September 25, 2020 by Qonto

Qué es un modelo de nota de gastos de empresa

Una nota de gastos para empresas es una hoja de gastos digital o impresa que contabiliza todos los gastos relacionados con el trabajo y sus empleados.

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Por lo general, el departamento de contabilidad es el encargado de crear la plantilla, pero conocer qué partes componen la hoja será de gran utilidad en caso de tener que redactar una. 

¿Para qué sirve la hoja de gastos?

La nota de gastos es un documento que, básicamente, sirve para documentar los gastos de un empleado en relación con su trabajo. Por ejemplo, si un empleado tiene que desplazarse a otra ciudad, la nota de gastos incluiría los gastos incurridos en alojamiento, traslados y comidas. Muchas veces, las empresas no pagan por adelantado estos gastos y llevar un análisis y gestión detalladas permitirá el reembolso del dinero correspondiente. 

Además, si la Agencia Tributaria decidiera realizar un control y solicitar el registro de gastos de la empresa, por los motivos que fuere, las hojas de gastos son la forma legal de demostrar la procedencia de los gastos incurridos. Los empleados autónomos también pueden valerse de este documento legal para presentarlo ante quien lo requiera, por ejemplo, en caso de ser contratados por otra empresa. 

Generación de una hoja de gastos

Una hoja de control gastos puede generarse a través de un software de contabilidad y gestión. Un software de gestión puede ser un recurso accesible y efectivo para que tu empresa optimice sus procesos contables. Este podrá generar archivos que registren cada gasto con su correspondiente concepto en diferentes formatos, disponibles también en modo descarga. La activación de una cuenta en uno de estos softwares suele ser de pago, así que debes saber que también pueden generarse plantillas de hojas de gastos a través de excel. Tú y tu empresa podéis gestionar los recursos disponibles como mejor os convenga.

La generación de una nota de gastos consta de tres partes: 

  • Redacción de la nota. El empleado realiza un análisis de las facturas y tickets que posee y redacta la nota. Si la empresa no proporciona una plantilla, el empleado será el encargado de redactarla.
  • Control de la nota. El empleador analiza si los gastos son reales y en concordancia con las políticas de la empresa.
  • Incorporación de los datos en el sistema contable de la empresa para documentar los gastos y realizar los reembolsos.

¿Qué datos son necesarios?

Los datos indispensables para redactar una nota de gastos de empresa son el nombre del proveedor, el concepto del gasto, el importe total y la fecha de la transacción. Algunas empresas podrían requerir información adicional para llevar un control más preciso y corroborar los gastos.

¿Debo adjuntar facturas?

Algunas empresas no lo requieren, pero dependerá del empleador. Ante la duda, es importante guardar cada factura y ticket de los trabajadores en concepto de gastos de empresa, por lo menos, hasta haber presentado la documentación y obtenido la compensación. Hacienda puede pedir ver esta información, si de 

¿Qué gastos son de uso frecuente?

Todos los gastos que se incluyen en una hoja de gastos se refieren al ámbito laboral y, por lo tanto, incluyen todos los consumos derivados de la actividad profesional. Los gastos de uso frecuente son: viajes, alojamiento, traslados, aparcamiento, gasolina y comestibles.

Nota de gastos de viaje

Una nota de gastos de viaje se divide en tres grupos: gastos de desplazamiento, de manutención y de estancia. Los gastos de desplazamiento comprenden el costo de kilometraje, aparcamiento o de los pasajes si se viaja en transporte público. Por el lado de los gastos de manutención, este gasto aplica si el empleado pernocta en otro lugar y varía dependiendo de si se encuentra en territorio español o en el extranjero. Por último, los gastos de estancia se refieren a los costos relacionados con gastos durante el tiempo de estadía en otra ciudad.

El modelo nota de gastos empresa es un documento útil para cualquier compañía que quiera realizar un seguimiento de los gastos efectuados por su personal. Este tipo de documentos legales resultan indispensables a la hora de obtener un reembolso por los consumos relativos a las actividades laborales de una compañía. Crear plantillas de gastos es indispensable para cualquier empresa.

La cuenta Qonto y las notas de gastos

Qonto es un neobanco especializado en pymes y autónomos que ofrece una cuenta negocios transparente, completa y práctica, gracias a una aplicación web y móvil moderna y adaptada a las necesidades de cada empresa. Con la cuenta Qonto, no necesitarás hojas de gastos de empresa ni plantillas de hojas de gastos, pues toda la información se registra en la app después de cada transacción y luego podrá descargarse en forma de exportación contable. Qonto te permite dejar de usar hojas de registro de gastos, lo que se traduce en un ahorro considerable de tiempo y dinero. El sistema de gestión de gastos profesional de Qonto incluye una funcionalidad de subida de recibos adjuntos a la transacción mediante una foto y la detección automática del IVA. Tus socios, empleados y colaboradores te estarán agradecidos.

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