Nota de gastos: claves y limitaciones

Es útil contar con notas de gastos ejemplos para saber cómo funcionan, aunque a la hora de elaborarlas debemos diferenciar tres fases diferentes:

1. Su redacción corre a cargo del trabajador, recopilando los gastos que haya generado como consecuencia de su labor profesional en base a los tickets o facturas que haya recopilado.

2. Comprobar o supervisar el documento mediante la ayuda de un auditor para que la compañía pueda autentificar esos gastos en base a sus políticas internas. 

3. Incorporar la información registrada en la contabilidad general para proceder a su desembolso. 

Su elaboración es algo muy frecuente en las empresas, siendo los empleados, en la mayoría de los casos, los que se encargan de rellenarlas. Ahora bien, saber qué es una nota de gastos no es suficiente, como tampoco lo es contar con ejemplos o modelos de notas de gastos, pues la gestión de notas conlleva la aparición de algunos problemas que, por suerte, se pueden solucionar: 

• Pérdida significativa de tiempo de trabajo, al menos una hora al mes por trabajador

• Esta labor no mejora la productividad ni añade ningún valor 

• Gran parte de los trabajadores consideran que es una tarea demasiado cargante

• El fraude es algo que hay que controlar, aunque en ocasiones resulta costoso, complicado e ineficiente

Excel, otra limitación importante

Otro de los problemas asociados a la nota de gastos guarda relación con Excel, uno de los formatos más empleados para llevarla a cabo. Este método tradicional sigue utilizándose bastante, aunque su uso conlleva una clara desventaja.

Pese a ser un documento digital, la labor que tiene que seguir el trabajador es manual al anotar todos los gastos en base a los tickets físicos, que además tendrá que hacer llegar al supervisor. De esa manera, la persona encargada de revisarlo, deberá ir comprobando las anotaciones del documento Excel antes de proceder a su contabilización, como si lo estuviera haciendo manualmente sobre papel. 

Otro fallo bastante importante es su escasa flexibilidad. Las hojas de gastos deben permitir tantos cambios como sea necesario y en una hoja Excel no resulta tan sencillo. Cualquier variación se debe realizar en todas las plantillas de los trabajadores, empleando mucho tiempo. Además, puede suceder que anden circulando diferentes versiones del formato, algo que dificulta aún más el proceso. 

La imposibilidad de integrarlo con otros sistemas importantes como la contabilidad o la gestión de clientes o proyectos, lo convierte en una tarea aislada que lo complica todo más de la cuenta.

Los gastos relacionados con los viajes de empresa suelen contabilzarse a través de estas notas de gastos, típicamente generadas con Excel. Hoy en día hay cada vez más softwares especializados en la gestión de datos de empresa que generan informes de este tipo para facilitar el seguimiento de cada gasto a las empresas, evitando así el uso de notas de gastos. Un software de gestión o aplicación de este tipo permite recopilar datos de forma centralizada y proporciona autonomía y eficacia al departamento financiero de cualquier negocio.

Como ya hemos comentado, los procesos manuales en la gestión de notas suelen ser poco eficientes. El manejo de documentación física y las diferentes personas implicadas no dejan de generar y acumular incidencias que al final suponen una pérdida económica considerable.

La digitalización de los gastos conlleva ciertos beneficios destacables: 

• La mecanización hace que los errores por pérdida de documentos o errores numéricos sean inferiores. Además, la digitalización facilita su corrección en caso de que finalmente se produzcan. 

• La carga de trabajo es inferior. Claramente se reduce el tiempo invertido, facilitando el trabajo al departamento encargado, ya sea el de administración o el de recursos humanos. 

• Facilidad para mantener un registro permanente, con una accesibilidad más sencilla para cumplir con los requisitos marcados por las administraciones públicas. 

• La digitalización acaba con el uso del documento físico, pues una copia digital es igual de válida a efectos legales. 

• Integración con el sistema contable de la empresa para aumentar la eficiencia. 

• Capacidad alta para la obtención y el manejo de datos. 

• Comunicación fluida. El trabajador puede informarse acerca del estado de revisión de su hoja de gastos y el supervisor hacer tantas consultas como necesite sobre los gastos transmitidos. 

Hemos hablado sobre las etapas que forman parte de las hojas de gastos y sobre los problemas más frecuentes que suelen surgir. A continuación vamos a ponerte al día sobre tres reglas básicas a tener en cuenta para elaborar notas de gastos efectivas y sin errores:

1. Establecer una política de gastos clara. La comunicación y la información son aspectos fundamentales para que la compañía prospere. No podemos esperar que un trabajador elabore sus notas de gastos óptimamente, si antes no ha recibido instrucciones precisas de cómo hacerlo. 

Es conveniente elaborar un manual adecuado para fijar topes, incluir conceptos adecuados y evitar la sobrecarga de datos. Para desterrar diversas interpretaciones, malentendidos e incluso fraudes, lo mejor es definir de forma precisa todos los gastos y dietas, ya sea en concepto de manutención, kilometraje, alojamiento, etcétera. 

2. Impedir el fraude. Muchas empresas se sienten temerosas al no saber gestionar posibles fraudes internos. En ocasiones, los trabajadores inflan sus gastos y no siempre es posible advertirlo. Para evitarlo deben existen unas políticas definidas basadas en la comunicación. 

Los errores no siempre se llevan a cabo de manera intencionada, pero para frenar el fraude consciente, debe existir la presencia de un software que gestione el control de gastos de manera automatizada. El manejo del papel o las entradas manuales de las dietas son procesos ineficaces que conducen a error, de ahí que sea preciso contar con la ayuda de un programa básico. 

3. Automatización del proceso. Para gestionar las hojas de gastos eficientemente se recomienda el empleo de un entorno automatizado que sirva para controlar los gastos, facilitando el trabajo al empleado y a la compañía. 

Actualmente existen aplicaciones de móviles que tan solo necesitan la imagen de facturas y tickets para identificar la información y detectar todo aquello que no se ajuste a la realidad. Incluso algunos programas se encargan de incorporar los datos a la contabilidad. 

Este software supone una gran inversión en recursos y dinero, pues los gastos resultantes no requieren ser validados ni comprobados para garantizar su veracidad. 

De cualquier forma, las empresas cuentan con sus propias normas de actuación. Una de ellas puede consistir en la figura de auditores o supervisores encargados de aprobar las hojas de gastos antes de ser reembolsadas. Para que esto suceda es preciso que cada gasto cuente con los siguientes requisitos:

• Estar convenientemente justificado. Esto significa que debe especificarse el concepto (comida, alojamiento o desplazamiento) o los detalles que se han tenido con los clientes, así como acreditarlo con un documento (factura o ticket), donde venga indicado el concepto, la fecha y el importe.

• Cumplir con la política de gastos. Es importante comprobar si cada concepto cumple con los requisitos o topes establecidos. 

• Entregas dentro de un plazo concreto. Las empresas suelen contar con unos límites establecidos para que sus trabajadores entreguen sus hojas de gastos. En caso de superarse el plazo fijado, los gastos no serán reembolsables. 

• Evitar irregularidades. Puede que el empleado desconozca la política de su compañía o que por despiste o de manera consciente haya cometido algún error. De ese modo, la empresa deberá estar alerta y detectar posibles irregularidades como justificantes fuera de límite, gastos excesivos o dietas no admitidas.