En este post vamos a tratar de dar respuesta a todas las dudas que autónomos, pymes y empresas dedicadas al comercio internacional puedan tener con respecto a las facturas proforma.
Factura proforma, para qué sirve?
Hemos recopilado toda la información necesaria sobre este modelo de facturas, que tanta confusión suelen crear a la hora de entender cómo y para qué se utilizan.
Para que puedas darte cuenta en qué consiste una proforma vamos a comenzar por diferenciar tres conceptos relacionados con la facturación de las empresas. Para ello vamos a definir los siguientes términos.
Documento de carácter comercial que se utiliza para indicar la compra o venta de productos o servicios. Tiene validez legal y fiscal.
Factura borrador a título de información que debe incluir nombre, identificación fiscal, impuestos aplicados, etc. y que sirve para presentar a los clientes una operación de compra o venta de un producto o servicio que ya ha sido negociado con anterioridad; si es conveniente matizar que no tiene validez legal, fiscal ni para la contabilidad de las empresas.
Aunque es un documento que se utiliza para dar información a los clientes de los costes finales que tienen determinados productos o servicios por los que pueden estar interesados, no tiene carácter vinculatorio ni validez legal y fiscal.
Puede que te sorprenda la fina línea que diferencia a estos tres conceptos. Podríamos decir que una factura proforma está a la vez a medio camino entre un documento de pago convencional y un presupuesto: la proforma debe de incluir todos los datos y detalles que contienen las facturas definitivas, pero solo sirve para que el vendedor proporcione información detallada al cliente. Por ejemplo, si tu cliente desea conocer detalladamente que incluirás en sus facturas y el valor de las mismas, puedes hacer una proforma con la correspondiente información desglosada.
Este modelo de documento debe de incluir los datos que contiene tu factura convencional. Por lo general debe contener los siguiente detalles:
la forma de uso más común de las facturas proforma es en las transacciones relacionadas con el comercio internacional:
Aunque este es el uso más frecuente, los autónomos y pymes también utilizan la proforma cuando un producto o servicio ha sido acordado con el cliente y este ha realizado un pedido pero no lo ha pagado.
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