Automatizzare le fatture dei fornitori: cosa significa? I vantaggi dell’automatizzazione Step 1: crea un sistema efficiente per approvare le fatture dei fornitori Step 2: estrai in automatico i dati rilevanti dalle fatture Step 3: imposta l’addebito diretto SEPA per i pagamenti ricorrenti Step 4: conserva tutte le fatture in unico luogo Semplificare la gestione delle fatture dei fornitori con Qonto

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Sommario

Automatizza la gestione delle fatture dei fornitori in 4 step

6 min

14 gennaio 2021

Di Qonto Italia

Per la maggior parte delle imprese, la gestione delle fatture dei fornitori è una procedura complessa che richiede tempo ed energie. Ma per dei buoni motivi: è necessario raccoglierle e validarle, una a una. Poi bisogna pagarle ed esportare i dati per la contabilità. Per non parlare poi di doverle organizzare e conservare per eventuali controlli futuri. Nel caso di grandi imprese, è un’attività talmente onerosa da essere spesso affidata a un intero team dedicato. Ma ovviamente, le PMI e le microimprese non sempre hanno un budget per assumere qualcuno che si occupi esclusivamente delle fatture dei fornitori e spesso buona parte dell’attività ricade sulle spalle del CFO o addirittura del titolare dell’azienda, che quindi fa anche da contabile.

Per fortuna, esistono soluzioni che possono essere d’aiuto. Vediamo allora come automatizzare la gestione delle fatture dei fornitori in 4 semplici passaggi.

Automatizzare le fatture dei fornitori: cosa significa?

Automatizzazione. Un termine che si usa sempre di più nel mondo imprenditoriale. Di primo impatto, sembra una questione piuttosto complessa.

In realtà, automatizzare le fatture consiste semplicemente nell’utilizzare strumenti digitali per rendere automatico il processo di gestione delle fatture.

L’idea è di eliminare il lavoro manuale in questa attività per:

Risparmiare tempo
Ridurre i costi
Prevenire errori di calcolo

Non ti preoccupare: non dovrai servirti di strumenti tecnologici fantascientifici o investire considerevoli risorse finanziarie. Ci sono metodi semplici e accessibili. Vediamoli nel dettaglio nei prossimi paragrafi.

I vantaggi dell’automatizzazione

I vantaggi sono numerosi:

Tempo risparmiato e produttività aumentata

L’automazione ti consente di ridurre i tempi necessari per processare i pagamenti. Ed eliminando le attività di scarso valore aggiunto, tu e i tuoi collaboratori sarete liberi di dedicarvi ad attività più strategiche, fondamentali per la crescita del business.

Meno errori manuali

Grazie all’automazione, avrai una riduzione significativa del numero di potenziali errori che si verificano con l’inserimento manuale dei dati. Non rischierai più di inserire la percentuale di IVA errata o importi sbagliati nei documenti per la contabilità: i dati saranno sempre accurati.

Archiviazione della documentazione ottimizzata

I documenti per la contabilità come preventivi e fatture devono essere conservati per 10 anni perché potrebbero essere richiesti dall’Agenzia delle Entrate o da altre autorità per un eventuale controllo.

Ma 10 anni di documenti cartacei si traducono in una montagna di scartoffie. E in questo scenario, il rischio di perdita o di collocazione errata dei documenti diventa reale. Una gestione automatizzata, invece, significa che tutta la documentazione viene archiviata in un database digitale o, nel caso di Qonto, direttamente nel conto aziendale. Potrai recuperare i documenti che ti servono in pochi clic.

Relazione migliorata con i fornitori

Mantenere buone relazioni commerciali con i fornitori è di importanza fondamentale. E in alcuni settori, come quello della vendita al dettaglio, la sostenibilità e la crescita dell’attività sul lungo termine dipendono in gran parte dalla buona gestione dei rapporti con i fornitori.

Automatizzare la fatturazione ti garantisce il pagamento puntuale dei fornitori, che ti vedranno come un partner affidabile, magari portandoti a ottenere qualche sconto sulle fatture successive.

E soprattutto, ottimizzazione dei costi

L’organizzazione automatica delle fatture ti permette di ridurre le spese.

Per esempio:

Riduci il rischio di pagare more sui ritardi
Hai tutta la documentazione di supporto per riscuotere l’IVA dai fornitori. Ancora oggi, alcune imprese hanno difficoltà nella riscossione dell’IVA proprio a causa della scarsa gestione delle fatture.
Riduci i costi di amministrazione, in particolare quelli relativi alla conservazione dei documenti cartacei.

Automatizzare le fatture dei fornitori in 4 step

Step 1: crea un sistema efficiente per approvare le fatture dei fornitori

Prima di avviare il pagamento della fattura di un fornitore, è necessario approvarla. Un passaggio che spesso può presentare qualche insidia.

Chi è responsabile dell’approvazione della fattura? Il titolare dell’azienda, il responsabile dei fornitori o l’amministrazione?
Come verificare che la fattura corrisponda correttamente all’ordine?
Come assicurarsi che la fattura rispecchi il preventivo?

Per risparmiare tempo, è bene mettere in piedi un sistema di convalida chiaro ed efficiente. Per fare un esempio:

Identificare una persona specifica per l’approvazione delle fatture
Predisporre uno strumento che faciliti la comunicazione tra la tua azienda e i fornitori
Mettere insieme un database o un documento condiviso che contenga tutti i documenti necessari per l’approvazione (preventivi, ricevute degli ordini, ecc.)

A oggi, esistono alcuni strumenti molto efficaci per la gestione delle fatture che possono semplificare il processo di convalida, soprattutto se la tua attività gestisce un gran numero di fatture.

Step 2: estrai in automatico i dati rilevanti dalle fatture

Gestione delle fatture significa anche dover estrarre alcuni dettagli per la contabilità, come numero di fattura, data, prezzo IVA esclusa, prezzo IVA inclusa, IVA, ecc. Effettuare questa operazione manualmente può prendere molto tempo e comporta il rischio di registrare le informazioni in modo errato.

Per questo, potrebbe essere utile rilevare automaticamente i dati necessari con uno strumento dotato della tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri).

☝ Con Qonto, le informazioni contenute nelle fatture vengono estratte in automatico (importo, scadenza pagamento, IBAN, ecc.), consentendoti di semplificare il pagamento delle fatture e di registrare correttamente le informazioni per fini contabili. Quando arriverà il momento della dichiarazione IVA, avrai tutto ciò che ti serve per presentarla in tutta tranquillità.

Step 3: imposta l’addebito diretto SEPA per i pagamenti ricorrenti

Gli addebiti diretti SEPA sono l’opzione più semplice per impostare i pagamenti ricorrenti per i fornitori.

Non dovrai fare altro che inviare i tuoi dati bancari al fornitore e firmare un mandato che gli consenta di fare l’addebito direttamente sul tuo conto, per impostare il pagamento automatico delle fatture. Ti toglierai un’altra incombenza dalle spalle: i pagamenti avverranno in automatico, ridurrai il rischio di farti sfuggire qualche scadenza e di incorrere nel pagamento di eventuali mora.

E per i pagamenti una tantum? Qonto semplifica anche i bonifici.

Ti capitano anche pagamenti una tantum? In questo caso, l’ideale è effettuare il pagamento tramite bonifico.

La difficoltà con questo metodo è che devi inserire i dati del beneficiario manualmente, per ogni singola transazione.

Con Qonto, anche questo metodo di pagamento è semplice. Bastano pochi clic per avviare il bonifico direttamente dal conto aziendale: le informazioni sul fornitore vengono inserite in automatico e tu non devi fare altro che confermare i dati e inserire l’importo. E per le fatture non ancora pagate? Puoi avere visibilità immediata delle prossime scadenze andando nella sezione Fatture dei fornitori. Così, potrai avere la certezza di saldarle sempre in tempo.

Step 4: conserva tutte le fatture in unico luogo

Come dicevamo, le aziende sono legalmente tenute a conservare le fatture per 10 anni. L’Agenzia delle Entrate potrebbe richiederle in caso di accertamenti (soprattutto quando si tratta di giustificare l’IVA detraibile). Diventa quindi necessario conservare e organizzare le fatture in unico luogo. Così, potrai recuperarle in modo facile e veloce, limitando il rischio di perderle (e di conseguenza, di ricevere delle sanzioni).

☝ Non riesci a trovare le fatture dei fornitori perché la cartella di posta in arrivo è piena? Potrebbe essere utile creare un indirizzo email dedicato esclusivamente alle fatture dei fornitori, come fatture@nomeazienda.it. Così, potrai riunirle e conservarle nel tuo database.

Sei già un cliente di Qonto? Puoi inoltrare tutte le fatture dei fornitori all’indirizzo email dedicato di Qonto. Ci assicureremo che tutte le fatture siano abbinate alla transazione corretta, una volta effettuato il pagamento. Ti capita ancora di ricevere fatture cartacee? Fai una foto e conservale nell’app di Qonto. Puoi anche caricare tutte le fatture in blocco collegando Google Drive o Dropbox al tuo conto.

Semplificare la gestione delle fatture dei fornitori con Qonto

Di recente, Qonto ha sviluppato una funzionalità per gestire le fatture dei fornitori, in aggiunta allo strumento per la fatturazione elettronica integrato nel conto e collegato al SdI, per le fatture dei clienti.

Tenere sotto controllo la scadenze delle fatture da pagare non è una questione semplice. Quindi, per aiutarti a gestire meglio le fatture dei fornitori, abbiamo creato la sezione Fatture dei fornitori.

L’obiettivo è darti una maggiore visibilità sulle scadenze dei pagamenti, ottimizzare il flusso di cassa e facilitare la rendicontazione.

Grazie alla sezione Fatture dei fornitori, puoi:

Importare con facilità le fatture sul tuo conto
Centralizzarle e tracciarne lo stato
Visualizzare in un attimo le scadenze dei pagamenti
Allegare la fattura pagata alla transazione corrispondente

E non è tutto: puoi creare una lista con tutti i dati dei beneficiari e accedere alle relative transazioni in modo facile e veloce. In più, puoi ottenere l’elenco di tutti i fornitori a cui hai inviato un pagamento, i loro IBAN e lo storico delle transazioni.

Non collabori più con un fornitore? Puoi rimuoverlo dalla lista direttamente nella sezione Fatture dei fornitori. Hai bisogno di vedere i dati di un fornitore in particolare? Usa i filtri e trovalo in tempo zero.

Dovresti avere tutti gli strumenti di cui hai bisogno per gestire al meglio le fatture dei fornitori. Ora tocca a te. Vuoi risparmiare tempo? Con Qonto, hai a disposizione uno strumento specifico che ti consente di centralizzare, tracciare e pagare le fatture dei fornitori direttamente dal conto aziendale. Scopri di più su questa funzionalità con il tutorial dedicato.

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