Tarjetas de empresa para uso personal: qué tener en cuenta

En este artículo, abordaremos la legalidad y la realidad de utilizar las tarjetas de empresa para uso personal. Repasaremos las consecuencias y los posibles beneficios, así como qué hacer si tu plantilla incurre en algún gasto no profesional con ellas.

Una de las cosas más importantes que como dueño de un negocio puedes hacer por tus finanzas es separar los gastos personales y profesionales. Dejar que estos se desdibujen puede causar problemas en diferentes niveles. Y los vamos a ver todos a continuación.

Una de las formas más sencillas de llevar un control eficaz de todos tus gastos es utilizar tarjetas de pago independientes: unas para tu vida personal y otras para todo lo relacionado con el ámbito profesional.

Dicho esto, es posible que te encuentres en la posición de considerar usar (o haber utilizado accidentalmente) tu tarjeta de empresa (tarjeta de débito, tarjeta instantánea o tarjeta de crédito) para realizar un gasto personal. Veremos cómo actuar en cada caso.

Lo primero que debes saber es que es perfectamente legal utilizar tu tarjeta de empresa para gastos personales. Entonces, si accidentalmente usas la tarjeta equivocada para pagar tus compras, relájate. No tendrás ningún problema.

Sin embargo, podrías afrontar otro tipo de consecuencias que debes que tener en cuenta. Por ejemplo, es posible que en el contrato del emisor de tu tarjeta no te permita usarla con fines personales, lo que significaría que estás incumpliendo tu contrato y te arriesgas a recibir una multa u otro tipo de amonestación.

Si bien no es ilegal, existen consecuencias por usar tu tarjeta de empresa fuera de su propósito original. Esto tiene que ver con romper el contrato con el emisor de tu tarjeta, como ya hemos mencionado antes.

Probablemente la consecuencia más común de usar tu tarjeta de empresa de esta manera es que, si en tu contrato se limita el uso de la tarjeta a fines comerciales, la empresa emisora puede tener derecho a cerrar tu cuenta.

Probablemente, si lo haces una vez por accidente, el emisor de tu tarjeta no se dará cuenta ni le importará. Sin embargo, si notan un patrón en tus movimientos a lo largo de uno o varios meses que difiere de tus gastos comerciales habituales, pueden plantearlo como un problema.

Consulta los términos y condiciones de tu contrato antes de realizar cualquier transacción con tu tarjeta de empresa. De esta manera, sabrás lo que te espera si esto sucede.

Ser personalmente responsable de las finanzas de tu negocio podría ser mucho más engorroso de lo que puede parecer en un primer momento. Hay grados en los que la responsabilidad personal afectará tu negocio y también a tu vida no profesional.

Si tu empresa tiene algún problema legal relacionado con:

• Derechos de autor.
• Demandas de empleados.
• Errores de nómina.
• Problemas de cumplimiento tributario.
• Disputas sobre el cobro de deudas.

…entre otras cuestiones, podrían llevarte a los tribunales para representar a tu empresa. En ese caso, si además has estado utilizando tu tarjeta de empresa para uso personal, es casi seguro que eso jugará en tu contra. Serás responsable porque, como hemos detallado, es probable que en tu contrato se especifique que tu tarjeta de empresa no se puede emplear para gastos personales.

Los emisores de tarjetas generalmente no aplican las mismas leyes de protección al consumidor a las tarjetas de empresa que a las de uso personal. Las coberturas para tarjetas para uso comercial incluyen:

• Protección contra aumento de tipos de interés.
• Cargos por intereses contra la deuda.
• Protección contra aumentos de tasas de interés sobre saldos existentes.

Con menos protecciones, es más difícil lidiar con posibles reembolsos o reclamos, lo que te quita tiempo que podrías dedicar a tu negocio.

Combinando gastos personales y comerciales corres el riesgo de afectar doblemente tu situación financiera. Por un lado, los beneficios y ganancias que recibirás al gastar con una tarjeta de empresa no serán iguales a los que tendrías con compras con una personal.

También corres el riesgo de sufrir más complicaciones si realizas gastos personales con tu tarjeta de empresa y no los abonas cuando corresponde. Todos los pagos atrasados tienen consecuencias, sin embargo, el acuerdo contractual para tu tarjeta de crédito comercial puede ser más estricto que el que firmarías para la personal. Y esto afectará tu puntaje crediticio comercial, lo que a su vez afecta tu puntaje crediticio personal.

Un mal historial crediticio para tu negocio puede resultar en las siguientes dificultades:

• Condiciones desfavorables al abrir nuevas cuentas.
• Altas tasas de interés en tarjetas de crédito.
• Préstamos comerciales con plazos de pago estrictos.

Este tipo de condiciones dificultan no solo iniciar un negocio, sino también continuar manteniéndolo.

El seguimiento de gastos es crucial para cualquier negocio. Hacer que esta tarea sea lo más clara y sencilla posible deriva en una buena gestión empresarial. Es por eso que separar los gastos comerciales y personales es ideal para un buen seguimiento de ellos: mantener cada ítem en sus propias categorías reduce la posibilidad de que las cosas se compliquen demasiado.

Si realizas gastos empresariales con tu tarjeta personal y viceversa, las cosas pueden complicarse rápidamente. El software que utilizas para organizar tus gastos de empresa contará los cargos personales, brindándote informes falsos de tus finanzas y obligándote a eliminarlos manualmente.

El gasto personal en tu tarjeta de empresa también podría afectar la probabilidad de que te aprueben un préstamo (en caso de necesitarlo). Esto se debe simplemente a que intentarás justificar ante los acreedores gastos no relacionados con tu negocio, lo que generará dudas sobre la legitimidad del mismo.

Los gastos personales no son deducibles de impuestos, por lo que incluirlos en tu declaración causará problemas. Sin separar tus ingresos, dejarás gastos que tendrás que clasificar y excluir durante el periodo de declaración.

Este tipo de cosas se vuelven especialmente desafiantes con ciertas categorías, por ejemplo, cuando incluyes vacaciones en tus gastos personales, combinadas con viajes de negocios.

Dadas las consecuencias financieras potencialmente nefastas de utilizar tu tarjeta de empresa para uso personal, no sería aconsejable intentar encontrar algún beneficio. Los riesgos financieros y contractuales amenazan tanto tu vida empresarial como personal, así que evita hacerlo a toda costa.

Es un error fácil de cometer y es una situación en la que es probable que te encuentres en algún momento como director o propietario de un negocio. Podrías mezclar las tarjetas o hacer una compra apresurada sin mirar qué tarjeta es la que has usado. O bien, puedes realizar una compra online con los datos guardados de tu tarjeta de empresa, cuando pretendías utilizar la personal.

Si esto sucede, marca la compra inmediatamente como un gasto personal para excluirla de tu contabilidad. A continuación, debes abonar el importe lo antes posible, para no tener más problemas con tu crédito disponible.

También tenemos un artículo sobre cómo anular un pago con tarjeta de débito que podría ayudarte en esta circunstancia.

El mal uso de una tarjeta de empresa o una tarjeta virtual para empleados puede causar problemas al negocio, por lo que es fundamental abordar esta situación tan pronto como suceda. De lo contrario, las opciones de un potencial préstamo pueden verse afectadas, los planes de pago pueden cambiar y el interés de los inversores puede desaparecer.

Lo complicado es demostrar un mal uso intencionado por parte de un empleado. Si el gasto fue accidental, es probable que la persona se haga cargo y puedas resolver el problema de acuerdo con tus procesos. Si quieres detectar el uso indebido o fraude intencionales, presta atención a:

• Pagos inusuales en la misma tarjeta.
• Pequeños retiradas de efectivo frecuentes.
• Si se amplía el límite diario todos los días.
• Compras de proveedores sospechosos.
• Malentendidos frecuentes sobre la política de la empresa.

Si tienes la certeza de que lo que has identificado un uso fraudulento de una tarjeta de empresa, podría valer la pena denunciar el asunto a la policía. Si no es por tu propio bien, para futuras empresas o personas a las que la persona podría dirigirse en un futuro.

Unos párrafos más abajo, te presentamos algunas formas en las que puedes evitar que se produzca este tipo de fraude de gastos en el futuro.

No incumplirás el contrato ni tendrás problemas con el emisor de tu tarjeta por usar una tarjeta personal para gastos de empresa. Sin embargo, eso no significa que sea una buena idea. Debido a que todavía estás mezclando tus gastos personales y laborales, corres el riesgo de una mala gestión financiera y una contabilidad confusa.

Muchos de los problemas que enfrentarás aquí son inversos a los que analizamos anteriormente:

• Problemas con el seguimiento de gastos: determinar qué compras son deducibles de impuestos y cuáles no es mucho más difícil cuando no hay una separación clara entre las categorías de gastos.
• Menos protección: sin una tarjeta de empresa con una cobertura adecuada vas a tener más dificultades para defender tus compras ante los tribunales.
• Sin crédito comercial: las tarjetas personales generan crédito personal y las tarjetas de empresa generan crédito comercial. Tu negocio se beneficiará mucho más de las compras con una tarjeta de empresa.

Para evitar todos los escenarios anteriores, lo mejor que puedes hacer es establecer medidas de prevención desde el principio para evitar que se produzca un uso indebido de la tarjeta de empresa. Con las numerosas ventajas que ofrecen con las tarjetas de empresa, lo mejor es manejar la tuya de la forma más segura posible. Hay tres precauciones principales que puedes tomar y que deberían reducir la posibilidad de que tú y tu plantilla hagan un mal uso.

Una política de gastos clara, sencilla y directa es la mejor medida preventiva contra el uso indebido accidental o intencionado de la tarjeta. Al configurar tu política de gastos, asegúrate de hacer lo siguiente:

• Sé breve: es más probable que el personal pase por alto un documento de política de gastos extenso y posiblemente pierda detalles cruciales. Reduce el tuyo a los detalles más importantes y pide ayuda de un profesional en redacción si tienes problemas para escribirlo de manera sucinta.
• Define claramente: asegúrate de que nada que pueda comprarse con fines laborales quede fuera de alguna de las categorías definidas que hayas establecido en tu política.
• Trata a tu plantilla de manera justa: otorgando privilegios especiales o mayores asignaciones para gastos a algunos miembros del personal corres el riesgo de resentimiento y reclamos de ser tratados injustamente. Si todos cumplen las mismas reglas, no hay motivo para un intento de fraude.

El control del gastos es clave para una buena gestión del negocio. Cualquier software que utilices debe tener una funcionalidad para controlar los gastos y establecer límites para ti y para la plantilla en diferentes escenarios, por ejemplo, en viajes de trabajo. Idealmente, podrás establecer límites individuales para ciertos empleados y cambiarlos si surge la necesidad.

También deberías habilitar las notificaciones de gastos en tiempo real, para que puedas observar los gastos a medida que ocurren.

Las categorías de pago predefinidas significan un gasto más regulado en todos los ámbitos. Tus empleados sabrán de antemano qué pueden comprar y cuánto pueden gastar. Esto reducirá la comunicación innecesaria antes, durante y después de los viajes de trabajo donde se depositan gastos o compras para la empresa.

Las categorías comunes incluyen:

• Alojamiento.
• Transporte.
• Materiales.
• Comidas.
• Licencias y permisos.
• Préstamos para empleados.

Con cada categoría, es posible que desees asignar un límite o porcentaje para brindarle al trabajador una comprensión total de cómo cada categoría encaja en la política de gastos.