Tarjeta de empresa para gastos personales: qué tener en cuenta

Una de las cosas más importantes que como dueño de un negocio puedes hacer por tus finanzas es separar los gastos personales y profesionales. Dejar que estos se desdibujen puede causar problemas en diferentes niveles. Para llevar un control eficaz de todos tus gastos es utilizar tarjetas de pago independientes.

Dicho esto, quizás te encuentres en la posición de utilizar o haber utilizado accidentalmente tu tarjeta de empresa (tarjeta de débito, tarjeta instantánea o tarjeta de crédito) para un gasto personal. Veremos cómo actuar en cada caso. En este artículo, abordaremos la legalidad y la realidad de usar tarjetas de empresa para uso personal. Repasaremos sus consecuencias y beneficios, así como qué hacer si tu plantilla incurre en gastos no profesionales con ellas.

Para empezar, vamos a la definición. Así mismo, una tarjeta de empresa es un medio de pago emitido a nombre de una compañía y destinado exclusivamente a cubrir gastos relacionados con la actividad empresarial. Estas tarjetas facilitan la gestión y el control de los gastos corporativos, favoreciendo la eficiencia en la administración financiera.

Por la definición de las tarjetas de empresas, hay distinguir entre gastos empresariales y personales. De hecho, es lo más oportuno para mantener una contabilidad clara y cumplir a nivel fiscal.

La consecuencia más común de usar tu tarjeta de empresa para uso personal es que, si en tu contrato se limita el uso de la tarjeta a fines comerciales, la empresa emisora cierre tu cuenta.

Probablemente, si lo haces una vez por accidente, el emisor de tu tarjeta no se dará cuenta. Sin embargo, si notan un patrón continuo en tus movimientos que difiere de tus gastos comerciales habituales, puedes tener un problema.

Consulta los términos y condiciones de tu contrato antes de cualquier transacción con tu tarjeta de empresa. Así, sabrás lo que te espera si esto sucede.

Ser responsable de las finanzas de tu empresa podría ser mucho más engorroso de lo que parece a priori. Hay grados en los que la responsabilidad personal afectará a tu negocio y también a tu vida no profesional.

Si tu empresa tiene algún problema legal relacionado con:

• Derechos de autor.
• Demandas de empleados.
• Errores de nómina.
• Problemas de cumplimiento tributario.
• Disputas sobre el cobro de deudas…

… podrían llevarte a los tribunales para representar a tu empresa. En ese caso, si has estado utilizando tu tarjeta de empresa para uso personal, eso jugará en tu contra. Seguramente, serás responsable, ya que es probable que en tu contrato se especifique que tu tarjeta de empresa no se puede emplear para gastos personales.

Los emisores de tarjetas de empresas, generalmente, no aplican las mismas leyes de protección al consumidor a las tarjetas empresariales que a las de uso personal. En este aspecto, las coberturas para tarjetas de uso comercial suelen incluir:

• Protección contra la subida de los tipos de interés.
• Cargos por intereses contra la deuda.
• Protección contra incrementos de tasas de interés sobre saldos existentes.

Al tener menos protecciones es más difícil lidiar con posibles reembolsos o reclamos. Esto te quita tiempo que podrías dedicar a tu negocio.

Combinar gastos personales y comerciales puede afectar doblemente a tu situación financiera. Por un lado, tus beneficios y ganancias al gastar con una tarjeta de empresa no serán iguales a si lo haces con una personal.

También corres el riesgo de sufrir más complicaciones si realizas gastos personales con tu tarjeta de empresa y no los abonas cuando corresponde. Todos los pagos atrasados tienen consecuencias, pero el acuerdo contractual para tu tarjeta de crédito comercial puede ser más estricto que el que firmarías para la personal. 

Esto dañará tu puntaje crediticio comercial, que a su vez impacta en tu puntaje crediticio personal. Un mal historial crediticio para tu negocio puede generar:

• Condiciones desfavorables al abrir nuevas cuentas.
• Altas tasas de interés en tus tarjetas de crédito.
• Préstamos comerciales con plazos de pago estrictos.

Estas condiciones dificultan iniciar un negocio y mantenerlo.

El seguimiento de gastos es vital para cualquier empresa o negocio. La claridad y sencillez ayuda a una buena gestión empresarial. Por eso, separar gastos comerciales y personales es básico.

Si haces gastos empresariales con tu tarjeta personal y viceversa, las cosas pueden complicarse rápidamente. El software con el que organices tus gastos de empresa recogerá tus cargos personales y te dará informes erróneos sobre tus finanzas, teniendo que eliminarlos a mano.

El gasto personal en tu tarjeta de empresa también podría reducir la probabilidad de que te aprueben un préstamo. Esto se debe simplemente a que intentarás justificar ante los acreedores gastos no relacionados con tu negocio, lo que generará dudas sobre su legitimidad.

Los gastos personales no son deducibles de impuestos. Por lo tanto, incluirlos en tu declaración te dará problemas. Si no separas tus ingresos, dejarás gastos que tendrás que clasificar y excluir durante el periodo de declaración.

Este tipo de cosas se vuelven especialmente desafiantes con ciertas categorías. Sin ir más lejos, cuando añades tus vacaciones como gastos personales, combinadas con viajes de negocios.

Como no podía ser de otra forma, también podrás enfrentarte a sanciones económicas muy desagradables. La Agencia Tributaria puede imponer multas por considerar estos gastos como no deducibles, lo que incrementa la base imponible y, por ende, el pago de impuestos.

En ese sentido, la propia Agencia Tributaria es capaz de exigir a la sociedad o empresa la cuota del Impuesto sobre Sociedades de estos gastos no deducibles. Y va más allá, puesto que además aplicará una sanción del hasta 150% de esa cuota.

Más allá de las consecuencias legales y fiscales, el uso de fondos empresariales con tarjetas para gastos personales plantea cuestiones éticas muy serias:

• Confianza y transparencia. Los empleados y directivos tienen que actuar con integridad, manteniendo una clara separación entre los recursos de la empresa y los personales.
• Cultura corporativa. Las prácticas éticas fortalecen la cultura organizacional, fomentando un ambiente de confianza y respeto.
• Reputación empresarial Las acciones individuales impactan en la imagen de la empresa, afectando a su relación con clientes, con proveedores y con la sociedad en general.

En vista de las consecuencias financieras potencialmente nefastas de utilizar tu tarjeta de empresa para uso personal, no sería aconsejable intentar encontrar algún beneficio. Como has visto, los riesgos financieros y contractuales amenazan tanto tu vida empresarial como personal, así que evita hacerlo a toda costa.

No obstante, usar una tarjeta de empresa para gastos personales es un error fácil de cometer. Por ejemplo, te puede ocurrir que tú mismo:

• Mezcles y confundas las tarjetas.
• Hagas una compra apresurada sin mirar qué tarjeta es la que has usado.
• Realices una compra online con los datos guardados de tu tarjeta de empresa, cuando pretendías utilizar la personal.

Si esto sucede, marca la compra inmediatamente como un gasto personal para excluirla de la contabilidad. A continuación, abona el importe cuanto antes para no tener más problemas con el crédito disponible.

También tenemos un artículo sobre cómo anular un pago con tarjeta de débito que podría ayudarte en esta circunstancia.

¿Y si ocurre lo anterior, pero tú eres el responsable financiero de la empresa? El mal uso de una tarjeta de empresa o de una tarjeta virtual para empleados puede causar problemas al negocio.

Tanto en este caso como en el anterior, lo mejor es afrontar la situación tan pronto como suceda. De lo contrario, por ejemplo, las opciones de obtener un préstamo pueden verse afectadas, los planes de pago pueden cambiar y el interés de los inversores puede desaparecer.

A su vez, desde el rol de director financiero, si quieres detectar el uso indebido o fraude, presta atención a lo siguiente:

• Pagos inusuales con la misma tarjeta.
• Pequeñas retiradas de efectivo frecuentes.
• Si se amplía el límite diario todos los días.
• Compras de proveedores sospechosos.
• Malentendidos continuos sobre la política de la empresa.

Aun así, es complicado demostrar un uso malintencionado por parte de un empleado. Si fue accidental, es probable que él se haga cargo y resolváis el tema entre vosotros. Si es un uso fraudulento de una tarjeta de empresa y no lo resolvéis, quizás compense denunciarlo a la policía. 

Por otro lado, no incumplirás el contrato ni tendrás problemas con el emisor de tu tarjeta de empresa por usar una tarjeta personal para gastos del negocio. Sin embargo, eso no significa que sea una buena idea. 

Piensa que estás mezclando tus gastos personales y laborales, por lo que hay riesgo de que la gestión financiera sea peor y tengas una contabilidad más confusa. En concreto:

• Problemas con el seguimiento de gastos. Saber qué compras son deducibles de impuestos y cuáles no es mucho más difícil si no separas las categorías de gastos.
• Menos protección. Sin una tarjeta de empresa con una cobertura adecuada vas a tener más dificultades para justificar tus compras.
• Sin crédito comercial. Las tarjetas personales generan crédito personal y las tarjetas de empresa generan crédito comercial. Tu negocio se beneficiará mucho más de las compras con una tarjeta para gastos de empresa.

Para evitar los escenarios anteriores, lo mejor es fijar medidas de prevención desde el principio para prevenir usos indebidos de las tarjetas de empresa. Teniendo en cuenta las ventajas y desventajas que ofrecen, lo mejor es manejar la tuya con plena seguridad. 

Hay tres precauciones que puedes tomar y que reducen la posibilidad de que tú y tu plantilla hagáis un mal uso.

Una política de gastos clara, sencilla y directa es la mejor prevención contra el uso indebido accidental o intencionado de la tarjeta. Para configurar tu política de gastos:

• Sé breve. Es más probable que el personal pase por alto un documento de política de gastos extenso y posiblemente pase por alto detalles importantes. Incluye directamente lo más importantes y pide ayuda a un redactor si tienes problemas para escribirlo.
• Define claramente. Asegúrate de que nada de lo que pueda comprarse con fines laborales quede fuera de alguna de las categorías de tu política.
• Trata a tu plantilla de manera justa. Conceder privilegios o asignaciones más altas para gastos a algunos miembros del personal puede generar resentimiento. Si todos los trabajadores cumplen las mismas reglas, no hay motivo para un intento de fraude.

El control del gastos es clave para una buena gestión del negocio. Tu software debe tener una funcionalidad para controlar gastos y fijar límites para ti y tu plantilla en distintos escenarios. Idealmente, podrás marcar topes individuales y cambiarlos si es necesario.

También deberías habilitar las notificaciones de gastos en tiempo real. Así, observarás los gastos a medida que ocurren.

Las categorías de pago predefinidas significan un gasto más regulado en todos los ámbitos. Tus empleados sabrán de antemano qué pueden comprar y cuánto pueden gastar. Las categorías comunes son:

• Alojamiento.
• Transporte.
• Materiales.
• Comidas.
• Licencias y permisos.
• Préstamos para empleados.

Con cada categoría, es posible que desees asignar un límite o porcentaje para brindarle al trabajador una comprensión total de cómo cada una encaja en la política de gastos.

A su vez, la transformación digital ha permitido que las empresas gestionen sus pagos y gastos de forma más eficiente. Así, reducen errores y optimizan el tiempo para la administración financiera.

Actualmente, hay múltiples herramientas para facilitar el control de los gastos corporativos, mejorar su trazabilidad e imputarlos a la contabilidad empresarial.

Las tarjetas de empresa te ofrecen múltiples ventajas para la gestión de gastos, especialmente cuando están integradas con plataformas de administración financiera. Entre los tipos de tarjetas más comunes y que te ofrecemos en Qonto, queríamos destacar:

• Tarjetas virtuales. Perfectas para compras online y para las suscripciones digitales. Te dan más control y seguridad al evitar el uso de tarjetas físicas en operaciones online. Aun así, si quieres comparar ambos formatos, equiparamos para ti las tarjetas virtuales y las tarjetas físicas. Al mismo tiempo, también te damos razones para usar tarjetas virtuales.
• Tarjetas Instant. Estas tarjetas dan la posibilidad de hacer pagos inmediatos sin esperar la emisión de un plástico físico.
• Tarjeta X. Este soporte de Qonto es ideal para usuarios que quieran un mayor límite de gasto y beneficios exclusivos.
• Tarjetas prepago. Son un medio idóneo para muchas empresas, ya que se recargan con los fondos precisos y exclusivos para costear determinados gastos.

Más allá de las tarjetas para gastos empresariales, el uso de un software especializado te facilita el seguimiento y control de los gastos del negocio. Entre otras cuestiones, te ayuda a:

• Automatizar el registro de gastos. Los empleados pueden escanear facturas y recibos directamente desde una app, los hayan pagado con tarjeta o no.
• Categorizar los pagos de manera automática. Los sistemas de inteligencia artificial clasifican gastos según la política interna de la empresa.
• Integración con contabilidad y banca online. Herramientas como Qonto sincronizan los pagos con la contabilidad, simplificando procesos administrativos.

La conciliación bancaria es una tarea crítica para que los pagos coincidan con los registros contables. En este contexto, estas herramientas:

• Sincronizan cuentas bancarias en tiempo real.
• Encuentran discrepancias y errores automáticamente.
• Generan reportes financieros detallados.

En resumen, todas estas herramientas digitales (tarjetas, software y apps) para la gestión de pagos y gastos empresariales te aportan numerosas ventajas:

• Mayor control y transparencia. Los gestores pueden supervisar en tiempo real cómo se utilizan los fondos de la empresa.
• Reducción del riesgo de fraude. La asignación de tarjetas individuales con límites personalizados evita el uso indebido de los fondos.
• Optimización del tiempo administrativo. Los procesos automatizados reducen la carga de trabajo manual.
• Cumplimiento fiscal garantizado. La documentación digitalizada facilita la auditoría y verificación de gastos.

En definitiva, trabajar con tarjetas de empresa y soluciones digitales mejora la gestión de los gastos corporativos, optimiza estructuras financieras y garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Y, sobre todo, separa y distingue muy bien las finanzas de tus tarjetas para gastos empresariales y las de tus tarjetas personales. Te evitará problemas contables, fiscales, económicos e, incluso, legales.