler, reparaciones, transporte).
• Comida y bebida (desayunos de empresa, meriendas).
• Servicios públicos (calefacción, electricidad).

• Salarios.
• Seguros (de salud, de pensiones).
• Viajes (asignaciones de transporte público).
• Comida (asignaciones de comidas).

• Procedimientos judiciales (honorarios de abogados, costes judiciales).
• Multas (impuestos, indiscreciones de los empleados).

Elaborar y utilizar informes de gastos, ya sea porque tienes varios empleados o diriges una empresa en solitario, hará que las cosas sean mucho más fáciles de administrar desde una perspectiva financiera.

Al llegar el momento de pagar impuestos, será más sencillo hacer una recopilación de gastos y reembolsos realizados o pendientes. En caso de que llegue una auditoría, esto es un «salvavidas» invaluable.

Llevar un seguimiento de los gastos es mucho más fácil con informes automatizados y digitales, elaborados con un software, con funcionalidades de búsqueda para garantizar que sean fácilmente localizables cuando sea necesario.

Con un enfoque detallado y preciso para crear informes de gastos, es mucho más probable que puedas presupuestar con precisión y a largo plazo. Esto se debe a que tendrás una visión mucho más clara del estado financiero de tu empresa.

Puede planificar en más detalle los viajes, mejorar y refinar tus declaraciones de impuestos y continuar ahorrando en compras de equipos y software utilizando análisis anteriores como base para las proyecciones futuros.

Especialmente si tienes un equipo de empleados o contratas a freelancers, los reembolsos rápidos y exactos son cruciales. Apoyan la salud financiera de tu empresa al mantener buenas relaciones dentro y fuera de la compañía.

La mayoría de los problemas con los informes de gastos hechos manualmente se producen por errores humanos, por lo que la automatización es una buena manera de evitar complicaciones con esta tarea. Simplemente asegúrate de mantener tu software actualizado y revisarlo regularmente para garantizar su calidad.

Las deducciones fiscales son mucho más sencillas de realizar cuando todo está en orden. Mantener informes de gastos actualizados hará las cosas simples durante la temporada de declaración de impuestos, porque tendrás toda la información que necesitas sobre el estado financiero de tu empresa mucho más a mano y, por lo tanto, fácilmente localizable.

Lo más recomendable es seguir siempre los mismos pasos a la hora de realizar un informe de gastos. Cuanto más uniforme sea el enfoque en el proceso de gestión de los gastos, más eficiencia se ganará.

Repasemos la estructura básica de la elaboración de un informe de gastos, desde que surge la necesidad hasta que se presenta el documento, para que puedas replicarlo cada vez que la ocasión lo requiera.

¿Por qué estás realizando un informe de gastos? Comprender para qué necesitas crear uno (es decir, en qué categoría se ajusta cada compra que se ha llevado a cabo) te ayudará a usarlos de manera más apropiada en el futuro.

Ya seas tú o tu personal el que va a realizar el informe de gastos, las normas deben estar claras. Es decir, que previo a elaborar el documento cualquier persona debe comprender completamente el procedimiento para pedir el correspondiente reembolso. Además de defnir las plantillas y el proceso que hay que seguir para presentarlo, en esta fase también se incluye cuáles son las categorías de gastos aprobados y cómo llevar a cabo la devolución del dinero.

Establece canales de comunicación claros durante el tiempo en que se realicen los gastos, para que se pueda plantear y resolver inmediatamente cualquier duda al respecto. Por ejemplo, si una compra es adecuada o no o si cierto gasto no está considerado como aprobado por las normas de la compañía.

Esto es más fácil con las tecnologías con las que contamos hoy en día, como Slack, Whatsapp o el chat de Google. Así que asegúrate de que al gestionar un equipo, tengas una relación positiva con todos los miembros del mismo y que haya un canal para resolver posibles consultas.

Una vez que se completa la compra o el desembolso en cuestión, rellena el informe o envía la información necesaria a tu software de gestión de gastos.

Tú o tu equipo financiero deberéis revisar el informe, incluso si se ha realizado con software automatizado. Esto es para verificar que el documento incluya toda la información necesaria y que no se hayan cometido errores y se hayan seguido todas las normas preesteblaecidas.

Para que puedas completar tus propios informes de gastos o asegurarte de que el software que utilizas tenga todo lo que necesitas, repasaremos sus aspectos básicos.

1. Fecha en que se realizó el gasto, que debe coincidir con el recibo adjunto.
2. Proveedor del artículo o servicio adquirido.
3. Naturaleza del gasto, ya sea una comida o un billete de viaje, etc.
4. Monto, incluidos los impuestos.
5. Cuenta a la que se carga el gasto o para quién se realizó la compra.
6. Descripción del gasto y el motivo del mismo.
7. Cantidad total gastada.

El software automatizado elimina gran parte de la molestia de la elaboración de informes de gastos, sin embargo, es posible que desees hacer tus propios documentos. Además, todavía existe el riesgo de que haya errores incluso con la automatización.

Para ayudarte mejor a saber qué buscar, repasaremos algunos de los desafíos y errores más frecuentes que se cometen al informar gastos.

Elaborar tus propios informes de gastos conlleva el problema común de cometer equivocaciones simples. Después de todo, errar es humano. Los más habituales son:

• Que las cifras no coincidan.
• Poner fechas incorrectas.
• Presentar recibos distintos al gasto.
  
  

Para evitar estos errores, lo mejor es verificar tus informes de gastos y utilizar un software de gestión de gastos.

Es importante saber que la automatización por sí sola no resolverá un proceso de aprobación excesivamente complejo o deficiente.

El proceso de aprobación se refiere a la etapa en la que tú o el personal que designas para esta tarea validarán el informe de gastos del equipo. Básicamente, cuantos más pasos y procedimientos de comunicación designas en esta etapa, más retrasarás llegar al desenlace, es decir, al reembolso de gastos.

Mantén tu proceso de aprobación simple para evitar este problema.

El fraude de gastos de los empleados es un riesgo común que debe tenerse en cuenta al producir informes de gastos. Este tipo de fraude puede ser intencional o inconsciente, con empleados que completan documentos con datos inexactos que luego son archivados por el equipo financiero sin verificarlos.

El fraude de gastos deliberado, sin embargo, puede ser particularmente perjudicial para tu empresa si no se controla. Algunas formas en las que se puede dar esta situación son:

• Pedir una cantidad elevada para propinas en restaurantes.
• Reclamar más de los montos permitidos.
• Brindar recibos por gastos no utilizados o reembolsados.
• Presentar entre los gastos salidas personales costosas como si estuvieran relacionadas con la actividad laboral.
• Facturar por viajes que nunca se hicieron.
• Solicitar gastos no reembolsables.

El cumplimiento de políticas es una de las cosas más importantes para aplicar contra el fraude de gastos. Al elaborarla, lo mejor es utilizar un lenguaje claro y que sea fácil de seguir, eso sí, sin dejar nada a la interpretación.

Para garantizar el mejor cumplimiento de la política, hay algunas cosas que puedes incluir:

• Categorías y presupuestos claros. El equipo debe saber cuánto puede gastar y en qué categoría se ordena cada gasto.
• Tratamiento equitativo del equipo. Las políticas de gastos deben ser para toda la empresa, independientemente de la posición o relación individual que se tenga con cada trabajador. Esto disminuye la envidia y la amargura entre la plantilla, lo que, a su vez, reduce la posibilidad de fraude intencional debido a esta sensación de injusticia.
• Documento breve y sencillo. Cuanto más largo sea tu documento, más probable es que el equipo lo lea por encima, cometa errores y cause posibles problemas. Hazlo lo más corto posible y reduce el contenido a lo esencial.
• Actualizaciones periódicas. Actualizar tu política regularmente, esto significa mantenerla precisa a medida que tu empresa cambia de tamaño y sus requisitos evolucionan con ella. Esto también implica actualizarla de acuerdo con las regulaciones legales en el país o región.

Un software de presentación de informes de gastos puede ayudar al automatizar gran parte del proceso. Esto aumenta la eficiencia y precisión de dichos informes, al mismo tiempo que otorgas más autonomía a tu plantilla de una manera que beneficia financieramente a la empresa.

Hay diferentes soluciones financieras para la presentación de informes de gastos en el mercado actual, diseñadas para ayudarte a tomar una decisión informada sobre lo que tú y tu empresa necesitáis. 

Por ejemplo, Qonto te ayuda a escanear, digitalizar, archivar y gestionar tus recibos y definir límites de gastos específicos para tu equipo. Esto te permite estar siempre al tanto de los gastos de tu empresa mientras tienes más tiempo para lo que realmente importa: tu negocio. Además, con la nueva funcionalidad Reembolso de gastos se pueden devolver las cantidades adelantadas por los trabajadores hasta cuatro veces más rápido que con una herramienta tradicional.