Organigrama para una empresa pequeña: ¿sabrías hacer y mantener el de tu negocio?

Benjamin Franklin dijo en su día que «por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora» y es una frase de lo más útil en el mundo empresarial. Está demostrado que tener una estructura organizativa clara es esencial, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (pymes). 

Un organigrama bien diseñado facilita la gestión interna y mejora la comunicación entre áreas y la eficiencia en la toma de decisiones. Pero, ¿sabrías cómo crear un organigrama para una empresa pequeña o mediana? ¿Conoces los tipos más comunes? 

En Qonto te lo explicamos y te damos ejemplos prácticos para implementarlo en tu negocio.

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa. Muestra la jerarquía y las funciones de los diferentes departamentos y empleados. Por lo tanto, es una herramienta clave para entender la organización y sus áreas y, además, se adapta a las necesidades específicas de lo que es cada pyme.

A su vez, implementar un organigrama en una empresa pequeña tiene múltiples beneficios:

• Claridad en la estructura. Define quién reporta a quién y las responsabilidades de cada puesto.
• Mejora la comunicación. Facilita el flujo de información entre los distintos niveles y departamentos.
• Eficiencia en la gestión. Ayuda a identificar redundancias y mejorar procesos.
• Planificación y crecimiento. Permite planificar el desarrollo y la expansión de la empresa con orden.

Así que tener un organigrama bien estructurado proporciona una visión clara de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades de cada empleado y área. Por ende, contribuye a un ambiente laboral más armonioso.

No obstante, diferenciarse es vital, también a nivel estructural y funcional. Por eso, existen varios tipos de organigramas según las necesidades de la pyme en cuestión.

Este es el modelo más simple y común. Representa una estructura en la que cada empleado tiene un superior directo. Es ideal para empresas pequeñas con una estructura sencilla.

• Estructura vertical.
• Clara línea de autoridad y responsabilidad.
• Fácil de entender y gestionar.

En este modelo, la comunicación y la toma de decisiones son directas y rápidas, lo que resulta adecuado para empresas pequeñas donde la agilidad prima.

Agrupa a los empleados por funciones o departamentos. Es útil para empresas que necesitan especialización en áreas específicas.

• Agrupación por funciones.
• Promueve la especialización.
• Puede complicar la comunicación entre departamentos.

Este tipo de organigrama es idóneo para pymes que buscan un alto grado de especialización en cada área, asegurando que cada departamento se enfoque en sus competencias específicas.

Combina los enfoques funcional y por proyectos. Es muy útil en empresas que gestionan múltiples proyectos simultáneamente.

• Dos líneas de autoridad: funcional y por proyecto.
• Promueve la colaboración interdepartamental.
• Puede generar conflictos de autoridad.

El organigrama matricial encaja muy bien en empresas con proyectos complejos y que necesitan flexibilidad para asignar recursos entre sus áreas con eficiencia.

Representa a los diferentes niveles de jerarquía en forma de círculos concéntricos, con el nivel más alto en el centro y los inferiores a medida que se alejan del centro.

• Promueve la igualdad y la colaboración.
• Visualmente diferente y atractivo.
• Confuso si no se implementa correctamente.

El organigrama circular puede ser especialmente útil para startups y empresas jóvenes que buscan romper con las jerarquías tradicionales y fomentar una cultura más inclusiva y colaborativa.

A la hora de elaborar un organigrama efectivo y ponerte manos a la obra, debes seguir algunos pasos clave.

1. Define los objetivos de la organización

Antes de comenzar, define qué quieres lograr con el organigrama: mejorar la comunicación interna, aclarar responsabilidades y roles, facilitar la toma de decisiones, planificar la expansión de la empresa…

1. Recopila información sobre la empresa o sobre un departamento

Reúne información sobre la estructura actual de la empresa. Identifica todos los puestos, la responsabilidad de cada uno, las relaciones jerárquicas y cómo se relacionan entre sí.

1. Elige el tipo de organigrama

En tercer lugar, escoge el tipo de organigrama que mejor se adapte a tus necesidades. Por ejemplo, para una pequeña o mediana empresa, el organigrama lineal y el funcional suelen ser más adecuados.

1. Diseña el organigrama o modelo

Utiliza herramientas de software para diseñar tu organigrama. Después, diseña el esquema y asegúrate de que sea claro y fácil de entender.

1. Revisa y ajusta el esquema

Una vez diseñado, revisa el organigrama para asegurarte de que todos los aspectos y departamentos han sido considerados y, por último, ajusta lo que sea necesario.

Como decíamos en ese paso cuatro, tienes a tu alcance diversas herramientas con las que diseñar y mantener tu organigrama actualizado. Desde nuestra experiencia, diríamos que las más populares, sobre todo, para una organización pequeña son:

• Lucidchart: herramienta fácil de usar, perfecta para crear diagramas y organigramas.
• Microsoft Visio: software con múltiples funciones avanzadas para diagramación.
• Canva: ofrece plantillas atractivas y personalizables.
• Google Drawings: alternativa gratuita y accesible para crear organigramas simples.

Todas ellas te permiten tanto diseñar el organigrama como actualizarlo fácilmente a medida que tu empresa evoluciona y tus equipos crecen.

Para ilustrar mejor cómo estructurar una pyme y sus áreas o equipos, estos tres ejemplos también son de lo más prácticos:

En una empresa de servicios, la estructura es más simple y directa, enfocándose en la eficiencia operativa y la atención al cliente.

Las empresas de transporte necesitan una estructura clara para gestionar la plantilla de empleados, las rutas, el mantenimiento de los equipos de envío y la atención al cliente.

Este tipo de organigrama facilita, entre otras cosas, la gestión de rutas y la evaluación de los conductores, asegurando también un servicio de transporte eficiente.

En una startup tecnológica, la estructura suele ser más dinámica y centrada en la innovación y el desarrollo de productos.

En este modelo, la colaboración y comunicación entre los equipos de desarrollo y marketing es clave para el éxito de la startup, ya que permite una rápida adaptación al cambiante mercado.

Una vez creado, es fundamental mantener el organigrama actualizado para reflejar los cambios en la estructura de la empresa. ¿Cómo? Con consejos como estos:

1. Programa revisiones trimestrales o semestrales para asegurarte de que sigue siendo un organigrama preciso.
2. Fomenta una comunicación abierta entre departamentos para que cualquier cambio quede reflejado rápidamente.
3. Utiliza herramientas digitales que faciliten la actualización del organigrama.
4. Involucra a todo el equipo en la actualización para garantizar que la información es exacta y generar sensación de pertenencia entre los empleados.

De todas formas, para más detalles sobre el mantenimiento del organigrama y en qué puede beneficiar a tu negocio, explora los servicios de Qonto para pymes. Encontrarás soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cualquier pequeña y mediana empresa.

Por otro lado, también debes tener claro que el organigrama no es un documento estático. Se trata de una herramienta viva que refleja la estrategia y objetivos de la empresa. Para que sea lo más eficaz, intégralo con la estrategia empresarial teniendo en cuenta los tres principios que detallamos a continuación.

1. Alineación con los objetivos estratégicos

Asegúrate de que el organigrama refleje los objetivos estratégicos de la empresa con todo detalle. Por ejemplo, si quieres expandirte a nuevos mercados, el organigrama debe incluir los roles y las responsabilidades relacionadas con esta expansión.

1. Flexibilidad y adaptación

La estructura organizativa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en el mercado y en la estrategia empresarial. Revisa y ajusta el esquema regularmente para asegurarte de que sigue alineado con los objetivos estratégicos de la organización.

1. Comunicación de la estrategia

Utiliza el organigrama como una herramienta de comunicación para asegurar que todos los empleados entiendan la estrategia de la empresa y su rol en ella y en su departamento concreto. Así fomentas un sentido de propósito y unión entre todos los miembros del equipo.

Precisamente en línea con esa última recomendación, el organigrama también juega un papel clave. Y es que su peso es capital para construir la cultura de la empresa y cuidarla, ya que:

• Promueve valores corporativos. Por ejemplo, si tu negocio valora la igualdad y la colaboración entre áreas y empleados, un organigrama matricial o circular reflejará bien estos valores.
• Fomenta la transparencia. Los empleados saben exactamente a quién acudir con sus dudas o problemas, lo que mejora la confianza y el ambiente laboral.
• Motiva y compromete. Si eres uno de los empleados, saber cuál es tu lugar en la organización y cómo contribuyes al éxito de la empresa aumenta la motivación y el compromiso.

En definitiva, la implementación y el mantenimiento eficaz de un organigrama es una inversión en la salud organizacional de tu empresa. Una estructura organizativa clara te ayudará a transformar tu forma de operar y crecer. 

Precisamente, en Qonto te ofrecemos soluciones que complementan y potencian la gestión empresarial, asegurando que tu negocio tenga las herramientas necesarias para prosperar en un entorno tan competitivo como el actual.